Компьютерные технологии в делопроизводстве. Проектирование информационных систем документооборота case/4/0

СОДЕРЖАНИЕ

Введение

1. Компьютерные технологии в делопроизводстве

2. Проектирование информационных систем документооборота документооборота case/4/0

Заключение

Литература

Введение

Для развития любого человеческого общества необходимы материальные, инструментальные, энергетические и информационные ресурсы. Настоящее время - это период, характеризующийся небывалым ростом объема информационных потоков. Это относится как к экономике, так и к социальной сфере. Наибольший рост объема информации наблюдается в промышленности, торговле, финансово-банковской и образовательной сфере. Например, в промышленности рост объема информации обусловлен увеличением объема производства, усложнением выпускаемой продукции, используемых материалов, технологического оборудования, расширением, в результате концентрации и специализации производства, внешних и внутренних связей экономических объектов. Информация – являются решающим фактором, определяющим развитие технологии и ресурсов в целом. Рыночные отношения предъявляют повышенные требования к своевременности, достоверности, полноте информации, без которой немыслима эффективная маркетинговая, финансово-кредитная, инвестиционная деятельность. В последние десятилетия мир переживает переход от "индустриального общества" к "обществу информационному". Происходит смена способов производства, мировоззрения людей, межгосударственных отношений. Люди все чаще используется такое понятие как «информация», «информатизация», «информационные технологии» и т.д.[1] Но всегда ли общество было «информационным»? Существует мнение, что мир пережил несколько информационных революций. Первая информационная революция связана с изобретением и освоением человеческого языка, который, точнее устная речь, выделила человека из мира животных. Это позволило человеку хранить, передавать, совершенствовать, увеличивать приобретенную информацию. Вторая информационная революция заключалась в изобретении письменности. Зафиксированное в письменных текстах знание было ограниченное, и следовательно мало доступно. Так было до изобретения книгопечатания. Что обосновало третью информационную революцию. Здесь наиболее очевидна связь информации и технологии. Механизмом этой революции был печатный станок, который удешевил книгу и сделал информацию более доступной. Четвертая революция, плавно переходящая в пятую, связана с созданием современных информационных технологий (телеграф, телефон, радио, телевидение). Но самым поразительным было создание современных компьютеров и средств телекоммуникаций.[2]

Для полноты раскрытия темы необходимо дать несколько определений:

Информация – сведения о лицах, предметах, фактах, событиях, явлениях и процессах независимо от формы их представления. Информатизация – организованный социально-экономический и научно-технический процесс создания оптимальных условий для удовлетворения информационных потребностей и реализации прав граждан, органов государственной власти, органов местного самоуправления, организаций, общественных объединений на основе формирования и использования информационных ресурсов.

Информационные ресурсы – отдельные документы и отдельные массивы документов, документы и массивы документов в информационных системах. Информационная система – организационно упорядоченная совокупность документов, информационных технологий, в том числе с использованием средств вычислительной техники и связи, реализующих информационные процессы. Пользователь информации – субъект, обращающийся к информационной системе или посреднику за получением необходимой ему информации.[3] Современный персональный компьютер (ПК), обладая значительным объемом памяти и быстродействием, способен решать любые задачи делопроизводства. Кроме автоматизации процесса генерации документов, на ПК можно осуществлять поиск и обработку данных, формирование наглядных графических материалов, построение прогнозов и т.п. Все это делает ПК незаменимым в делопроизводстве. Очевидно, что все эти преимущества ПК проявляются только при правильном и умелом управлении им. Без минимальных необходимых знаний об устройстве и принципах работы ПК невозможно достичь взаимопонимания и избежать конфликтных ситуаций.

1. Компьютерные технологии в делопроизводстве

Большинство делопроизводителей знакомо с традиционными способами создания и обработки документов. Внедрение компьютерных технологий открывает новые перспективы для высокопроизводительного документационного обеспечения в сфере управления. Повсеместное ведение делопроизводства с помощью ЭВМ для России дело будущего, но приближать его нужно уже сегодня, т.к. только автоматизация работы с документами поможет справиться