Автоматизированный учет хозяйственных операций устроен таким образом, что как только предъявляется счет за отгруженную продукцию, оказанную услугу, эта сумму становится дебиторской задолженностью, хотя по сути она таковой не является, так как по каждому договору определяется период исполнения обязательств, и только тогда, когда исполнения обязательств не произойдет в установленный срок, это будет являться дебиторской задолженностью.
Предлагается разделить всю имеющуюся дебиторскую задолженность на три группы:
1. текущая задолженность;
2. проблемная задолженность;
3. критическая (предположительно безнадежная) задолженность.
В раздел «Текущая задолженность» должна войти задолженность в разрезе условий договоров, то есть по сути не являющаяся таковой до тех пор, пока не будут нарушены сроки исполнения обязательств. Для достижения этого результата при регистрации заключаемых договоров и внесении исходных данных в базу данных АСУ необходимо ввести дополнительное поле (строку), отражающее срок исполнения договоров в соответствии с условиями, путем введения количества дней. Например, в каких-то договорах этот срок – 30 дней, в каких-то – 180-240 дней, тогда текущая задолженность будет находиться в соответствии с реальностью исполнения обязательств. Сейчас еще не поздно ввести эти изменения по всем заключенным в 2003 году договорам.
В раздел «Проблемная задолженность» должна быть отнесена та, период формирования которой находится в пределе от даты образования до достижения «возраста» 34 месяца (датой образования является дата выставления счета, то есть отгрузки продукции, оказания услуг).
В раздел «Критическая задолженность» должна быть отнесена та, «возраст» которой превысил 34 месяца.
При таком вмешательстве в форму учета дебиторской задолженности сформируется действительная картина, которая поможет установить лимит, рассматриваемый на определенную дату, от которой начнется отсчет времени на принятие мер.
Эта сумма будет являться максимально возможной для подразделения (она отражает уже свершившийся факт), в дальнейшем она должна будет только снижаться, пополняя оборотные средства предприятия.
Критическая задолженность также будет являться предельной на установленную дату и в дальнейшем должна быть возвращена (что вряд ли реально), либо предложена к списанию с подтверждением документально всех предпринятых мер по ее возврату. При таких изменениях в учете дебиторской задолженности можно будет разработать укрупненную форму, позволяющую осуществлять мониторинг за изменением итоговых сумм по каждому из выше перечисленных разделов учета, не обращая внимания на текущую задолженность.
Следующим этапом по работе с проблемной задолженностью будет определение возможной суммы поступления средств из раздела «Проблемная задолженность».
Предлагается сумму задолженности по этому разделу разбить по периодам ее образования:
- до года от даты выставления счета за продукцию, услуги;
- до двух лет;
- более двух лет.
Затем определяется доля каждого периода в общей сумме проблемной задолженности и устанавливается сумма обязательного первоочередного поступления средств из дебиторской задолженности сроком более двух лет (то есть та дебиторская задолженность, которая в первую очередь может стать безнадежной).
В дальнейшем принятие таких изменений в электронном учете позволит правильно рассчитывать коэффициенты инкассирования и использовать их для прогнозирования и реальной оценки денежных поступлений от продаж, оказания услуг в соответствующем интервале времени от момента реализации. Это в конечном итоге поможет наиболее правильно планировать движение денежных средств в месячном бюджете предприятия.
Анализ изменений итоговых сумм по каждой из сформированных групп дебиторской задолженности каждого подразделения позволит повысить ответственность руководителей по исполнению договорных обязательств и возврату средств предприятию.
Уважаемый посетитель!
Чтобы распечатать файл, скачайте его (в формате Word).
Ссылка на скачивание - внизу страницы.