Організація управлінської діяльності. Удосконалення комунікаційно-інформаційних аспектів розпорядчої діяльності керівників функціональних підрозділів, страница 4

Реквізит - елемент офіційного документа (дата, адресат, індекс, підпис і ін.)

формуляр - сукупність розміщених у встановленій послідовності реквізитів документа .

До реквізитів документа належать:

- Державний герб України;

- емблема організації або підприємства;

- зображення нагород;

- код підприємства, установи;

- код документа;

- назва міністерства або відомства;

- назва установи, організації або підприємства;

- назва структурного підрозділу;

- індекс підприємства зв'язку, поштова і телеграфна адреса, номер (абонентного телеграфу), факсу, телефону, рахунку в банку;

- назва виду документа;

- дата;

- індекс;

- посилання на індекс і дату документа, що поступає;

- місце складання або видання;

- гриф обмеження доступу до документа;

- адресат;

- гриф твердження;

- резолюція;

- заголовок до тексту;

- позначення про контроль;

- текст;

- позначення про наявність додавання;

- підпис;

- гриф узгодження;

- візи;

- друк;

- позначення і завірення копій;

- прізвище виконавця і номер його телефону;

- позначення про виконання документа і напряму його в справу;

- позначення про перенесення даних на машинний носій;

- позначення про надходження.

Розрізняють поняття "реквізити документа" і "реквізити установи".

Реквізити установи - данні про автора документа, його адреса, телефон і ін., відображені на бланку документа. Не всі реквізити установи можуть бути відображені на бланку.

Постійні - наносять на бланки при їх виготовленні (Державний герб України, емблема, назви міністерства, відомства, підприємства, установи або організації).

Змінні реквізити (адреса, індекс, дата, текст, підпис і ін.) записують в бланк в процесі його заповнення, тобто при складанні і оформленні документу.

Реквізит „Гриф твердження”. Затвердження документа свідчить про розширення діях його на певний круг установ, посадовців і громадян.

Документ затверджується оформленням реквізиту "гриф твердження", який містить такі елементи: слово "ЗАТВЕРДЖУЮ", назва посади особи, що затверджує документ (включаючи назву організації, якщо вона не входить до складу реквізитів бланка) особистий підпис і розшифровка її, дату.

Реквізит „Резолюція” відображає результат розгляду документа керівником, містить вказівки щодо його виконання. Здебільшого документ має одну резолюцію. Подальші резолюції потрібні, якщо деталізують порядок виконання документа або уточнюють його виконавця. Як правило, в резолюції указують рішення керівника щодо суті питань, які розглядаються в документі, і шляху здійснення його рішення. Резолюції пишуть в правому верхньому кутку з лицьового боку першого листу документа. Якщо на цьому місці є інший реквізит (наприклад, адресат), резолюцію розміщують на будь-якій іншій вільній площі з лицьової сторонни першого листу документа окрім лівого поля.

Реквізит „Заголовок до тексту” до початку виконання документа з його змістом знайомляться завідувач канцелярією, референт, реєстратор, іноді керівник. Кожний з них не завжди повинен читати документ повністю, часто достатньо з'ясувати, про що йде мова що і дає можливість зробити заголовок.

Реквізит „Текст документа” включає основну змістовну частину документа і є його найважливішим елементом. Він повинен бути логічним, чітким, інформаційним, містким, переконливим і аргументованим, а висновки повинні бути об'єктивними.

Залежно від способу викладу матеріалу в таких документах виділяють три види текстів:

1) розповідь (містить опис фактів, явищ, подій в хронологічні послідовності, в якій вони відбувалися). Як правило, в цьому випадку виділяють найістотніші з них, підкреслюють найважливіші деталі, факти, обставини.

2) опис (поряд із загальною характеристикою факту, явища, об'єкту перераховують їх ознаки, властивості, особливості, характерні риси). Необхідно при цьому зробити правильний логічний наголос з урахуванням інтересів конкретного читача.

3) міркування (використовується для викладу тексту документа у разі потреби доказу, обґрунтування тих або інших положень або тез). Послідовність викладу визначається формою і змістом доказів згідно із законами логічного мислення.

Для поліпшення документообігу на ВАТ «АМК» нещодавно була створена загально-комбінатовська компьютерна сіть. Кожному комп’ютеру був надан особистий номер, завдяки якому можна пересилати необхідні документи  між функціональними підрозділами. Це значно покращило та прискорило процес документообігу на ВАТ «АМК».