Создание баз данных. Работа с приложением MS Access. Ввод и редактирование данных. Импорт данных. Копирование, объединение, удаление и переименование таблиц

ЛАБОРАТОРНАЯ РАБОТА №4

Тема: Создание баз данных.

Цель работы: Научиться работать с приложением MS Access.

Ход работы:

1) Ввод и редактирование данных

Необходимо расширить ассортимент компании «Фрукты» новым продуктом:

-  Название-Набор для отдыха;

-  Описание Изысканные экзотические фрукты;

-  Вес-2400г.

-  Цена-350р.

Для этого необходимо открыть базу данных «Фрукты», выбрать вкладку  “Формы”, дважды щелкнуть на имени формы Наборы, нажать кнопку Новая запись: в поле код набора ввести значение НДО, нажать клавишу Tab и ввести поочередно значения оставшихся полей (рисунок 1).

Рисунок 1 - Расширение ассортимента компании «Фрукты» новым продуктом

Закрываем форму Наборы. Откроем таблицу Наборы. Определим номер добавленной записи - 12. Изменим макет таблицы так, чтобы поле Цена располагалось рядом с полем Название набора, и поле Описание было видно целиком (Рисунок 2).

Рисунок 2 – Редактирование таблицы Наборы

Откроем таблицу Описания наборов и добавим в нее описание  добавленного набора. Обратим внимание, что поля Набор и Фрукт являются полями подстановки и их значения задаются с использованием списка. Перейдем в режим конструктора и в окне свойств на вкладке Подстановка изучим способы создания таких полей (Рисунок 3).

Рисунок 3 – Добавление описания набора

2) Импорт данных

Предположим, что дополнительный список покупателей подготовлен в Excel(файл Новый список адресов.xls) и эти сведения необходимо добавить в таблицу Покупатели. Можно импортировать файл в существующую таблицу, если список Excel имеет точно такие же поля и в том порядке что и таблица Access. Осуществим импорт в новую таблицу, а затем добавим ее записи к уже существующей таблице.

Выберим команды Файл-Внешние-данные-Импорт (или нажмем кнопку Создать и в диалоговом окне установите режим Импорт таблиц). В окне Импорт установим нужную папку и тип файлов Microsoft Excel и нажмем кнопку Импорт.

Мастер импорта таблиц начнет работу:

-  На шаге 1 установим: флажок Первая строка содержит заголовки столбцов.

Рисунок 4 – Шаг 1

-  На шаге 2 оставим переключатель В новой таблице в группе Данные необходимо сохранить

Рисунок 5 – Шаг 2

-  На шаге 3 можно выбрать названия и типы полей, а также индексированные поля. Для нашего примера нам не нужно вносить никаких исправлений.

Рисунок 6 – Шаг 3

-  На шаге 4 можно указать первичный ключ. Так как мы будем добавлять данные к  другой таблице, то ключ создавать не будем.

Рисунок 7 – Шаг 4

-  На шаге 5 назовем таблицу Новые покупатели и нажмем кнопку Готово.

Рисунок 8 – Шаг 5

Access сообщит, что импорт данных завершен и добавит новую таблицу в базу данных.

3) Копирование, объединение, удаление и переименование таблиц

Простейший способ объединения двух таблиц заключается в том, чтобы создать третью, после чего скопировать в нее оба набора записей.

-  На вкладке Таблицы выберем таблицу Покупатели, но не будем ее открывать;

-  На панели инструментов нажмем кнопку Копировать;

-  На панели инструментов нажмем кнопку Вставить;

-  В окне Вставка таблицы в поле Имя таблицы введем Объединенная. Убедимся, что установлен переключатель Структура и данные и нажмем кнопку Ок. Новая таблица будет создана и все записи из таблицы Покупатели будут в неё скопированы.

-  На вкладке Таблицы выберем таблицу Новые покупатели, но не будем её открывать;

-  На панели инструментов нажмем кнопку Копировать;

-  На панели инструментов нажмем кнопку Вставить;

-  В окне Вставка таблицы в поле Имя таблицы введем Объединенная. Убедимся, что установлен переключатель Добавление данных в таблицу и нажмем кнопку Ок. Информация о новых покупателях будет добавлена в таблицу Объединенная.

Теперь можно удалить ненужные базы данных. Выделим их имена (Покупатели и Новые покупатели) и нажмем клавишу