Проектирование организационных структур. Анализ оргструктур. Принципы и аппарат управления. Проектирование оргструктур

Лекция №3 Проектирование организационных структур

Решение о проектировании организационной структуры управления принимается тогда, когда действующая структура неэффективна. В процессе проектирования ставится задача создания такой структуры управления, которая бы наиболее полно отражала цели и задачи организации, т.е. позволяла бы взаимодействовать с внешней средой, продуктивно и целесообразно распределять и направлять усилия своих сотрудников, таким образом, удовлетворяя потребности клиентов и достигать своих целей с высокой эффективностью.

Процесс проектирования оргструктуры состоит из трёх основных этапов:

1)  анализ оргструктур;

2)  Проектирование;

3)  Анализ эффективности

Первый этап – анализ оргструктур. Призван установить, в какой мере существующая оргструктура удовлетворяет требованиям, предъявляемым к организации, т.е. насколько она рациональна с точки зрения установленных оценочных критериев, характеризующих её качество. К оценочным критериям относятся:

Принципы управления – соотношение между централизацией и децентрализацией (сколько и какие решения принимаются на нижнем уровне? каковы их последствия? какой объём контрольных функций лежит на каждом уровне управления?)

Аппарат управления – перегруппировка подразделений, изменение взаимосвязей между ними, распределение полномочий и ответственности, выделение в самостоятельные структуры каких-то звеньев; изменение характера межфирменных связей, создание в аппарате управления необходимых промежуточных звеньев и т.д.;

Функции управления – усиление стратегического планирования, усиление контроля за качеством продукции, привлечение работников к управлению путём реализации акций, изменение подходов к мотивации труда и т.д.

Хозяйственная деятельность – изменение технологического процесса, углубление межфирменного сотрудничества, техническое переоснащение организации и т.п.

В результате анализа можно выявить недостатки в деятельности организации. Это может быть большая звенность управления, параллелизм в работе, отставание в развитии оргструктуры от происходящих изменений внешней среды.

Второй этап – проектирование оргструктур.  Методические подходы к проектированию оргструктуры управления в зависимости от заложенных в них сочетаний используемых методов можно условно объединить в четыре группы:

1)  аналогий – предполагает использование опыта проектирования структур управления в аналогичных организациях;

2)  экспертный – базируется на изучении предложений экспертов-специалистов. Они могут либо сами спроектировать варианты оргструктуры, либо оценить (провести экспертизу) разработанные другими специалистами структуры;

3)  структуризации целей – предусматривает выработку системы целей организации и её последующее совмещение с разрабатываемой структурой. В этом случае оргструктура строится на основе системного подхода, который проявляется в форме графических описаний этой структуры с качественным и количественным анализом и обоснованием вариантов её построения и функционирования;

4)  организационного моделирования – позволяет чётко сформулировать критерии оценки степени рациональности организационных решений. Его суть состоит в разработке формализованных математических, графических или машинных описаний распределения полномочий и ответственности в организации.

В процессе проектирования оргструктур управления организацией, как правило, решаются следующие задачи: определение типа структуры управления, численность АУП, уточнение состава и количества подразделений по уровням управления, характер соподчинённости между звеньями организации, расчёт затрат на содержание АУП.

В конечном итоге устанавливаются управленческие функции для каждого структурного подразделения, потоки информации, взаимосвязи и документооборот, полномочия, ответственность и права подразделений и работников.

Проектируя новую оргструктуру управления, нельзя забывать об основных требованиях, предъявляемых к оргструктурам, и принципах их построения:

1.  Оптимальность. Структура управления признаётся оптимальной, если между звеньями и ступенями управления на всех уровнях устанавливаются рациональные связи при наименьшем числе ступеней управления.

2.  Оперативность. За время от принятия решения до его исполнения не должны произойти необратимые отрицательные изменения, делающие ненужными реализацию принятых решений.

3.  Надёжность. Структура аппарата управления должна гарантировать достоверность передачи информации, не допускать искажения управляющих команд и других передаваемых данных, обеспечивать бесперебойность связи в системе управления.

4.  Экономичность. Нужный эффект от управления должен достигаться при минимальных затратах на АУП. Критерием этого может служить соотношение между затратами ресурсов и полезным результатом.

5.  Гибкость. Способность изменяться в соответствии с изменениями внешней среды.

6.  Устойчивость структуры управления. Неизменность её основных свойств при различных внешних воздействиях