Документооборот в организациях и учреждениях. Методика подготовки документов ограниченного доступа, страница 3

Принцип конспирации в том, что вся деятельность делопроизводства должна быть направлена на ликвидацию утечки секретных сведений. Практическая реализация включает режимы: пропускной режим, режим выдачи и тп, а также ограничение до минимально необходимых пределов круга лиц, допущенных до работы с секретными документами, тщательный отбор лиц, а также обучение как сотрудников режимно-секретного подразделения, так и всего персонала, который работает с секретными документами. Кроме того является важным проверка наличия и состояния документов ограниченного доступа у исполнителей, и внесение необходимых корректив по выявленным недостаткам.

Зачёт, 2 вопроса по всем темам

ЭКЗАМЕН

Ограниченная сочетаемость слов. Если мы говорим об аресте, оплате, обыске, мы не можем сказать «сделать платёж», мы должны сказать «произвести платеж», вопрос решается или поднимается, контроль возлагается, кредит погашается, претензии предъявляются, а не выставляются. Сделки заключаются, счет выставляется, скидки предоставляются и тд.

Используются прилагательные плодотворный, веский, несущественный, несостоятельный, существенный, рентабельность может быть высокая или низкая, предварительный или окончательный.

В тексте официально-деловой переписки недопустимо использовать обороты из обычной устной речи. Предоставили, а не выделили кредит. Документ вступил в силу, а не вошел в силу. Просим оказать содействие, просим произвести поставку партии товара, просим оказать поддержку, произвести ремонт помещения…

Необходимо избегать плеоназмов (избыточность слов) и тавтологии. Плеоназмы – наибольший максимум, наименьший минимум, подарочный сувенир (сувенир и так подарочный). Тавтология – неоправданная избыточность слов из однокоренных слов (строящаяся стройка), менее лучший, более красивее (красивее), более оптимальный (не может быть более или менее оптимальный).

Допускается использование сокращений. Могут быть общеупотребимыми или принятыми авторами. Первая группа сокращений – графическая – применяется только в письменной речи и образованы исторически, используются только в письменной речи. Графические сокращения словами не являются и расшифровываются полностью (ЖД, обл. экз. гр-н, кг, руб. и т. д.).

Вторая группа – аббревиатуры – сложные слова, образованные по правилам путем удаления части букв или части слов. Следующие разновидности:

1.  Инициальные (инициал) – образованные по первым буквам сокращаемых слов (СССР, НГУЭУ). Эти аббревиатуры не склоняются по падежам.

2.  Слоговые – из отдельных частей или слогов сокращаемых слов (минюст, спецназ, облпотребсоюз, роскомнадзор)

3.  Частично сокращенные – созданные из одного целого и части второго  (госплан и тд)

4.  Смешанного типа – формируются по принципу благозвучия произношения, не склоняются по падежам (СибАГС, СибВО, СибГипроНИИ).

Слоговые и частично сокращенные пишутся с маленькой буквы и склоняются по падежам. Исключения составляют те случаи, когда слоговые или частично сокращенные являются названием предприятия. Тогда пишутся с заглавной буквы и не склоняются.

Инициальные аббревиатуры могут склоняться в устной речи. Недопускается в текстах документации.

Номенклатурные сокращения, с заглавной буквы:

·  ФГУП – федеральное государственное унитарное предприятие,

·  АООТ – акционерное общество открытого типа,

·  АОЗТ – акционерное общество закрытого типа,

·  ОАО – открытое акционерное общество,

·  ЗАО – закрытое акционерное общество,

·  ООО – общество с ограниченной ответственностью,

·  ТОО – товарищество с ограниченной ответственностью,

·  ГП – государственное предприятие,

·  МП – муниципальное предприятие,

·  ЧП – частное предприятие,

·  ИЧП – индивидуальное частное предприятие,

·  СП – совместное предприятие,

·  НПО – научно-производственное объединение,

·  НИИ – научно-исследовательский институт,

·  ОО – общественное объединение,

·  ПБОЮЛ – предприниматель без образования юридического лица.

В документе слово должно повторяться не менее 5 раз, тогда можно ввести сокращение; нужно подумать, какие сокращения вводить, например аббревиатуры, в начале указать в скобках сокращение. НГУЭУ (Новосибирский государственный университет экономики и управления); Новосибирский государственный университет экономики и управления (далее – НГУЭУ).

Способы ввода аббревиатур:

1.  Перед началом вводится перечень сокращений

2.  Перед оглавлением в конце работы

3.  С помощью сносок для объёмных работ.

При введении собственных аббревиатур надо проследить, чтобы аббревиатура не совпадало с общепринятыми сокращениями. Например г. – город. Нельзя вводить 2 одинаковые для двух разных слов.

Без общих фраз и повторений…

Выводы, прогнозы должны логично вытекать из основной части документа. Не следует использовать расплывчатые выражения, ставящие читателя в неопределённое положение, например, в чем проявляется негативное воздействие и т.д.

Оформление должно соответствовать правилам. Реквизиты сообщают документу юридическую силу. Единые правила и требования к оформлению устанавливаются Госстандартом России. Он издаёт государственные стандарты России.

Основными стандартами в делопроизводстве являются:

ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения». В этот стандарт сведена вся терминология из области делопроизводства и архивного дела. Введен с 1.1.1999 г.

ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов». Введен с 1.7.2003 года.

На базе этих стандартов должны разрабатываться все документы и инструкции, в том числе и режимное делопроизводство. Это обеспечивает им юридическую силу, быстрый поиск и использование компьютерной техники. Идентификация информации осуществляется с помощью реквизитов. Под реквизитом понимается обязательный информационный элемент оформления документа. Может иметь до 30 реквизитов.