Задание по созданию базы данных "Входящая корреспонденция"

Задача 7 – Задание по созданию БД "Входящая корреспонденция"

     Сначала запустите настоящий файл. После чего тут же запустите пакет программ Microsoft Access (это и есть система управления базами данных). Укажите, что вы создаете новую базу данных, а также обязательно укажите путь для сохранения в папку группы. Затем в пакете Access вызывайте процедуру создания таблиц, переключайтесь на данный файл, смотрите задание, возвращайтесь в Access и вводите характеристики реквизитов таблицы В соответствии с заданием.

База данных состоит из следующих таблиц:

1.  "Документы".

—  НОМЕР, счетчик, ключевое поле.

—  НАИМЕНОВАНИЕ, текстовое, 100 символов,

—  ДАТА, дата,

—  КОД_ТИПА документа, Числовой, связать с таблицей "Тип_документа",

—  КОД_ТЕМЫ документа, Числовой, связать с таблицей "Темы",

—  КОД_ИСПОЛНИТЕЛЯ, Числовой, связать с таблицей "Сотрудники"

2.  "Тип_документа" (справочник)

—  НОМЕР, счетчик, ключевое поле.

—  НАИМЕНОВАНИЕ, текстовое, 50 символов,

3.  "Тема" (справочник)

—  НОМЕР, счетчик, ключевое поле.

—  НАИМЕНОВАНИЕ, текстовое,

4.  "Сотрудники".

—  ТАБЕЛЬНЫЙ_НОМЕР, счетчик, ключевое поле.

—  ФАМИЛИЯ, текстовое, 50 символов,

—  ИМЯ, текстовое, 50 символов,

—  ОТЧЕСТВО, текстовое, 50 символов,

—  РАБ_ТЕЛЕФ, Текстовый, 50 символов.

—  КОД_ДОЛЖНОСТИ, Числовой, связать с  таблицей "Должности",

5.  "Должности" (справочник)

—  КОД, счетчик, ключевое поле.

—  НАИМЕНОВАНИЕ, текстовое, 50 символов.

1. Опишите таблицы, пользуясь процедурой создания таблиц. Запустите процедуру создания таблиц. Задайте в левом столбце имена данных-реквизитов. Задайте во втором столбце тип данных согласно заданию и укажите характеристики данных (например, длину для текстовых данных). В третьем столбце задайте по желанию комментарий. Сохраните описание, задав рекомендованное имя. Запустите процедуру повторно и опишите следующую таблицу, сохраните ее и дайте ей имя. Так повторяйте до тех пор, пока все таблицы не будут спроектированы (описаны).

2. Постройте схему базы данных. Щелкните кнопку «Схема данных».     Введите в схему все таблицы, Задайте связи между таблицами, не забыв пометить квадратики «Обеспечить целостность данных» и «Каскадное обновление связанных полей», после чего щелкните кнопку «ОК».

3. Введите данные в таблицы. Вводить в таблицы можно непосредственно, открыв соответствующую таблицу либо построив предварительно форму для ввода.

4. Создайте 2-3 обычных запроса:

          1) Документы и их исполнители;

          2) Сотрудники и их темы;

          Лучше всего создавать запросы в режиме конструктора запросов. Вызовите процедуру создания запроса в режиме конструктора, включите в схему запроса нужные таблицы (иногда в схему необходимо включать таблицы, из которых данные запрашивать не требуется, но эти таблицы играют связующую роль между ведущей таблицей и таблицами с запрашиваемыми данными), расположите таблицы на схеме в требуемом порядке. Затем щелкните двойным щелчком по запрашиваемым данным в каждой таблице.

5. Создайте 2-3 запроса с использованием функций суммирования и подсчета, пользуясь конструктором запросов и действуя как указано выше:

          1) Подсчет документов по темам;

          2) Подсчет документов по типам;

          3) Подсчет сотрудников по должностям;

          Указание: Чтобы построить запросы с подсчетом сотрудников или документов по какому-либо признаку, необходимо вызвать конструктор запросов, добавить в схему запроса таблицу «Документы» или «Сотрудники», затем таблицу того признака, о котором идет речь.

          Включить в запрос наименование признака и щелкнуть кнопку «Групповые операции» ( S ), включить в запрос код признака и в строке «группировка» установить функцию «Count».

          После создания запроса переименовать его как «Подсчет сотрудников (документов) по (указать признак)».

6. Создайте 2-3 формы (простые и иерархические).

          Создайте форму с помощью мастера. Вызовите эту процедуру. В окне «Создание формы» установите все выбранные поля, вызывая из верхнего окошка нужную таблицу, а из левого окошка нужный признак, щелкая по кнопке «>». В конце щелкните кнопу «Далее».

          Во втором окне «Создание форм» выберите вид представления данных. При этом можно создать одиночную форму или подчиненную (связанную) Одиночная форма позволит вам вводить данные только в одну таблицу, а подчиненная (связанная) форма допускает использование при вводе нескольких таблиц, облегчая в целом ввод данных.

          Далее выбирается внешний вид формы, стиль и, наконец, задается имя формы, после чего щелкается кнопка «Готово». Вот и весь процесс создания формы.

7.  Создайте 2-3 отчета.

          Создайте отчет с помощью мастера. Вызовите эту процедуру. В окне «Создание отчетов» действуйте также, как при создании формы. Из верхнего окошка вызывайте нужную таблицу, а из левого окошка требуемые данные для включения в отчет, щелкая по кнопке «>». Затем щелкните кнопку «Далее». В следующем окне «создание отчетов» выберите вид представления данных и щелкните кнопку «Далее». В следующем окне «Создание отчетов» задайте, если требуется уровни группировки и щелкните кнопку «Далее». В следующем окне «Создание отчетов» выберите порядок сортировки записей и щелкните по кнопке «Далее». В следующем окне «Создание отчетов» выберите макет представления данных и ориентацию на листе бумаги, щелкните кнопку «Далее». В следующем окне «Создание отчетов» выберите требуемый стиль и щелкните «Далее». Наконец, в последнем окне «Создание отчетов» задайте имя отчета и щелкните кнопку «Готово». Процесс окончен.