Документооборот включает такие основные этапы работы с документами, как прием, обработка, регистрация, распределение корреспонденции; передача и доставка документов; учет объема документооборота; контроль за исполнением документа.
Для правильного ведения первичного учета разрабатывается и утверждается график документооборота, в котором определяются порядок и сроки движения первичных документов внутри предприятия, поступление их в бухгалтерию. Важным условием организации документооборота является разработка на предприятии плана документооборота. В нем устанавливается сроки сдачи документов в бухгалтерию всеми подразделениями предприятия, сроки их обработки бухгалтерами в бухгалтерии, указываются работники, ответственные за своевременное представление и правильное оформление документов. Для каждого документа и каждого его экземпляра должен быть заранее разработан маршрут следования в процессе документооборота, записан в инструкции как обязательный с указанием срока следования по всем промежуточным пунктам маршрута и сроки прибытия каждого экземпляра в свой конечный пункт. Планирование документооборота предполагает составление графиков, предусматривающих движение документов по заданному маршруту. В графиках указываются: наименование документа, номер экземпляра, откуда он должен поступать и срок получения, должностное лицо, ответственное за предоставление документа. Работу по составлению графика документооборота организует главный бухгалтер предприятия. График документооборота утверждается приказом руководителя предприятия.
График документооборота может быть оформлен в виде схемы или перечня работ по созданию, проверке и обработке документов, выполняемых каждым подразделением предприятия, а также всеми исполнителями с указанием их взаимосвязи и сроков выполнения работ.
График документооборота по предприятию ____________ утвержден приказом №___ от___
Наименов. документа |
Создание документа |
Проверка документа |
Обработка документа |
|||||||
Кол-во экз-ров |
Ответст-й за выписку |
Ответст-й за исполнение |
Сроки испол-нения |
Ответст-й за проверку |
Кто представляет |
Порядок представ-я |
Срок представ-я |
Кто испол-ет |
Срок испол-нения |
|
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
6 |
7 |
8 |
9 |
10 |
11 |
График документооборота должен способствовать улучшению всей учетной работы на предприятии, усилению контрольных функций бухгалтерского учета со стороны главного бухгалтера. Цель составления плана с приложением графика документооборота: своевременная сдача отчетных документов и представления необходимых оперативных данных руководителю предприятия по состоянию финансово-хозяйственной деятельности предприятия по определенным, заранее оговоренным, срокам. График сдачи документов, может создаваться непосредственно для работников бухгалтерии. Например:
Утверждено руководитель предприятия ____________
График сдачи документов по отделу бухгалтерия Предприятие _________с 01. января 200_ г.
№ п.п |
Наименование документов |
Ответственное лицо за сдачу документов |
Срок сдачи документов |
Кому сдано |
Роспись в ознакомлении |
1 |
Кассовые документы К ж\о 1 и ж/о №1 |
Кассир (Ф.И.О.) |
Ежедневно в течение месяца |
Гл. бухгалтер (Ф.И.О.) |
|
2 |
Проверка ж\о 1 "Касса" с кассовыми документами |
Гл. бухгалтер (Ф.И.О.) |
1-го числа месяца след за отчетным |
||
3 |
Ж/о2 , ж\оЗ , ж\о 4 с документами, справками, расшифровками, актами сверок. Регистрация платежных поручений, их печатание |
бухгалтер (Ф.И.О.) |
3-го числа месяца след. за отчетным |
Гл. бухгалтер |
|
4 |
Ж\о 6 с документами , расшифровками, справками, актами сверок (поступление МЦ) |
бухгалтер (Ф.И.О.) |
10-го числа |
Гл. бухгалтер |
|
5 |
Ж\о 6 с документами, справками, расшифровками, актами сверок (по проведенным услугам) |
бухгалтер (Ф.И.О.) |
10-го числа |
-«- |
|
б |
Ж\о 7 с аванс. отчетами справками и расшифровками, актом сверки. |
бухгалтер (Ф.И.О.) |
9-го числа |
-«- |
|
7 |
Ж\о 8 с аналитическими данными, справками, расшифровками, актами сверок. |
бухгалтер (Ф.И.О.) |
15-го числа след. за отчетным без налога на прибыль 18 -го числа -« с налогом на прибыль |
-«- |
|
8 |
К ж\о 10. Распределение и свод по зарплате, справки , расшифровки, отчетность в пенс. Фонд , ф-д занятости. |
бухгалтер (Ф.И.О.) |
8-го числа -«- |
-«; |
|
9 |
Составление материальных отчетов вед. 10-с; расчет прироста ТМЦ; справки; расшифровки. Акты сверок. |
Начальник склада (Ф.И.О.) |
9-го числа -«»- |
-«- |
|
10 |
Ж-0 10 с док-ми ; расшифр.; справками; |
бухгалтер (Ф.И.О.) |
12-го числа -«- |
-«- |
|
11 |
Ведомость 5-с с документами и расшифровками к ж\о11.Актами сверок.. |
бухгалтер (Ф.И.О.) |
10-го числа -«- |
-«- |
|
12 |
Ведомость 16 с документами .расшифровками, справками, актами сверок. |
бухгалтер (Ф.И.О.) |
10-го числа -«- |
-«- |
|
13 |
Ведомость к ж\о 11 с расшифровками, справками. |
бухгалтер (Ф.И.О.) |
9-го числа -«- |
-«- |
|
14 |
Ж/о11 Аналитические данные к ж\о 11, справки, расшифровки |
бухгалтер (Ф.И.О.) |
11-го числа -«- |
-«- |
|
15 |
Ж\о 12 по фондам с расшифровками, справками, актами сверок. |
бухгалтер (Ф.И.О.) |
14-го числа -«- |
-«- |
|
16 |
Ж\о 13 с документами по приходу; расходу, начисление амортизации, расшифровка по ремонтам к ж/о 10. Приложения М, П, Й к декларации налога на прибыль ф. 11 годовая. |
бухгалтер (Ф.И.О.) |
9-го числа -«12-го числа -«- |
-«- |
|
17 |
Ж/о 15 с аналитическими данными, справками, расшифровками, актами сверок. |
бухгалтер (Ф.И.О.) |
15-го числа -«18-го числа с налогом на прибыль |
-«- |
|
18 |
Ж/о 16 с документами, справками, расшифровками, актами сверок. |
бухгалтер (Ф.И.О.) |
12-го числа -«- |
-«- |
|
19 |
Ж/о 17 с документами, справками, расшифровками, актами сверок. |
бухгалтер (Ф.И.О.) |
11-го числа -«- |
-«- |
|
20 |
Ж/о 8 с документами, справками, расшифровками. |
бухгалтер (Ф.И.О.) |
10-го числа -«8-го числа -«- |
-«- |
|
21 |
Ведомость по вексельным операциям с документами, справками, расшифровками, актами сверок. |
бухгалтер (Ф.И.О.) |
10-го числа -«- |
-«- |
|
22 |
Ведомость по дебиторам и кредиторам с документами, справками, расшифровками, актами сверок. |
бухгалтер (Ф.И.О.) |
10-го числа -«- |
-«- |
|
23 |
Ведение главной книги |
зам. гл.бухгалтера (Ф.И.О.) |
18-го числа -«- |
-«- |
|
24 |
Составление сальдового баланса |
зам. гл.бухгалтера (Ф.И.О.) |
18-го числа -«- |
-«- |
|
25 |
Составление справок и расчетов по коммунальному налогу, реструктуризованной задолженности, отчисления в фонды. |
бухгалтер (Ф.И.О.) |
18-го числа -«- |
-«- |
|
26 |
Составление, оформление по приходу и расходу с ведением в книгах регистрации бланков строгой отчетности и ценных бумаг. |
бухгалтер (Ф.И.О.) |
Доклад к 5-му числу |
-«- |
Главный бухгалтер ___________________________________ (Ф.И.О.)
Разработанные схемы документооборота на отдельных участках учетной работы необходимо анализировать. Такой анализ позволит выявить излишние операции, сократить срок, упростить обработку документов и устранить повторное прохождение документа через одну и ту же инстанцию. По фактам нарушения документооборота и задержке документа на каком
Уважаемый посетитель!
Чтобы распечатать файл, скачайте его (в формате Word).
Ссылка на скачивание - внизу страницы.