Определение таблиц базы данных. Создание индексов. Установление связей между таблицами

Цель работы:

1.  Определение таблиц базы данных

2.  Создание индексов

3.  Установление связей между таблицами

4.  Определение подстановок

ПРИМЕЧАНИЕ. Описание таблиц базы данных – один из важных этапов работы с формализованными структурированными взаимосвязанными данными, которые требуется представить в виде базы данных.

Требуется описать БД, содержащую информацию о клиентах компании, предлагаемых товарах и заказах, сделанных клиентами. Полагаем, что БД состоит из трех таблиц:

1) КЛИЕНТЫ (ФИО Адрес Телефон …)

2) ТОВАРЫ (Название Цена…)

3) ЗАКАЗЫ (№Заказа Клиент ДатаЗаказа…)

ТАБЛИЦА – структурированный объект, состоящий из АТРИБУТОВ (характеристик объекта), которые являются атомарными (неструктурированными) величинами: число, текстовая строка…

ПРИМЕЧАНИЕ. При запуске Access отображается сообщение «Предупреждение системы безопасности»: «Часть содержимого базы отключено». Следует в кнопке ПАРАМЕТРЫ выбрать ВКЛЮЧИТЬ ЭТО СОДЕРЖИМОЕ.

Выполнение работы:

I)  Описываем структуру таблицы ТОВАРЫ. Товар имеет характеристики: НАЗВАНИЕ, ЦЕНА. Описываем характеристики для каждого поля.

СОЗДАНИЕ … КОНСТРУКТОР ТАБЛИЦ (не рекомендуется использовать упрощенную процедуру описания таблицы). Если требуется изменить структуру таблицы, следует перейти в режим КОНСТРУКТОР.

НАЗВАНИЕ:

- имя

- тип – текстовый

- описание – комментарий, поясняющий предназначение характеристики

- размер поля – рекомендуется указать максимальную длину строки (а не использовать значение по умолчанию) – 30

- формат поля – не задаем

ПРИМЕЧАНИЕ. Формат поля используется при выводе поля на экран или печать. Для текстовых данных можно задать рекомендации: выводить текст в нижнем/верхнем регистре, цвет текста…

- маска ввода – не задаем

- подпись – рекомендуется задавать – подпись столбца в отчете или форме; подпись может содержать более информативный текст, чем имя поля

- значение по умолчанию –как правило, рекомендуется задавать, особенно в случаях, когда указывается характеристика поля значение по умолчанию

- условие на значение– не задаем

- сообщение об ошибке – сообщение, которое отображается, если нарушено условие

(В данном примере не должно применяться)

- обязательное поле – рекомендуется решать это вопрос исходя из содержания задачи – в таблице не могут присутствовать данные о товаре без названия – ДА

- индексированное поле – НЕТ

ПРИМЕЧАНИЕ. Индексированные поля позволяют сократить время поиска. Однако индексы текстовых строк – неэффективные и требуют излишних вычислительных ресурсов. Работа замедляется при обновлении БД. Поэтому создавать такие индексы нужно в случае крайней необходимости. Индексы строятся и при связывании таблиц, эта процедура выполнится автоматически. Рекомендуется в явном виде указать все необходимые для работы индексы.

ПРИМЕЧАНИЕ. Индекс в отличии от ключа не должен содержать уникальные значения – значения в поле индекса могут повторяться для разных строк. Например, покупатель может купить несколько товаров (при описании таблицы ЗАКАЗЫ).

ЦЕНА

- имя

- тип данных – числовой

- описание

- размер поля – целое/длинное целое (в РФ практически не используются цены с копейками)

- формат поля – денежный

- число десятичных знаков (можно ограничить размер колонки)

- значение по умолчанию – >=1

- - сообщение об ошибке – …

- обязательное поле – ДА

- индексированное поле – НЕТ (если не предполагается поиск в справочнике по ценам и объем справочника товаров будет большим)

ПРИМЕЧАНИЕ. При описании таблицы нужно не только указать характеристики ее полей, свойства самой таблицы, но и определить индекс. Индекс служит для идентификации строки таблицы, т.е. это уникальная характеристика каждой строки. Строки таблицы различаются значениями индекса. Индекс для таблицы рекомендуется определять в обязательном порядке, хотя Access позволяет игнорировать эту процедуру (это допустимо для небольших вспомогательных таблиц типа кодификаторов и т.п.)

В концептуальной модели сущность ТОВАРЫ может иметь два атрибута НАЗВАНИЕ и ЦЕНА, ключевым является НАЗВАНИЕ. В логической модели требуется организовать эффективный индекс. Поэтому вводится дополнительное поле КОД ТОВАРА:

- размер поля – целое/длинное целое

- формат поля – денежный

- число десятичных знаков 3-5 (зависит от количества товаров в справочнике, может использоваться и большее количество знаков, если код – штрих-код)

- значение по умолчанию – >=0

- - сообщение об ошибке – …

- обязательное поле – ДА

- индексированное поле – ДА

II)  КЛЮЧЕВОЕ ПОЛЕ – на разделе меню КОНСТРУКТОР нажимаем кнопку КЛЮЧЕВОЕ ПОЛЕ (установить/отменить ключ)

ПРИМЕЧАНИЕ. Помимо характеристик свойств  атрибутов таблицы задаются и свойства общие для таблицы.

III)  ХАРАКТЕРИСТИКИ ТАБЛИЦЫ – нажимаем кнопку СТРАНИЦА СВОЙСТВ – можно задать характеристики

- условие на значение – проверяется при вводе/изменении данных в таблице; проверка полей одной строки – в условие таблицы включены несколько полей в отличие от условия поля (ненадлежащие строки не включаются в таблицу);

- сообщение об ошибке при нарушении условия;

- фильтр – как правило, не задается

ПРИМЕЧАНИЕ. Для любой таблицы может быть задан фильтр. В виде SQL-конструкции он отображается в графе фильтр свойств таблицы (ТОВАРЫ.Название) Like "Т*" – название начинается с…). Если фильтр автоматически не применяется в графе свойств фильтр при загрузке – значение НЕТ.

-сортировка – как правило, не задается (указывается поле сортировки и направление: ASC/DESC, ASC –по умолчанию), соответственно задается (Да/Нет) характеристика сортировка при загрузке.

IV)  Описываем таблицу КЛИЕНТЫ: атрибуты ФАМИЛИЯ, ИМЯ, ОТЧЕСТВО, АДРЕС (улица, № дома), ТЕЛЕФОН ….

- если клиенты из разных городов, следует добавить атрибут НАСЕЛЕННЫЙ ПУНКТ;

- можно добавить почтовый индекс, если предполагается формировать почтовые наклейки или письма с адресами;

- дополнительное поле (КОД КЛИЕНТА) для индексации строк таблицы КЛИЕНТЫ, как в случае таблицы ТОВАРЫ использовать не обязательно – в таблице имеется атрибут, который может быть ключевым – ТЕЛЕФОН;