Создание баз данных, таблиц, работа с таблицами в среде СУБД MSAccess: Методические рекомендации по выполнению лабораторной работы

СОЗДАНИЕ  БАЗ  ДАННЫХ,  ТАБЛИЦ,

РАБОТА  С  ТАБЛИЦАМИ  В СРЕДЕ  СУБД  MICROSOFTACCESS

Лабораторная работа  № 1

1.  ЦЕЛЬ РАБОТЫ

Знакомство со средой СУБД  MSAccess 2007, приобретение практических навыков создания базы данных (БД), таблиц, их индексирования и связывания,  работы с таблицами,  поиска данных.

2.  КРАТКИЕ  ПОЯСНЕНИЯ

Обзор  Access

Microsoft  Access - самая популярная в мире система управления базами данных (СУБД).  Она может использоваться как автономная (однопользовательская) и как сетевая СУБД в многопользовательской среде.  Система  MS Access позволяет:

-  создавать реляционные базы данных как совокупность таблиц и сами таблицы;

-  вводить и выводить информацию из БД в удобном для пользователя виде;

-  создавать запросы для извлечения нужной информации и её обработки;

-  разрабатывать формы, облегчающие ввод и редактирование информации;

-  создавать отчеты, включающие данные, результаты их обработки, текст и графику.

Для разработки приложений (прикладных программ) MS Access может использоваться язык программирования VisualBasicforApplication (VBA) с добавлениями объектных расширений и языка структурированных запросов SQL.  Профессиональное создание  приложений MS Access требует, как правило, применения VBA.  Основы программирования на  VBA изложены в ряде изданий, в частности, в книгах [3,4].  Краткие исходные сведения по языку VBA представлены в Приложении 1.

  Access 2007  предоставляет пользователю шесть различных типов объектов баз данных: таблицы, запросы,  формы, отчеты, макросы и модули. 

Фундаментом   базы данных являются  таблицы. Именно в таблицах хранятся данные. В Access  могут храниться и обрабатываться  данные разных форматов: текстовые, графические, числовые, календарные и др. Каждая строка таблицы соответствует отдельной записи, каждый столбец  - полю данных.  Для каждой логической категории данных создаётся отдельная таблица. Например, в одной таблице могут храниться сведения о товарах, во второй — сведения о заказах, а в третьей — сведения о клиентах.  Создание таблицы заключается в определении состава и типа полей (столбцов), первичного ключа  и их свойств. Поле первичного ключа уникально определяет каждую запись таблицы. С помощью общего поля данных  можно установить связь между отдельными таблицами для совместной обработки данных в таблицах, например, для получения сведений  о содержании заказов определенных клиентов.   Для рационализации структуры таблиц базы данных используются процедуры  нормализации.

Microsoft  Access  2007 является восьмой версией  этой системы с момента её анонсирования в 1992 г.  По сравнению с предшествующими версиями в ней полностью изменен  интерфейс пользователя.  Основным средством интерфейса пользователя теперь является  лента (полоса)  Microsoft Office Fluent, которая состоит из  наборов  кнопок и команд (рис. 1).

 На ленте расположены вкладки. Каждая вкладка содержит группу связанных команд, которые могут открывать другие элементы интерфейса, например коллекцию. Под командой понимается кнопка, строка меню или поле для ввода данных.

В Access 2007 основными вкладками ленты являются Главная, Создание, Внешние данные и Работа с базами данных.  Для создания объектов БД предназначена вкладка Создание.  Выбрав одну из вкладок команд, можно увидеть доступные в ней команды.  При работе с лентой для вызова команд можно использовать также сочетания  клавиш («горячие» клавиши). Эти клавиши отображаются при нажатии Alt.

    Рис.1.    Лента  интерфейса  MS  Access 2007.

В левой части окна Access расположена область переходов, в которой отображаются все объекты открытой  базы данных. В ней размещаются ссылки на объекты базы данных: таблицы, формы, запросы, отчеты  и др. Эти объекты можно упорядочить по категориям и по группам. При использовании категории Тип объекта все объекты в области переходов будут расположены в зависимости от их типа, например, таблицы, формы, отчеты и др.  Чтобы открыть имеющийся объект, достаточно дважды щелкнуть  по его имени в списке объектов. Для работы с таблицами более других подходит режим Таблицы и связанные представления.  При большом количестве объектов базы данных целесообразно использовать фильтрацию объектов  в области переходов. Для этого можно щелкнуть правой кнопкой мыши на панели  Все объекты Access и выбрать команду Параметры переходов. В открывшемся окне следует выбрать нужную категорию и  снять флажки ненужных объектов в правой части окна. Двойной щелчок мыши по объекту открывает его, правая кнопка вызывает меню объекта.

Для быстрого доступа к наиболее часто используемым командам предназначена панель быстрого доступа. В неё путем настройки можно добавлять  необходимые команды, что,  как правило, и делается для удобства работы. Для изменения списка команд достаточно щелкнуть по правому значку панели и выбрать необходимые команды. Вдоль нижнего края окна  Access может отображаться строка состояния, которая служит для вывода сообщений о состоянии системы и свойствах базы данных.

Создание БД и таблиц

В Access 2007 возможны следующие способы  создания базы данных:  создание базы данных с помощью шаблона (прототип готовой пустой базы данных с таблицами, формами и отчетами)  и  создание новой базы данных с нуля.  Создание новой базы данных обычно начинается с создания пустой базы данных командой «Создать» или командой Новая база данных в списке шаблонов.  При этом  нужно задать  имя  новой базы и папку для  её расположения.

 Для создания новой таблицы в базе данных Access можно использовать три метода:

·  Ввод данных в пустую таблицу, при этом структура таблицы (поля) создается  Access автоматически,

·  Использование мастера таблиц,

·  Создание таблицы с помощью конструктора  таблиц.

Возможно также создание новой таблицы с помощью оператора  CREATETABLE  языка SQL.

            Наиболее широкие возможности предоставляет режим конструктора. Для создания таблицы в этом режиме нужно выбрать команду Создание → Конструктор таблиц.

  Вид окна Режима конструктора  показан на рис. 1. На ленте появляется вкладка  Конструктор.

Рис.1. Окно Режима конструктора при работе с таблицей.

Окно  Режима конструктора таблицы состоит из двух частей:

 - верхняя часть служит для определения имен полей, типа данных и описания полей,

 - нижняя часть окна используется для определения свойств полей.

Для каждого поля вводится  имя (не более 64 символов), тип данных, описание (комментарий к полю, необязательный элемент) и определяются свойства.  Желательно, чтобы имя поля было простым и коротким.  Access позволяет использовать пробелы в именах полей, но делать это не рекомендуется, так как пробелы затрудняют работу с другими объектами, в частности, в программах.  Для имен полей часто используется так называемая «горбатая» запись, например, ДатаЗаказа или запись с использованием символа подчеркивания, например, Дата_заказа.

Тип данных должен обеспечивать наиболее эффективный способ хранения соответствующей информации в поле. Наиболее распространенным типом является текстовый. Другие доступные типы данных:  MEMO для хранения длинного текста, числовой, дата/время, денежный, счетчик для нумерации записей, логический, поле объекта OLEдля графических данных, гиперссылка, вложение. Более подробные сведения о типах данных см. в справочной системе Access, статья «Общие сведения о типах данных».