Взаимодействие с приложениями Microsoft Office: Методические рекомендации по выполнению лабораторной работы, страница 3

2.  В меню Сервис подменю Связи с Office выберите команду Слияние с MS Word.

3.  В открывшемся диалоговом окне Слияние с Microsoft Word выберите вариант создать новый документ и установить связь с ним.

4.  Выполните команду Вставка – дата и время. Выберите формат записи даты. ОК. Добавьте пустую строку.

5.  Щелкните на кнопке Вставить поля слияния. Добавьте поля из таблицы Клиенты, чтобы создать раздел адресов (рис. 8.2). Добавьте текст и отформатируйте документ.

6.  Нажмите кнопку Добавить поле Word, выберите условие IF…THEN…ELSE. Введите следующее условие:

Если поле Название равно Новосибирск, вставить текст «Доставка бесплатно», в противном случае «Доставка: 10 % от стоимости заказанного товара».

7. 

Щелкните на кнопке Поля/данные панели  инструментов Слияние для просмотра внешнего вида письма.

8.  Перемещайтесь по записям для просмотра всех адресатов.

Внедрение свободного объекта

Внедрение через команды вставка-копирование рисунков, фрагментов текста Word, диапазонов ячеек Excel

  Откройте Microsoft Word. Создайте надпись Форма Заказы в виде объекта WordArt.

  Выберите этот объект. Выполните команду Правка-Копировать.

  Перейдите в конструктор формы Заказы, вставьте объект в заголовок формы. В результате будет автоматически создана Свободная рамка объекта OLE или рамка рисунка ( рис. 8.3).

Внедрение через панель элементов, объект Рисунок

  Откройте форму в режиме конструктора.

  Выберите на панели инструментов Рисунок.

  Создайте рамку рисунка в заголовке формы.

  Выберите графический файл.

  Отредактируйте его расположение и размер. Размер и пропорции рисунка можно изменить с помощью команды Свойства – Установка размера. Если рисунок полностью не помещается в вашу рамку, выберите значение – По размеру рамки ( рис. 8.3).

Внедрение присоединенного объекта

1.  В таблицу Товары добавьте новое поле - Изображение. Тип поля - Поле объекта OLE.

2.  Перейдем в форму НовыйТовар. Добавим Элемент Присоединенная рамка объекта.

3.  В Свойствах этого элемента,  в поле Данные – выберем имя Изображение, таблицы Товар.

4.  Удалите подпись присоединенного объекта.

5.  Установите значение По размеру рамки для свойства Установка размеров.

6.  Сохраните форму.

Для вставки рисунка, находясь в режиме формы, переместитесь к нужной записи, выберите присоединенную рамку объекта, а затем команду Вставка – Объект. Далее вы можете выбирать различные объекты OLE (точечные рисунки, листы Excel, текст Word и др.). Создадим рисунок с помощью редактора Paint. Для этого выберем тип объекта – Точечный рисунок, нарисуем изображение или скопируем из другого файла или, например, коллекции Microsoft Office (рис. 8.4). Вставлять объект можно так же в режиме таблицы, но просматривать только в режиме формы.

Чтобы вставить фотографию формата GPG, TIF в Присоединенную рамку,  можно сначала вставить этот объект в документ Word, а затем через буфер обмена перенести его в таблицу или форму Access.

Для редактирования внедренного объекта, необходимо щелкнуть на его изображение дважды, что вызовет приложение, в котором был создан объект.

Добавьте различные изображения для всех своих товаров.

Связывание объекта

1. 

Создайте в таблице Excel дополнительные данные по одному из ваших товаров. Например, объемы продаж за предыдущие годы ( рис.8.5).

2.  Сохраните файл и оставьте его открытым.

3.  Выделите таблицу с данными, выполните команду Правка –>          Копировать.

4.  В Access в форме НовыйТовар переместитесь к нужной записи. Выберите Присоединенную рамку объекта.

5.  Выберите команду Правка –> Специальная вставка. Активизируйте переключатель Связать и выберите опцию Лист MicrosoftExcel.

6.  В результате будет создана связь с электронной таблицей.  Попробуйте изменить данные в таблице Excel. Посмотрите, что данные в таблице Access тоже изменятся.

Создание и связывание диаграммы

В форму или отчет Access можно вставлять диаграммы, используя для этого либо Microsoft Graph (включенный в состав Access), либо любое другое OLE-приложение. Как правило, диаграмма представляет собой всего лишь особый вид  свободной рамки объекта.

                     Способы создания диаграммы

Первый способ создания диаграммы – построение ее непосредственно в форме. Для этого:

1.  Перейдите в форму Заказы в режиме конструктора.

2.  Выполните команду Вставка –> Диаграммы или щелкните на кнопке Диаграмма панели элементов. Расположите рамку диаграммы в нужное место.

3.  Выберите запрос ЗаказанныйТовар в качестве источника данных диаграммы.

4.  Выберите поля Наименование и Сумма.

5.  Выберите тип диаграммы – Гистограмма.

6.  В следующем окне все параметры гистограммы будут выбраны автоматически. По желанию вы можете изменить их (поменять оси, изменить способы вычисления итоговых значений, группировку для полей типа Дата).

7.  В окне связывания полей выберите поле КодЗаказа в форме и в диаграмме.

8.  Закончите диалог построения и перейдите в режим формы.

9.  Отредактируйте диаграмму стандартными средствами Excel. Дважды щелкните по диаграмме в режиме конструктора. Отредактируйте параметры диаграммы: заголовок - Сумма по заказанным товарам, ось Z - Сумма в руб.,  уберите легенду. Отредактируйте размер диаграммы ( рис. 8.6).

Второй способ создания диаграммы – построение её в отдельной форме и затем переход к ней с помощью специальной кнопки. Создайте круговую диаграмму цен на все товары.

1.  Выполните команду Создать новую форму.

2.  Тип – Диаграмма, таблица – Товар, Поля – Наименование, Цена. Заголовок – Цены на товары. Подписи данных – Включить в подписи доли.

3.  В свойствах объекта  Установка размера – По размеру рамки. Имя формы – Цены ( рис.8.7).

4.  Чтобы получить доступ к окну диаграммы из формы Заказы, создадим кнопку Цены на товары. Сделаем это с помощью простого макроса.

5.  Нажмите кнопку Создать в окне Макросы.

6.  Макрокоманда - ОткрытьФорму. Имя формы – Цены. Режим данных – только чтение. Режим окна – Обычное.

7.  Сохраните макрос по именем Открытие диаграммы.

8.  Откройте форму Заказы в режиме конструктора.

9.   Переместитесь в область примечания диаграммы.

10. Выберите элемент Кнопка и поместите его в центре области примечаний.

11. Категории – Работа с формой, действия – открыть форму.

12. Выберите форму для открытия Цены. Текст на кнопке - Диаграмма цен.

13. Проверьте работу кнопки в режиме формы. Переместитесь в область примечания диаграммы. Выберите элемент Кнопка и поместите его в центре области примечаний.

Содержание отчета

1.  Тема лабораторной работы.

2.  Цель лабораторной работы.

3.  Технология создания составного документа в Microsoft Word.

4.  Содержание таблицы Клиенты в формате Microsoft Excel.

5.  Письмо клиентам в формате Microsoft Word.

6.  Форма Заказы с эмблемой, заголовком, диаграммой и кнопкой для перехода к диаграмме Цены.

7.   Форма НовыйТовар с изображением товаров и фрагментом таблицы Excel.

8.   Форма Цены на товары.