Прежде чем начать работать в приложении Access, вы должны провести большую работу без помощи компьютера. Этот процесс состоит из нескольких последовательных этапов.
1. Определите содержимое полей. Вы должны решить, какую именно информацию вы хотите включить в свою базу данных. Попытайтесь идентифицировать каждый элемент, который вам, возможно, когда-либо захочется сохранить или получить доступ к нему. Например, если вы создаете базу данных, связанную с книгами, вам, вероятно, захочется включить в нее название книги, автора и тему. Но, возможно, вам также захочется иметь информацию о времени публикации и имени издателя, а также о содержании в книге рисунков, о числе страниц и ее цене (на внутреннем и внешнем рынке), о типе переплета (твердый или бумажный) и т. д.
Совет --------------------------------------------------------------------------------------------------------------
Очень существенно сохранить полезный баланс между количеством информации и управлением ею, связанным с определенными трудностями. Взявшись за разработку базы данных, включающей множество фактов, вы вскоре устанете заполнять все необходимые поля, когда придет время вводить данные. Следовательно, вы должны включать только ту информацию, в пользе которой уверены. Однако лучше предусмотреть много полей, чем слишком мало. Вы убедитесь, что легче прекратить заполнение некоторых, менее существенных для вас полей, чем возвращаться позднее и добавлять поля, которые вам потребуются, и обновлять каждую запись вручную.
----------------------------------------------------------------------------------------------------------
2. Выберите тип информации в полях. Определите, какого типа информация войдет в каждое поле. Прежде всего, это текст, числа и даты, хотя Access предусматривает и некоторые другие возможности. (Различные типы данных для полей обсуждаются ниже).
3. Продумайте структуру базы данных. Решите, как организовать имена полей и типы данных внутри базы данных. Вы должны определить, какие поля должны находиться в данной таблице и в каком порядке. Раз организовав должным образом базу данных, вы сможете устанавливать поля в отчетах и на экране в любом разумном порядке.
4. Установите связи между таблицами. При планировании базы данных следует обратить внимание на создание связанных таблиц, желательное в том случае, если информация в некоторых полях таблицы повторяется в нескольких записях. Перемещение этих полей в отдельную таблицу и установление связи между таблицами позволит существенно уменьшить объем базы данных и повысить точность обработки.
Например, вы можете создать таблицу Книги, в которой перечислена информация по каждой книге в собрании. Многие их них, вероятно, выпущены в одном и том же издательстве. Следовательно, вы можете поместить информацию по каждому издательству (название, адрес и т. д.) в отдельную таблицу под названием Издательства, дав каждому издательству идентифицирующий индекс ID и установив связь между двумя таблицами. Тогда в таблице Книги вам нужно будет просто напечатать ID для каждого издательства вместо того, чтобы печатать название и прочую информацию всякий раз, когда оно встречается.
Организация и установление порядка полей в нескольких таблицах и установление связей между ними для исключения дублирующей информации называется нормализацией. Access может помочь вам в этом довольно сложном процессе благодаря наличию Мастера анализатора таблиц.
5. Определяйте поля в качестве ключевых полей или индексированных. Ключевое поле состоит из одного или нескольких полей, которые однозначно идентифицируют каждую запись в таблице. Проектируя поле в качестве индекса (то есть индексируя его), вы увеличиваете скорость поиска или сортировки, совершаемых с помощью этого поля. Поле, задуманное как ключевое, индексируется автоматически, но, возможно, вы захотите проиндексировать дополнительные поля, которыми часто будете пользоваться для поиска и сортировки.
6. Приступайте к построению базы данных на компьютере. С этого момента вы можете начать создание базы данных на компьютере. Вы уже сформулировали основные определения для каждой таблицы и установили связи между таблицами. Однако многое зависит и от того, как вы будете вводить данные
Уважаемый посетитель!
Чтобы распечатать файл, скачайте его (в формате Word).
Ссылка на скачивание - внизу страницы.
