Анализ данных с помощью перекрестных запросов и сводных таблиц. Создание перекрестных запросов

6.Анализ данных с помощью перекрестных запросов и сводных таблиц

Программа Access приспособлена и нацелена на сохранение всех подробностей в вашей базе данных. Но иногда вам не нужно знать все детали — взамен вы хотите получить общее представление. Необходим способ получения необработанных данных, которые могут включать сотни и тысячи записей, и подведения итогов каким-либо осмысленным образом.

Одним из методом анализа больших объемов информации является использование групповых операций в итоговых запросах (см. запросы 14, 15). Применяя группировку, можно взять огромную подборку строк и сократить ее до нескольких промежуточных итогов. 

Перекрестные запросы и сводные таблицы играют ту же роль. Но они представляют данные несколько иначе. В перекрестных запросах применяются дополнительные столбцы для размещения информации в крайне сжатой таблице. Сводные таблицы используют интерфейс перемещений, позволяющий реорганизовать ваши итоги на лету для выявления различных тенденций и связей. Оба эти средства используются в наборе средств любого специалиста Access.

6.1. Создание перекрестных запросов

Перекрестный запрос — это мощное средство подведения итогов, исследующее большие объемы данных и применяющее их для вычисления промежуточных итогов и средних значений.

Как и итоговые запросы, перекрестные применяют два основных компонента: группировку и функции подведения итога. Группировка применяется для объединения строк в небольшие подмножества. Функция подведения итога используется для вычисления единого значения для каждой группы.

Но есть два важных отличия.

Первое отличие заключается в том, в перекрестных запросах всегда применяется двухуровневая группировка. 

Например, в типичных итоговых запросах можно сгруппировать по товарам и увидеть размер приносимого ими дохода. В перекрестном запросе можно проанализировать данные о продажах в зависимости от страны покупателя и категории товара. С помощью такого анализа вы сможете быстро определить, какие категории товаров особенно популярны в конкретных странах.

Другое отличие перекрестных запросов от итоговых заключается в способе представления программой Access результатов. Итоговый запрос создает отдельную строку для каждой группы.  

Например, если вы анализируете продажи в разных странах различных категорий товаров, итоговый запрос выведет строку для каждой комбинации категории и страны.

Перекрестный запрос действует несколько иначе: он использует ту же информацию, но располагает ее в отдельных столбцах, создавая более сжатое представление.

Запрос 25.       Проанализировать заказы различных категорий товаров в разных странах. 

1.  Создать запрос Объемы заказов, содержащий данные о стране проживания заказчиков, категории заказанных товаров и объеме их заказов.

2.  Выберите на ленте Создание à Другие à Мастер запросов.

3.  На экране появляется окно Создание запроса со списком запросов разных типов, которые может создать мастер. Выберите Перекрестный запрос и щелкните мышью кнопку ОК.

4.  В области Показать щелкните кнопкой мыши переключатель Запросы, а затем выберите запрос Объемы заказов. Щелкните мышью кнопку Далее.

5.  На следующем этапе нужно задать критерий группировки, которые будут применяться для объединения данных в строки. Строки группируются по полю Страна. Щелкните мышью кнопку Далее.

6.  На следующем шаге показывается критерий группировки, применяемый для разделения строк на столбцы. Это поле Категория. Щелкните мышью кнопку Далее.

7.  Выберите поле для вычисления (Объемы заказов) и затем функцию для подсчета сводных данных (Сумма). Щелкните мышью кнопку Далее.

8.  Щелкните мышью кнопку Готово.

6.2. Сводные таблицы

У Access есть еще одно мощное средство для подытоживания ваших данных