Краткая инструкция по работе с программой "Портье". Резервирование номеров. Архив личных карточек. Передача смены

Страницы работы

8 страниц (Word-файл)

Содержание работы

INSPECTOR  HOTEL

КРАТКАЯ ИНСТРУКЦИЯ ПО РАБОТЕ С ПРОГРАММОЙ «ПОРТЬЕ»

ПРЕДУПРЕЖДЕНИЕ: программа оптимизирована для работы с разрешением экрана не менее 1024х 768 точек, поэтому перед запуском программы установите в настройках экрана такое разрешение. После регистрации программы окно напоминания не появляется.

·  Программа поможет Вам:

·  наглядно представить план занятых и свободных номеров и мест в них

·  автоматизировать резервирование номеров, поселение и выписку гостей

·  автоматически подсчитать стоимость за проживание, питание, телефон и услуги с учетом скидок, проживания менее 12 часов, тарифов сезон-несезон и т.д.

·  выписать счет клиенту с учетом гостиничного сбора, курортного сбора и НДС (0%- упрощенная система налогообложения )

·  получить отчет за смену о всех проживающих, выселениях и резервированиях с информацией о начисленных и оплаченных суммах, долгах и видах оплат

·  сохранять в базе информацию о всех поселявшихся гостях с их реквизитами, о поселениях и их стоимости, услугах и т.д. для последующего анализа

ВХОД В ПРОГРАММУ

При запуске программы первым появляется окно, в котором необходимо выбрать зарегистрированное в системе имя портье и его пароль доступа. Для демо-версии выберите Аdmin, пароль доступа – 31 (у каждого администратора имеется свой пароль, который выдается менеджером отеля).

КАЛЕНДАРНЫЙ ПЛАН РАЗМЕЩЕНИЯ

Главное окно программы

В главном окне программы изображен план размещения гостей в номерах гостиницы.

·  Слева в колонке - список категорий номеров.

·  Вверху таблицы – календарь, где красным помечены выходные дни (зеленым цветом выделена текущая дата).

·  Снизу таблицы находятся стрелки, при помощи которых можно прокручивать сетку плана по дате.

·  При нажатии на кнопку с одной стрелкой происходит смещение даты на одно число, при нажатии на кнопку с двумя стрелками выполняется перемещение на две недели.

·  Если дата заезда находится на границе экрана, необходимо подвинуть даты на 3-4- дня после выезда с целью предотвращение наложения одной брони на другую.

·  Для установки текущую дату можно воспользоваться кнопкой с изображеним часов.

·  Для прокрутки номеров гостиницы справа находится стандартный ползунок прокрутки.

Цвета полосок на планеопределяют статус гостей.

Белый цвет – предварительные заявки.

Зеленый цвет – проживающие гости,

Желтый – уже выселенные гости.

Голубой цвет - заявка утверждена, только после внесения оплата (но гость еще не заехал). Для утверждения заявки  необходимо навести курсор на данную бронь, нажать правую клавишу мышки и выбрать пункт «утвердить заявку».

Цвет и шрифт имен гостей определяет состояние оплаты за проживание и доп. услуги. Красный жирный шрифт – гость должен доплатить или оплатить

Нормальный черный – сумма оплаты совпадает с суммой за проживание и  доп. услуги.

Кнопки управления.

В левом верхнем углу находится ряд кнопок для появления различных форм (окон) работы программы.

Архив личных карточек. - для поиска клиента гостиницы по заданным параметрам. В архиве содержатся личные карточки всех гостей.

Передача смены - для получения отчетов за смену. Время начала и конца смены задается в меню Настройки – Конфигурация Старшим Администратором.

Ежедневно в конце рабочей смены администратору необходимо делать отчет смены. Администратору необходимо выбрать смену в которой он работал (1смена с 8:30  до 20:30, 2 смена с 20:30 до 8:30). Поставить галочку в  кнопке –печать, нажать на кнопку « лупу».

Чтобы распечатался отчет необходимо нажать кнопку close

Кнопка «Ремонт» - для «зарезервирования» выбранного номера под ремонт.

2.  Резервирование мест.

Для резервирования места для нового гостя необходимо выполнить следующее.

·  Выберите на плане дату, поместите курсор мышки напротив комнаты и места, куда Вы хотите поселить гостя.

·  Удерживая нажатой левую клавишу мышки, протяните курсор вправо на необходимое количество дней, в которые предполагается проживание гостя. Во время этого действия вы будете видеть подсказку общего числа выбранных дней.

  • После отпускания кнопки мышки на экране появится форма регистрации для заполнения  необходимых данных поселения.
  • Если дата заезда находится на границе экрана, необходимо подвинуть даты на 3-4- дня после выезда с целью предотвращение наложения одной брони на другую.

Похожие материалы

Информация о работе