Описание информационного обеспечения системы, страница 2

Все изменения вносятся сотрудниками отдела снабжения. Объем изменений: 1 запись. Периодичность: по мере поступления изменений (до 300 изменений в месяц).

Специальных документов для изменения условно-постоянной информации не формируется.

2.3.3.2. Общие требования к организации сбора, передачи контроля и корректировки информации

- Извещения изменений не формируются.

- За передачу изменений отвечают:

×  технолог (передает ведомость материалов сотруднику отдела снабжения);

×  сотрудник производственно-диспетчерского отдела, который формирует окончательный вариант графика поставки (передает график поставки);

×  изменения вносятся в темпе возникновения, операция приема-передачи изменений не оформляется.

2.3.4. Построение системы классификации и кодирования

Таблица 4 – Описание классификаторов ИС

№ п/п	Наименование классификатора	Объем номенклатуры	Система классификации	Количество классификационных признаков	Система кодирования
1	Поставщики	50	Иерархическая	2	Позиционная
2	Материалы	600	Иерархическая	3	Позиционная
3	Полуфабрикаты	300	Иерархическая	3	Позиционная
4	Оснастка	100	Иерархическая	3	Позиционная

Разрабатываемыми для отдела снабжения являются классификаторы поставщиков и материалов.

По данным классификаторам структура кодового обозначения и пример приведены на рисунках 1-4.

XX XX

                   Порядковый номер поставщика из данного региона

                   Регион поставщика

Рисунок 1 – Структура кодового обозначения для поставщиков

55    05

                   Порядковый номер поставщика из данного региона

                   Регион поставщика – Омская область

Рисунок 2 – Пример кодового обозначения для поставщиков

X XX XX

                     Подгруппа материала

                     Группа материала

                     Вид материала

Рисунок 3 – Структура кодового обозначения для материалов

 1  01  02

                     Класс А-II (А300)

                    Арматура стальная

                     Черные металлы

Рисунок 4 – Пример кодового обозначения для материалов

2.3.5. Организация внутримашинной информационной базы

Основные принципы построения информационной базы (ИБ):

×  минимизация объемов хранения;

×  целостность данных;

×  достоверность и непротиворечивость хранимых данных;

×  минимизация времени поиска необходимой информации;

×  однократный ввод и однократное использование;

×  защита данных от несанкционированного доступа;

×  наглядность представления данных.

Все данные хранятся в одной БД на жестком магнитном диске объемом 320 Гб.

Перечень таблиц с условно-постоянной информацией:

×  Поставщики;

×  Материалы;

×  Оснастка;

×  Полуфабрикаты;

×  Заказы материалов;

×  Заказы полуфабрикатов;

×  Заказы оснастки.

Перечень автоматизированных функций, реализуемых с использованием информации из БД:

×  Ведение справочников поставщиков, материалов, оснастки, полуфабрикатов и заказов;

×  Формирование договора с поставщиком;

×  Формирование сметы расходов на приобретение МТР;

×  Формирование отчета о заказанных МТР;

×  Ответы на запросы пользователя.

2.3.6. Организация внемашинной информационной базы

Основные принципы построения ИБ:

×  Достоверность и непротиворечивость хранимых данных;

×  Соблюдение требований к оформлению;

×  Актуальность хранимых данных;

×  Обеспечение полноты данных при выходе их строя внутримашинной ИБ.

2.3.7. Описание организации информационной базы

2.3.7.1. Описание внемашинной информационной базы

Справочники хранятся в сейфе в кабинете отдела снабжения. Информация справочника «Поставщики» упорядочена по регионам, внутри региона - по присвоенным порядковым номерам. Справочник «Материалы» упорядочен по виду материала, затем по группе и внутри группы по подгруппе. Описание документов внемашинной ИБ приведено в таблице 5. Документы, приведенные в таблице 5, упорядочиваются по дате формирования.

Условия хранения бумажных документов:

×  влажность воздуха не более 60% (достигается с помощью применения увлажнителей воздуха);

×  температура воздуха: 10°С - 30°С (достигается при помощи кондиционера с функцией установки температуры);

×  в помещении должна быть предусмотрена естественная или искусственная вентиляция, дымовые датчики (достигается при помощи кондиционера и пожарной сигнализации (установленных дымовых датчиков)).

Таблица 5 – Номенклатура хранимых документов

№ п/п	Наименование документа	Источник	Формат документа	ЖЦ (срок хранения)	Количество документов на момент создания	Динамика изменений
1	Договор с поставщиком	Поставщик	Бумажный, А4	5 лет	2 экземпляра	-
2	Смета расходов на приобретение МТР (утвержденная)	Бухгалтерия	Бумажный, А4	3 года	1 экземпляр	-
3	Ежемесячный отчет по произведенным заказам от каждого сотрудника отдела снабжения	Сотрудники отдела снабжения	Бумажный, А4	3 года	1 экземпляр	-

2.3.7.2. Описание внутримашинной информационной базы

Таблица 6 – Описание таблиц БД

№ п/п	Наименование таблицы	Идентификатор	Среднее кол-во записей	Длина записи	Источники изменений	Среднее кол-во изменений в год
1	Справочник поставщиков	Поставщики	45	60-80 символов	Справочник материалов или поставщик	6
2	Справочник материалов	Материалы	600	50-60	Ведомость материалов (технолог)	10
3	Справочник полуфабрикатов	Полуфабрикаты	300	50-60	Технолог	10
4	Справочник оснастки	Оснастка	100	50-60	Технолог	10
5	Справочник заказов материалов	Заказы_материалы	2000	30-35	График поставки (произв.-техн. отдел)	2000
6	Справочник заказов полуфабрикатов	Заказы_полуфабрикаты	1000	30-35	График поставки (произв.-техн. отдел)	1000
7	Справочник заказов оснастки	Заказы_оснастка	250	30-35	График поставки (произв.-техн. отдел)	250