Разработка информационной системы автоматизации бизнес-процесса «Обеспечение информационного взаимодействия с клиентами»

Документами (относящимися к базовому бизнес-процессу), регламентирующие деятельность выше указанных сотрудников, являются должностные инструкции, которые представлены ниже. К документам, определяющим работу, относятся:

·  Партнерские договора;

·  Новостная рассылка;

·  Должностные инструкции;

·  Инструкции ПО.

Обязанности заместителя директора по внедрениям:

-выполняет руководство и слежение за отделом внедрений;

-Находит перспективные технологии и программы;

-Ведет деловые переговоры с партнерами;

-Устанавливает приоритеты для работы отдела;

-Осуществляет тестирование и изучение нового ПО.

Обязанности отдела по работе с партнерами:

-Обеспечение взаимодействия с партнерами;

-Формирование рассылки для клиентов и отчетности для руководства;

-Изучение рынка ИТ;

-Передача необходимой информации в отдел обслуживания внедрений.

Обязанности отдела обслуживания внедрении:

-Тестирование нового ПО;

-Установка и обслуживание ПО на фирмах-клиентах;

-Отчет по внедрениям.

Перечень бизнес-правил, определяющих работу сотрудников отдела (относящихся к базовому бизнес-процессу),  представлен ниже:

1.  Общая организация работы сотрудников:

·  Заместитель директора по внедрениям, сотрудники партнерского и обслуживающего отделов подчиняются директору;

·   работа выше представленных сотрудников начинается  в 9.00, заканчивается в 17.30, обеденный перерыв 13.00 до 13.30;

2.  Организация выполнения заданий:

·  Задания (поиск нового ПО, тестирование, внедрение) выполняются на основании приказа или поступления заявления от клиента;

·  по окончании выполнения, должна быть предоставлена информация о проделанной работе;

3.  Правила ведения документации:

·  Каждый сотрудник ведет свой отчетный документ, который должен предоставить по итогам выполнения. Сотрудник отдела по работе с партнерами, также должен составлять рассылку для клиентов.

4.  Правила перемещения материальных ценностей.

·  За каждым сотрудником числятся свои материальные ценности

·  При увольнении сотрудник обязан сдать все ценности в надлежащем виде директору фирмы.

5.  Правила хранения информации и документации:

·  у каждого сотрудника информация хранится на компьютере и каждый имеет доступ к файловому серверу, расположенному на предприятии;

·   также информация хранится на бумажных носителях (партнерские договора, журнал и т.д.)

6.  Правила обеспечения конфиденциальности:

·  запрещен доступ к сети, оборудованию и в помещения предприятия посторонним лицам, а так же соблюдения законов о неразглашении  коммерческой тайны.

1.2.4.  Выявление бизнес - процессов базового подразделения

Перечень и описание БП, выполняемых базовым подразделением, представлен в Таблице 3

Таблица 3.

Код БП	Название БП	Цель БП	Действующие лица	Рабочие места, ср-ва автоматизации
ОСНОВНЫЕ БИЗНЕС ПРОЦЕССЫ
ВПО	Внедрение ПО	Внедрение, тестирование нового ПО	ЗДпоВ, ОВ	1,2,3,4
ОС	Обслуживание сетей	Обслуживание сетей фирм.	ОСО	6,7
О1С	Обслуживание 1С	Обслуживание 1С-баз клиентов	ОО1	8,9,10
БИЗНЕС ПРОЦЕССЫ УПРАВЛЕНИЯ
УП	Управление предприятием.	Осуществление контроля за фирмой.	Д	5
ВСПОМОГАТЕЛЬНЫЕ (ОБЕСПЕЧИВАЮЩИЕ) БИЗНЕС ПРОЦЕССЫ
БУ	Бухгалтерский учет.	Бухгалтерский учет.	Б	11
БО	Обработка бухгалтерских, финансовых операций.	Обработка бухгалтерских, финансовых операций.	Б	11
ФРДК	Формирование рассылки для клиентов	Разработка отчетной информации.	ОВ	2
НЛ	Работа с налоговыми ведомствами.	Работа с налоговыми ведомствами.	Б	11
ТП	Тестирование продукта	Тестирование новых решений	ОВ	3,4
П1С	Программирование в 1С	Программирование в 1С	ОО1	10
УКиП	Учет клиентов и партнеров.	Учет клиентов и партнеров.	ОВ	2
БИЗНЕС ПРОЦЕССЫ РАЗВИТИЯ
ПНПРиП	Поиск новых программных решений и партнеров	Поиск новых программных решений и партнеров	ЗДпоВ, ОВ	1, 2

Состав и взаимосвязь основных бизнес процессов представлен в виде функциональной диаграммы в нотации IDEF0 в Приложении А.

Базовым бизнес-процессом выполняемым является «Формирование рассылки для клиентов».

Условием для начала выполнения бизнес-процесса является поступление задания на поиск новой технологии.

Врезультате выполнения бизнес-процесса производиться получение информации о ПО, сопоставление полученных данных, формирование рассылки и доставка данных о новинке клиентам.

В выполнении бизнес-процесса принимают участие директор, зам директора по внедрениям, отдел по работе с партнерами и отдел обслуживания внедрений.

Целью данного БП является:

·  получение прибыли с новых клиентов или внедрения новых программ у старых клиентов; 

При выполнении данного БП возникает ряд проблем:

·      данные о новом ПО разрозненны, информацию о нем приходиться формировать для клиентов вручную.

Подробное описание и анализ базового бизнес процесса приведен в таблице 4.

Таблица 4-Описание базового бизнес-процесса.

Код БП	Наименование БП	БП-Источник информации	БП-Приемник выходной информации	Рабочее место Сотрудник - исполнитель	Используемое средство автоматизации и его загрузка БП от общего объема времени
ПИоПО	Получение информации о ПО	Партнеры, ОВ	ЗДпоВ, ОВ	ОВ	Загрузка – 30%
ИПК	Изучение потребностей клиентов	ОВ	ЗДпоВ	ОВ	Загрузка – 40%
ФРДК	Формирование рассылки для клиентов	ОВ	Клиент	ОВ	Загрузка – 20%
ОДЕ	Отправка документа на E-Mail	ОВ	ОВ, Клиент	ОВ	Загрузка – 10%

Для базового БП представим функциональную диаграмму в нотации IDEF0 (Рисунок 1.2).

Схема документооборота, который осуществляется в отделе  и табель документооборота представлена в В.1 и В.2.

Рисунок 1.2 – Функциональная диаграмма базового БП (as-is)

После внедрения разрабатываемой автоматизированной системы контекстная диаграмма базового бизнес-процесса будет выглядеть следующим образом:

Рисунок 1.3 – Функциональная диаграмма базового БП (to-be).

1.3. Формулировка требований к системе. Концепция системы.

1.3.1. Состав бизнес процессов предприятия.

Состав бизнес-процессов  приведен на рисунке 1.4.

Рис.1.4. Состав бизнес-процессов.Бизнес-процесс «Общее руководство фирмой» необходим для нормального функционирования организации.

Бизнес-процесс «Сопровождение АСУ, антивирусная защита, обслуживание компьютеров и сетей» обеспечивает обслуживание компьютерных сетей.

Бизнес-процесс «Программирование и обслуживание баз 1С» обеспечивает