Информационная интеграция в среде MS OFFICE 97. Импорт данных в EXCEL из документа WORD. Импорт данных в WORD из документа EXCEL, страница 3

6.  Просмотреть результат слияния на экране;

7.  Закрыть WORD(без сохранения документов).

2.  Публикация в MS WORD - различные объекты базы данных (таблицы, формы или отчеты) могут быть сохранены в файле формата RTF с автоматической загрузкой этого файла в WORD. Формат RTF позволяет сохранить большую часть атрибутов форматирования, в частности, шрифты и цвета.

-  Открыть таблицу Импорт;

-  Выполнить команду Сервис, Связи с Office, Публикация в MS WORD;

-  Указать, что создается новый документ WORD;

-  В окне документа WORD разместить поля слияния, произвольный текст;

-  Просмотреть результат слияния на экране;

-  Закрыть WORD(без сохранения документов).

3.  Анализ в MSEXCEL

При выполнении данной команды автоматически создается файл с расширением .xls и именем, соответствующим выделенному объекту базы данных ACCESS - таблиц, форм, отчетов, запросов.

Возможен экспорт различных объектов базы данных ACCESS в виде самостоятельных файлов с помощью команды меню Файл, Сохранить как/Экспорт.. Допустимые форматы экспортирования данных из базы данных ACCESS:

Microsoft Access (*.mdb; *.mdw; *.mda; *.mde);

Microsoft Excel (5-7; 97);

Текстовые файлы (*.txt; *.csv; *.tab; *.asc);

Rich Text Format (*..rtf);

Документы HTML (*.html; *.htm) и другие.

Для  подготовки файла::

-  Выделить таблицу/запрос/форму/отчет базы данных ACCESS;

-  Выполнить команду меню Файл, Сохранить как/Экспорт;

-  Указать Сохранение объекта во внешнем файле;

-  Выбрать тип файла;

-  Нажать кнопку Экспорт.

Задание 8. Автоматизация импорта, экспорта и связывания данных с помощью макроса или программы на Visual Basic в ACCESS

Макрос содержит макрокоманды для импорта, экспорта или связывания данных:

-  с другой базой данных - ПреобразоватьБазуДанных;

-  с электронной таблицей - ПреобразоватьЭлектроннуюТаблицу;

-  с текстовым файлом - ПреобразоватьТекст;

Макрос

Создать макрос для создания страховой копии таблицы Импорт из EXCELбазы данных Таблица.mdb, размещаемой в этой же базе данных.

1.  На вкладка Макросы нажать кнопку Создать;

2.  Выбрать макрокоманду ПреобразоватьБазуДанных;

3.  Задать аргументы макрокоманды:

Тип преобразования - Экспорт;

Тип базы данных - Microsoft Access;

Имя базы данных - Таблица.mdb;

Тип объекта - Таблица;

Источник - Импорт из EXCEL;

Адресат - Копия Импорт;

Только структура - Нет.

4.  Сохранить макрос и выполнить его - кнопка Запуск.

Программа  Visual Basic

На языке Visual Basic разработать процедуру, обеспечивающую создание страховой копии таблицы Импорт базы данных Таблица.mdb, размещаемой в этой же базе данных.

Для этого следует:

1.  Преобразовать макрос в программный модуль Visual Basic:

-  Перейти на вкладку Макросы;

-  Выделить макрос Макрос1;

-  Выполнить команду меню Сервис, Макрос, Преобразовать макросы;

-  Добавить программу обработки ошибок и примечаний к макросу;

-  Нажать кнопку Преобразовать.

2.  Создать экранную форму:

-  Перейти на вкладку Формы, нажать кнопку Создать, выбрать режим Конструктор;

-  Разместить кнопку.

Кнопка должна обеспечить запуск программного модуля. Текст программного модуля сформировать на базе текста преобразованного макроса.

3.  Для копирования текста программного модуля:

-  Перейти на вкладку Модули,

-  Выделить программный модуль и нажать кнопку Конструктор;

-  Выделить текст модуля и скопировать его в буфер - команда Правка, Копировать.

Примерный текст:

Function Макрос1()

On Error GoTo Макрос1_Err

DoCmd.TransferDatabase acExport, "Microsoft Access", "Таблица.mdb", acTable, "Импорт из EXCEL ", "Копия", False

Макрос1_Exit: