Администрирование системы управления

14. Администрирование системы управления

Для орг-ций плановые работы устан. набор служб и должностных лиц разл. ур-ня упр-я, кот. явл. ответств-ми за все этапы составления, согласования, утверждения, ан-за и контроля плана.

Между всеми управляющими звеньями распред-ся функции, должностные обязанности, сферы отв-ти и устан. стр-ра взаимодействия м/у службами одного уровня и разл. ур-ми.

На нижнем ур-не упр-я нах-ся рук-ли и экон-ты, центр фин-й отв-ти, место возн-я затрат и центров фин. учёта. Если центр фин. отв-ти предст. соб. крупное подразделение (завод, филиал или компанию), то на нижнем ур-не упр-я м. сформироваться свой управленческий аппарат и планир-е м. осущ-ся снизу вверх, когда первоначальные варианты планов разраб-ся на низовых звеньях упр-я.

Если планир-е осущ. снизу вверх, то первонач-е планы составляют экономисты структ. подразделений цехов и участков. В процессе орг-ции плановых работ вцелом, на ур-не п/п решается вопрос о том, поручить ли какому-либо из структ. подразделений функции по планиров-ю, либо создать новое подразделение, кот. б. заниматься только планированием.

Проблема закл. в том, что сост-ся не один план, а большое кол-во опер. и фин. планов, т.е. возникает необх-ть консолидации планов низших уровней в сводные планы, а т-же обобщение тех целевых ориентиров, кот. в них заклад-ся.

Фактически в данный процесс вовлек-ся почти все функцион-е службы п/п: отдел снабжения, финансовый отдел, планово-экон. и фин. отделы и др. У кажд. из этих отделов есть свои обяз-ти по составлению отд. видов опер. и фин. планов.

На п/п м.б. предусм. создание специализир-го подразделения бюджетного отдела, кот. б. заним-ся вопросами разраб-ки и управл. планами.

Если же плановые операции распред-ся среди функцион-х служб, то необх. устан-ть ту сферу функций, кот. закрепл-ся за кажд. отделом.

В фин. отделе д.б. сконцентрированы все операции по сост-ю и исполн-ю планов.

Планово-экон. отдел м. решать вопросы, связ-е с созданием произв. планов, смет затрат и запасов.

Службы снабжения, сбыта, труда и з/пл заним-ся вопросами планир-я закупок, продаж, расчётами потр-ти в рес-х.

В низовых структ. подразделениях назн-ся специалисты, ответственные за составление смет затрат. Они м. входить в штат планово-экон. отдела или бухгалтерии. В этом случае контроль за исполнением планов возлаг-ся на руководителей подразделений.

Консолидирование планов, составленных стр-ми подразд-ми, б. осущ-ся на ур-не функциональных служб п/п.

Все процедуры, кот. соверш-ся с планами (разработка, исполнение, ан-з, контроль и регулирование), осущ. в графике документооборота. В нём предусм-ся последоват-ть и сроки прохождения планов, сроки их консолидации ч/з разл. службы и ур-ни упр-я.

Прежде, чем перейти к составлению графика документооборота, необх.:

ü опред-ть виды планов, кот. б. составляться на п/п;

ü распред-ть их по уровню управления и по подразделениям;

ü распред-ть ответств-ть в структ. подразделениях на кажд. этапе прохождения плана;

ü составить графики или технологии разраб-ки кажд. плана;

ü устан. последовательность составления планов и движения фин. информации, необх. для составления плана.

Все эти вопросы координации плановых работ решает или бюджетный отдел, или одна из служб п/п. В любом случае д.б. ответственное лицо, кот. отвечает за координацию всех операций с планами.

При разраб-ке и исполнении планов д. соблюдаться принцип первого руководителя. именно на совещании у руководителя д. рассм-ся проекты и отчёты об их исполнении. Планы и отчёты раздаются всем участникам совещания, кот. д. проходить по опред. сценарию с докладом ответственных лиц. На совещании высказ-ся замечания и предложения, кот. протоколируются и закрепляются за ответственными лицами.

Т.о сущ. 2 варианта администрирования:

1.  по функцион-й специализации;

2.  когда разработка всех планов происходит в едином центре.

В пользу 2-го подхода выдвиг-ся те обоснования, что он обеспечивает методологическое единство и позволяет эффективно использовать технику и технологию, а недостаток в том, что м. возникнуть конфликт интересов с работниками функцион-х служб у кот. запрашив-ся вся нормат-я учётная и первичная информация.

Осн. документом системы планир-я явл. Положение о бюджетировании в течении п-да м/у сроками представления плана, их утверждения, их согласования м/у руков-ми разл. ур-ней. В положении д.б. чётко прописаны регламенты, т.е. процедуры согласования, представления и утверждения планов. в положении отраж-ся т-же вся структура планов, принципы планир-я, организация конироля и планир-я, а т-же бюджетный регламент.

Бюджетный регламент вкл. общий бюджетный пер-д и min бюдж. пер-д, т.е. тот пер-д на кот. разбивается весь бюдж. пер-д. В бюдж. регламент вкл. т-же график документооборота и бюдж. контролинг.

Бюджетный контролинг отражает период за кот. проводится план-й факт. ан-з, период и порядок принятия решений на основе проведённого ан-за. Сюда же вкл. бюдж. контроль, кот. предназначен для осущ. контроля целевых показ-й и нормативов. Нормативы доводятся руководителям. Их пересмотр осущ. по завершении бюдж. периода в процессе разраб-ки плана на новый пер-д.