Разработка информационной системы для решения комплекса логистических задач

Разработка ИС для решения комплекса логистических задач.

          Цель данной дипломной работы - разработка ИС «Конторинг-заказ» для автоматизации комплекса логистических задач  в компании ООО «Стэйлэнд Трэйд». Компания занимается поставками полного спектра товаров для офиса на корпоративном рынке Санкт-Петербурга и является дилером-оператором системы «Конторинг». Систему «Конторинг» представляет ЗАО «Офис-СПб».

            Логистические ИС переводят организацию управленческих процессов в компании на более высокий уровень. С помощью ИС становится возможным решить следующие задачи (см. рис. 1):

1)  Увеличить скорость обработки информации;

2)  Увеличить объем обрабатываемой информации;

3)  Свести к минимуму ошибки при сборке и обработке информации;

4)  Принимать обоснованные решения об использовании ресурсов на основе своевременной, достоверной, полной и точной информации;

5)  Снизить трудозатраты менеджеров, свести к минимуму движение документов на бумажных носителях.

            На сегодняшний день участники системы «Конторинг» большую часть поставленных задач, по взаимодействию с ЗАО «Офис-СПб», решают индивидуально, с учетом специфики работы. Основными средствами обработки и передачи данных, являются программы из пакета Microsoft Office: MS Outlook, Excel. Индивидуальный подход при взаимодействии с поставщиком несет в себе следующие недостатки (см. рис. 2):

1)  Формат отправленной и полученной информации произвольный. Это исключает возможность импорта данных в ИС ЗАО «Офис-СПб» при обработке заказа у поставщика.

2)  Информация о ценах и характеристиках не содержит изображений товара. При обработке заказа необходимо использовать два независимых источника: прайс-лист и каталог, что увеличивает время обработки заказа.

3)  Учитывая большое количество ручного труда, даже с использованием компьютерной техники, увеличивается вероятность ошибки.

            На основании анализа отношений взаимодействия клиента (ООО «Стэйлэнд Трэйд») и поставщика (ЗАО «Офис-СПб») был сделан вывод, что сложились предпосылки, позволяющие кардинально изменить ситуацию в решении ряда логистических задач с помощью разработки и внедрения ИС, в которую будут интегрированы средства для решения вышеперечисленных недостатков. 

            Было принято решение разработать ИС без обращения в консалтинговые компании и без покупки готового программного продукта.

            Разработка велась на основании прототипа, предложенного компанией ЗАО «Офис-СПб». Графическое изображение прототипа ИС представлено на рис. 3. Прототип был написан на языке Microsoft Visual Basic .NET, поэтому дальнейшая разработка ИС осуществлялась на этом же языке. Для разработки ИС «Конторинг-заказ» была использована среда программирования Microsoft Visual Studio .NET. Для разработки и управления базой данных использовалось приложение Microsoft Access. Схема БД представлена на рисунке 4.

            Разработанная система позволила выполнять следующие функциональные возможности для решения комплекса логистических задач (см. рис. 5):

1)  Получать обновления прайс-листа один раз в сутки.

2)  Два раза в час в течение рабочего времени получать данные о складских остатках на складах поставщика.

3)  Отправлять заказы через MS Outlook сразу из ИС, в формате, пригодном для импорта данных в ИС поставщика.

4)  Сохранять историю заказов в формате xls.

5)  Получать информацию о сумме заказа по различным ценовым колонкам от оптовых цен до рекомендованной розничной цены.

6)  Получать информацию о характеристиках заказываемого товара, а так же изображение этого товара в ИС.

Структура меню главной формы ИС представлена на рис. 6. Меню ИС «Конторинг-заказ» состоит из 5-ти модулей:

1)  Прайс (см. рис. 7). Меню «Прайс» помогает формировать заказы по ассортименту каталога Конторинг. При нажатии курсором мыши на меню «Прайс» производится запуск рабочего окна, содержащее весь перечень товаров, информацию о наличии товара и колонках цен.

2)  Заказ (см. рис. 8). Меню «Заказ» отвечает за работу с архивом заказов. Меню «Заказ» позволяет удалять или редактировать существующие заказы.

3)  Обновить (см. рис. 9). Меню «Обновить» отвечает за обновление прайс-листа и складской справки. При вызове меню возникает окно «Обновление данных через Интернет».

4)  Опции (см. рис. 10). Меню «Опции» содержит данные, необходимые для отправки и формирования заказов.

5)  Версия.

            Целью внедрения  ИС «Конторинг-заказ» является повышение эффективности управления логистическими процессами в компании ООО «Стэйлэнд Трэйд». Эффективность повышается за счет следующих факторов (см. рис. 11):

1)  Снижение времени обработки заказов от клиентов у участников системы «Конторинг» (на примере ООО «Стэйлэнд Трэйд»). Чем быстрее будет обработана заявка от клиента, тем быстрее поставщик получит заказ для дальнейшей обработки.

2)  Увеличение оперативности при обновлении данных о складских остатках поставщика. Так как нет возможности работать со складскими остатками поставщика в реальном времени, то оперативность обновления  повышает реалистичность остатков.

3)  Снижение времени обработки заявок у поставщика (ЗАО «Офис-СПб»). Чем быстрее поставщик отработает заявку и подтвердит наличие товара на своем складе, тем быстрее конечный клиент получит счет на оплату от дилера-оператора.

            Испытания ИС «Конторинг-заказ» в компании ООО «Стэйлэнд Трэйд» были проведены после анализа затрат рабочего времени без использования ИС. Результаты испытаний доказали эффективность ИС, что наглядно отражено в таблице 1.

            Таким образом, в рамках данной дипломной работы были достигнуты следующие результаты(см. рис.13:

1)  Исследована предметная область задачи;

2)  Проведен анализ существующих ИС на предмет соответствия требованиям, предъявляемым ЛИС;

3)  Определены функциональные задачи разрабатываемой информационной  системы;

4)  Разработана ИС, отвечающая требованиям, выдвинутым к ней на этапе постановки задачи. Функциональные возможности программы представлены на  рис.5.

5)  В результате испытаний и последующего внедрения ИС компания ООО «Стэйлэнд Трэйд» получила эффективное средство, которое позволило снизить затраты рабочего времени на обработку заказов от клиентов в 1,6 раза. Потери рабочего времени на ожидание подтверждения резерва от поставщика стали минимальными и снизились в 9,5 раз. А необходимость менеджера по закупкам при взаимодействии с отделом продаж и вовсе отпала (см. рис. 12).

            Сокращение затрат рабочего времени позволило повысить эффективность деятельности структурных подразделений и улучшить конкурентоспособность компании в целом.

            Однако о массовом использовании ИС другими дилерами говорить рано. Так как для выявления недостатков, программа требует более длительного срока эксплуатации. В ИС можно оптимизировать функциональные возможности, добавить новые. Интерфейс ИС можно организовать более удобно, в соответствии с пожеланиями пользователей. Несмотря на это была разработана концепция, согласно которой, можно дальше развивать уже имеющуюся ИС.      

Рис. 1. Задачи, решаемые логистическими ИС

Рис. 2. Недостатки взаимодействия участников системы «Конторинг»

Рис. 3. Графическое изображение прототипа ИС

Рис. 4. Схема БД ИС «Конторинг-заказ»

Рис. 5. Функциональные возможности ИС «Конторинг-заказ»

Рис. 6. Структура меню главной формы ИС «Конторинг-заказ»

Рис. 7. Рабочее окно меню «Прайс»

Рис. 8.  Рабочее окно меню «Заказ»

Рис. 9.  Контекстное меню «Обновление данных через Интернет»

Рис. 10.  Контекстное меню «Опции»

Рис. 11. Факторы оценки эффективности ИС «Конторинг-заказ»

Результаты испытание ИС «Конторинг-заказ»

Таблица 1

Показатель	До использования ИС	С использованием ИС
ЗАТРАТЫ РАБОЧЕГО ВРЕМЕНИ МЕНЕДЖЕРОМ ПО ПРОДАЖАМ
Набор одного заказа в своей БД (1С ТиС) (минуты)	10	7
Резервирование отсутствующего или недостающего товара по одному заказу (минуты)	15	7
Корректировка одного заказа клиента, если резерв подтвердили не полностью (минуты)	5	5
Время обработки заказов одним менеджером в течение одного рабочего дня (минуты)	240	152
Затраты рабочего времени на обработку заказов в день одним менеджером (%)	50	32
ПОТЕРИ РАБОЧЕГО ВРЕМЕНИ
Потери времени из-за ожидания подтверждения резерва от поставщика за один рабочий день (минуты)	90	10
Затраты рабочего времени на ожидание подтверждения резерва от поставщика (%)	19	2
ЗАТРАТЫ РАБОЧЕГО ВРЕМЕНИ МЕНЕДЖЕРОМ ПО ЗАКУПКАМ
Формирование файла со складскими остатками поставщика в формате XLS и рассылка по сети менеджерам по продажам (минуты)	15	0
Сбор данных по сети у менеджеров по продажам, для дальнейшего  резервирования у поставщика (минуты)	20	0
Обновление файла со складскими остатками поставщика в формате XLS и рассылка по сети менеджерам по продажам (минуты)	15	0
Получение ответов от поставщика о результатах резерва и внесение этих данных в общий файл (минуты)	10	0
Обработка заявок на доставку, на основании резервов (минуты)	60	0
Общее время выполнения операций менеджером по закупкам в день (минуты)	210	0
Затраты рабочего времени менеджером по закупкам на взаимодействие с отделом продаж (%)	44	0