Организация работы с документами ограниченного доступа - создание оптимальных условий для всех видов работ с документами с момента создания или получения документа, если это входящие документы, до их уничтожения или передачи на архивное хранение. Решение всех организационно-технических вопросов в сфере режимного делопроизводства - специальное подразделение, называется режимно-секретное подразделение. Эти подразделения наделяются соответствующими полномочиями по учету, контролю и уничтожению и архивному хранению документов ограниченного доступа. Компетенции и функции таких подразделений определяются исходя из категории документов циркулирующих в организации. Если организация работает со сведениями составляющими государственную тайну, то компетенция таких подразделений, определяется инструкцией по обеспечению секретности РФ утвержденной постановлением правительства от 5. 01. 2004 №3-1. Если организация или учреждение работает со сведениями составляющие только коммерческую тайну, то компетенция таких подразделений определяется приказом руководителя организации на основании положений ФЗ от 29.07.2004 №98-ФЗ «О коммерческой тайне». В тех случаях, когда по штатным расписаниям создание таких подразделений не предусмотрено, как правило, в организациях со штатом до 50 человек, функции РСП возлагаются приказом руководителя организации на уполномоченных должностных лиц с освобождением их от части собственных функциональных обязанностей.
Методика подготовки документов ограниченного доступа
Присоздании документов ограниченного доступа выполняются следующие виды работ:
1. Сбор исходных данных для подготовки документа,
2. Составление проекта документа,
3. Согласование проекта документа со специалистом (в случае специальных сведений в документе),
4. Согласование и утверждение проекта документа руководителем,
5. Исполнение документа,
6. Проверка правильности оформления документа,
7. Подписание документа руководителем,
8. Регистрация документа в режимно-секретном подразделении или у уполномоченного по режимно-секретному подразделению,
9. Рассмотрение документа руководителем и наложение резолюций.
Планирование работы по исполнению документа:
· Определение лиц, которые принимают участие в сборе, систематизации, анализе и обобщении исходной ситуации и подготовительных этапов подготовки документа,
· Поиск и сбор необходимых данных (изучение исходных материалов и выделение в них информации, которая в дальнейшем будет включена в документ),
· Определение методологии конкретных инструментария по обработке информации в документе,
· Определение времени на подготовку документа,
· Определение способов исполнения.
Методы изложения:
Хронологический – ход развития явления процесса, события, которые последовательно событиям описываются в документе
Логический – имевшие место факты или явления описываются в документе как анализ полученного результата, с выявлением причинно-следственных связей и значением описанных событий или фактов.
Как правило эти методы дополняют друг друга. В целом лучше документ посвящать, одному вопросу или группе однотипных вопросов. Сам документ должен быть по возможности кратким, без изложения логически не связанных между собой сведений и перегруженности второстепенной информацией. В целом режимное делопроизводство является одним из основных обеспечивающих конфиденциальный документооборот.
Документом ограниченного доступа относят документы прежде всего относят документы содержащие государственную тайну, при этом по государственной тайной понимается, защищаемые государством сведения в области его военной, внешнеполитической, экономической, разведывательной, контрразведывательной и оперативно-розыскной деятельности разглашения которых может нанести ущерб безопасности Российской Федерации. Совокупность категорий таких сведений в соответствии с которыми информация относится к государственной тайне и засекречивается на основаниях и в порядке, установленном федеральным законодательством определяется в специальном нормативном акте – Перечень сведений, составляющих государственную тайну, этот перечень объявляется указом президента Российской Федерации, носитель информации, содержащие такие сведения, в соответствии от степени тяжести потенциального ущерба который может быть нанесен в случае распространения этих сведений, помечаются специальными ограничительными пометками, называется гриф ограничения секретности. В зависимости от степени ограничения доступа закон РФ о государственной тайне устанавливает, что носители таких данных могут помечаться грифами в порядке нарастания ограничений последовательно, секретно, совершенно секретно и особой важности. Выбор соответствующего грифа, составляющими сведения государственной тайны, является важнейшим этапом подготовки исполнения, регламентируется положениями раздела «засекречивание сведений составляющих государственную тайну» инструкцией по обеспечению режимо-секретности на ряде нормативных актов федерального уровня. Важнейшими нормативными актами, являются
1. Закон РФ от 21.07.1993 №5485-1 «О государственной тайне»
2. Указ президента РФ о 11.02.2006 №90 «О перечне сведений отнесенных к государственной тайне»
3. Указ президента РФ от 30.11.1995 №1203 Об утверждении сведений отнесенных к государственной тайне
4. Постановление правительства РФ от 2.09. 1995 №870 «Об утверждении правил отнесения к различным степеням секретности»
В организациях режимно-секретные подразделения организуют учет входящих, подготовленных к исполнению, отпечатанных и исходящих секретных документов в зависимости от объема режимного документопотока заводятся специальные регистрационные журналы или книги либо учетные карточки на каждый документ, в первом случае организуется журнальный учет, если на каждый документ заводится карточка – картотечно-каталожный учет. Учет режимных документов на основе баз и банков данных. Если общий объем не превышает в совокупности 500 документов в год, то их учет разрешается вести в едином журнале учета (Журнал учета входящих, отпечатанных, исходящих и внутренних документов), документы регистрируются в порядке возрастания номеров. Режимные документы готовятся, печатаются и размножаются в строго ограниченном количестве экземпляром, необходимость печатанья документа должна быть подтверждена визой руководителя подразделения при этом каждый режимный документ и каждое приложение к нему должны регистрироваться под отдельными регистрационными номерами, каждый такой документ должен иметь отдельную нумерацию листов, сплошная нумерация нескольких документов даже относящихся к одному вопросу, запрещена.
Уважаемый посетитель!
Чтобы распечатать файл, скачайте его (в формате Word).
Ссылка на скачивание - внизу страницы.