Настройка рабочей среды Microsoft Outlook и создание учетной записи

БЕЛОРУССКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ ЭКОНОМИЧЕСКИЙ

УНИВЕРСИТЕТ

КАФЕДРА ИНФОРМАЦИОННЫХ ТЕХНОЛОГИЙ

Дисциплина:

КОМПЬЮТЕРНЫЕ

ИНФОРМАЦИОННЫЕ ТЕХНОЛОГИИ

Часть 1. Техническое и программное

обеспечение

Учебно-методическое пособие для студентов дневной формы обучения

Тема 7:

ПРОГРАММЫ-ОРГАНАЙЗЕРЫ

,

МИНСК 2012

ОГЛАВЛЕНИЕ

7.1 Настройка рабочей среды Microsoft Outlook и создание учетной записи....................................................................................................... 4

7.2 Работа с папкой Контакты................................................................. 8

7.3 Экспорт/импорт папок..................................................................... 10

7.4 Работа с папкой Календарь.............................................................. 12

7.5 Работа с папкой Задачи.................................................................... 17

7.6 Работа с папкой Заметки.................................................................. 19

Задания для самостоятельной работы.................................................. 20

Контрольные вопросы........................................................................... 22

В этой теме вы научитесь:

s работать в программе-органайзере Microsoft Outlook; s правильно настраивать рабочую среду органайзера; s работать с личной информацией, планировать занятость и вести учет выполненных планов; s систематизировать сведения о своих друзьях, коллегах, связях; s выполнять процедуры совместной работы со своими контактами.

& Программы-органайзеры относятся к прикладному программному обеспечению и предназначены для накапливания пользовательской информации с целью ее оперативного использования для организации дел, контроля их выполнения, отслеживания определенных событий. Является одной из форм персонального органайзера.

Как правило, программы-органайзера включают следующие компоненты: календарь; менеджер контактов (адресно-телефонная книга); заметки; события, привязанные к определенной дате и времени; планировщик задач для контроля их выполнения; напоминатели об определенных событиях.

Одним из примеров превосходных оптимизаторов и организаторов работы является программа Microsoft Outlook. Она хранит не только все личные планы, задачи и заметки, но и позволяет организовывать совместные с друзьями, коллегами, знакомыми события. Кроме того, Microsoft Outlook может вести дневник создаваемых файлов, хранить информации о контактах, заменяя множество блокнотов с адресами и телефонами, выполнять роль почтовой программы с функцией борьбы с нежелательной почтой, создавать сообщения средствами любого приложения и многое другое.

Программа Microsoft Outlook в первую очередь имеет информационный характер. Поэтому вся хранимая информация сгруппирована по папкам. Назначение и содержимое почтовых папок Входящие, Исходящие, Отправленные, Удаленные и Черновики известны по приложению Outlook Express. В данной теме будут рассмотрены остальные папки органайзера.

7.1 Настройка рабочей среды Microsoft Outlook и создание учетной записи

& Для полноценной работы в Microsoft Outlook необходимо связать данное приложение с почтовым сервером пользователя. Поэтому основной задачей настройки рабочей среды является идентификация пользователя почтового ящика посредством создания учетной записи, аналогично работе в почтовом клиенте Outlook Express.

Рекомендации по выполнению

· Откройте программу Microsoft Outlook щелчком по пиктограмме на панели задач или командой главного меню Windows: Пуск/Программы/Microsoft Office/ Microsoft Office Outlook.

· Активизируйте из меню Вид следующие элементы интерфейса: панели инструментов Стандартная и Дополнительно, строку состояния и область переходов, которая служит для получения доступа ко всем папкам Outlook

(рис. 7.1).

· Очистите         содержимое       всех       почтовых       папок                           (Входящие,

Отправленные и др.) путем удаления имеющихся записей в каждой из них командой Удалить из контекстного меню или одноименной кнопкой .

Задание 2. Создать учетную запись электронной почты.

Рекомендации по выполнению

· Просмотрите, какие учетные записи зафиксированы на вашем компьютере, если таковые имеются. Для этого выполните команду Сервис/Учетные записи электронной почты и поставьте переключатель просмотреть или изменить имеющиеся учетные записи. Нажмите [Далее].

· В окне Учетные записи электронной почты удалите все имеющиеся учетные записи, если таковые имеются, выделив их и нажав кнопку [Удалить].

· Создайте новую учетную запись^[1] для доступа к своему почтовому ящику:

-  в окне Учетные записи электронной почты нажмите [Добавить];

-  выберите тип почтового сервера – в данном случае – переключатель

POP3, нажмите [Далее];

-  выполните настройки электронной почты: заполните поля Введите имя, Адрес электронной почты, Север входящей почты (POP3) ^[2], Север исходящей почты (SMTP), введите пароль для доступа к почтовому ящику. Основные сведения о настройках приложения Outlook для работы с почтовым ящиком, зарегистрированным на наиболее популярных почтовых серверах, представлены в таблице 7.1. Пример заполнения необходимых сведений в окне создания учетной записи для почтового ящика, зарегистрированного на yandex.ru, приведен на рис. 7.2;

Таблица 7.1 Параметры настройки взаимодействия с почтовыми серверами

Примечание. Флажок Вход с защищенным подтверждением пароля установите, если это оговаривается Вашим провайдером;

-  нажмите кнопку [Другие настройки] и во вкладке Север исходящей почты