Поиск документов в системе КонсультантПлюс: Методические указания

Поисковые возможности системы КонсультантПлюс.

Основные положения

Система КонсультантПлюс относится к классу документальных информационно-поисковых систем. Отличительной особенностью поиска в таких системах является поиск во множестве документов, не имеющих жесткой структуры. Характерными чертами правовой информации является большой объем, постоянная пополняемость новыми документами и поправками к ним, а также множество различных связей между документами.

Существует три основных вида поиска в компьютерных информационно-поисковых системах:

·  Поиск по реквизитам документов

·  Полнотекстовый поиск

·  Поиск по специализированным классификаторам.

Под поиском по реквизитам понимается поиск по номеру, виду документа, принявшему органу, дате принятия и т.д. Несмотря на простоту идеи, такой вид поиска возможен только в тех ситуациях, когда точно известны реквизиты конкретного документа.

Когда требуется найти документ на основе общей идеи, используют полнотекстовый поиск. В запросе пользователь указывает слово или несколько слов, которые должны быть в тексте документа  и система производит перебор всего массива документов и выбор всех тех документов, где это слово встречается. Эта возможность основана на полнотекстовом индексировании, заключающемся в компьютерной обработке текстов документов, при которой слова, встречающиеся в текстах, заносятся в словарь с указанием номера документа, где встречалось это слово. Таким образом, при каждом запросе реально происходит поиск в словаре слов (полнотекстовом индексе), а не во всем массиве документов.

Основное преимущество полнотекстового поиска состоит в том, что он не зависит от субъективных мнений или ошибок специалистов-разработчиков и всегда по любому слову дает возможность получить и абсолютно точный список документов, где встречается данное слово. У полнотекстового поиска есть и свои недостатки: полученный список будет содержать много “шума” (документы, где искомое слово используется не в нужном контексте), не будут найдены те документы, где встречаются синонимы данного слова.

При поиске по классификатору  предоставляется система рубрик, созданная специалистами. Пользователь может выбрать интересующую его рубрику и получить всю подборку документов, которые были предварительно отобраны экспертом.

Кроме непосредственного поиска документов в КонсультантПлюс включены очень полезные дополнительные сервисные элементы:

·  Возможность создавать собственные постоянные подборки документов по какой – либо проблеме (так называемые папки документов).

·  Возможность ставить закладки в тексте, что удобно при работе с большими документами.

·  Наличие гипертекстовых связей между документами, позволяющих нажатием одной клавиши переходить из одного документа в другой.

·  Экспорт документов в текстовый редактор Microsoft Word.

·  Выявлять все связи документов между собой.

Информационная база КонсультантПлюс состоит из разделов:

1)  Законодательство

2)  Судебная практика

3)  Финансовые консультации

4)  Комментарии законодательства

5)  Формы документов

6)  Законопроекты

7)  Международные правовые акты

8)  Правовые акты по здравоохранению

Рассмотрим работу с системой КонсультантПлюс на примере раздела Законодательство. Работа с другими разделами ведется по аналогичной схеме.

Работа с системой меню и системой помощи КонсультантПлюс соответствует работе с большинством других приложений Windows, поэтому подробно на описании этих компонент останавливаться не будем.

Работа с системой делится на три этапа:

1.  работа с карточкой реквизитов (формирование запроса).

2.  работа со списком документов.

3.  работа с текстом документа.

Работа с карточкой реквизитов

Составление запроса.

Общая схема работы с Карточкой реквизитов

Любой документ, кроме непосредственного текста, имеет определенные идентификационные характеристики (реквизиты): название, дата принятия, вид документа и т.д., которые отличают данный документ от других. Поэтому, чтобы найти необходимый документ, нужно указать его характеристики. В системе КонсультантПлюс характеристики документа указываются через карточку запроса или Карточку реквизитов:

Карточка реквизитов представляет собой таблицу со списком поисковых полей. Для каждого поискового поля предусмотрен словарь. Словарь автоматически пополняется  по мере поступления новых