Описание информационного обеспечения системы, страница 2

Все изменения вносятся сотрудниками отдела снабжения. Объем изменений: 1 запись. Периодичность: по мере поступления изменений (до 300 изменений в месяц).

Специальных документов для изменения условно-постоянной информации не формируется.

2.3.3.2. Общие требования к организации сбора, передачи контроля и корректировки информации

- Извещения изменений не формируются.

- За передачу изменений отвечают:

×  технолог (передает ведомость материалов сотруднику отдела снабжения);

×  сотрудник производственно-диспетчерского отдела, который формирует окончательный вариант графика поставки (передает график поставки);

×  изменения вносятся в темпе возникновения, операция приема-передачи изменений не оформляется.

2.3.4. Построение системы классификации и кодирования

Таблица 4 – Описание классификаторов ИС

№ п/п

Наименование классификатора

Объем номенклатуры

Система классификации

Количество классификационных признаков

Система кодирования

1

Поставщики

50

Иерархическая

2

Позиционная

2

Материалы

600

Иерархическая

3

Позиционная

3

Полуфабрикаты

300

Иерархическая

3

Позиционная

4

Оснастка

100

Иерархическая

3

Позиционная

Разрабатываемыми для отдела снабжения являются классификаторы поставщиков и материалов.

По данным классификаторам структура кодового обозначения и пример приведены на рисунках 1-4.

XX XX

                   Порядковый номер поставщика из данного региона

                   Регион поставщика

Рисунок 1 – Структура кодового обозначения для поставщиков

55    05

                   Порядковый номер поставщика из данного региона

                   Регион поставщика – Омская область

Рисунок 2 – Пример кодового обозначения для поставщиков

X XX XX

                     Подгруппа материала

                     Группа материала

                     Вид материала

Рисунок 3 – Структура кодового обозначения для материалов

 1  01  02

                     Класс А-II (А300)

                    Арматура стальная

                     Черные металлы

Рисунок 4 – Пример кодового обозначения для материалов

2.3.5. Организация внутримашинной информационной базы

Основные принципы построения информационной базы (ИБ):

×  минимизация объемов хранения;

×  целостность данных;

×  достоверность и непротиворечивость хранимых данных;

×  минимизация времени поиска необходимой информации;

×  однократный ввод и однократное использование;

×  защита данных от несанкционированного доступа;

×  наглядность представления данных.

Все данные хранятся в одной БД на жестком магнитном диске объемом 320 Гб.

Перечень таблиц с условно-постоянной информацией:

×  Поставщики;

×  Материалы;

×  Оснастка;

×  Полуфабрикаты;

×  Заказы материалов;

×  Заказы полуфабрикатов;

×  Заказы оснастки.

Перечень автоматизированных функций, реализуемых с использованием информации из БД:

×  Ведение справочников поставщиков, материалов, оснастки, полуфабрикатов и заказов;

×  Формирование договора с поставщиком;

×  Формирование сметы расходов на приобретение МТР;

×  Формирование отчета о заказанных МТР;

×  Ответы на запросы пользователя.

2.3.6. Организация внемашинной информационной базы

Основные принципы построения ИБ:

×  Достоверность и непротиворечивость хранимых данных;

×  Соблюдение требований к оформлению;

×  Актуальность хранимых данных;

×  Обеспечение полноты данных при выходе их строя внутримашинной ИБ.

2.3.7. Описание организации информационной базы

2.3.7.1. Описание внемашинной информационной базы

Справочники хранятся в сейфе в кабинете отдела снабжения. Информация справочника «Поставщики» упорядочена по регионам, внутри региона - по присвоенным порядковым номерам. Справочник «Материалы» упорядочен по виду материала, затем по группе и внутри группы по подгруппе. Описание документов внемашинной ИБ приведено в таблице 5. Документы, приведенные в таблице 5, упорядочиваются по дате формирования.

Условия хранения бумажных документов:

×  влажность воздуха не более 60% (достигается с помощью применения увлажнителей воздуха);

×  температура воздуха: 10°С - 30°С (достигается при помощи кондиционера с функцией установки температуры);

×  в помещении должна быть предусмотрена естественная или искусственная вентиляция, дымовые датчики (достигается при помощи кондиционера и пожарной сигнализации (установленных дымовых датчиков)).

Таблица 5 – Номенклатура хранимых документов

№ п/п

Наименование документа

Источник

Формат документа

ЖЦ (срок хранения)

Количество документов на момент создания

Динамика изменений

1

Договор с поставщиком

Поставщик

Бумажный, А4

5 лет

2 экземпляра

-

2

Смета расходов на приобретение МТР (утвержденная)

Бухгалтерия

Бумажный, А4

3 года

1 экземпляр

-

3

Ежемесячный отчет по произведенным заказам от каждого сотрудника отдела снабжения

Сотрудники отдела снабжения

Бумажный, А4

3 года

1 экземпляр

-


2.3.7.2. Описание внутримашинной информационной базы

Таблица 6 – Описание таблиц БД

№ п/п

Наименование таблицы

Идентификатор

Среднее кол-во записей

Длина записи

Источники изменений

Среднее кол-во изменений в год

1

Справочник поставщиков

Поставщики

45

60-80 символов

Справочник материалов или поставщик

6

2

Справочник материалов

Материалы

600

50-60

Ведомость материалов (технолог)

10

3

Справочник полуфабрикатов

Полуфабрикаты

 300

50-60

Технолог

10

4

Справочник оснастки

Оснастка

100

50-60

Технолог

10

5

Справочник заказов материалов

Заказы_материалы

2000

30-35

График поставки

(произв.-техн. отдел)

2000

6

Справочник заказов полуфабрикатов

Заказы_полуфабрикаты

1000

30-35

График поставки (произв.-техн. отдел)

1000

7

Справочник заказов оснастки

Заказы_оснастка

250

30-35

График поставки (произв.-техн. отдел)

250