Конструирование отчета с вычислениями в строках и с общими итогами.Конструирование отчета с частными и общими итогами

Вам необходимо знать

Отчет – отображение на бумаге или на экране информации из базы данных в виде, удобном для ее восприятия и анализа пользователем.

Это гибкое средство для организации данных при выводе на экран или на печать. В отчете можно сортировать и группировать данные,  осуществлять  расчеты в  строках и проводить итоговые вычисления над группами строк и над всеми строками с использованием статистических функций. Отчет  может основываться на  таблице или запросе и представлять сложные зависимости между различными наборами данных. Он может быть составным – включать другие отчеты.

Используя средства шрифтового, фонового и цветового оформления, обрамления, рисунки, деловую   графику, вставку объектов других приложений, можно создавать отчеты высокого качества.

Существует три способа создания отчета: в автоматическом режиме, с помощью Мастера и с помощью Конструктора. В автоматическом режиме на основе выбранной таблицы или запроса создается автоотчет в столбец (с расположением полей в столбец) или ленточный (с расположением полей в строку).  Мастер отчетовпозволяет создать отчет на основе ответов пользователя  на вопросы,  касающиеся структуры, содержания  и  оформления отчета. Конструктордает возможность самостоятельного конструирования отчетов.

В пособии рассматривается конструирование отчетов.

Открытие окна Конструктора отчета в окне База данных производится следующим образом: 

выбрать объект Отчеты Þ [Создать] Þ

окно  Новый отчет Þ выбрать Конструктор и выбрать из раскрывающегося списка  источник данных – таблицу или запрос Þ [OK]

Конструирование отчетов, как и конструирование форм, требует навыков работы с элементами управления.

5.1.  Конструирование отчета с вычислениями в строках

и с общими итогами

Выполнение задания

Источником данных для конструирования отчета является перекрестный запрос КОЛИЧЕСТВО СЧЕТОВ. Откройте его и обратите внимание, что в таблице имеются отсутствующие значения, допустимые в СУБД Access. Затем закройте окно запроса.

Откройте окно Конструктора отчета, указав в качестве источника данных запрос КОЛИЧЕСТВО СЧЕТОВ. Включите, если не включены, используя пункт меню Вид, следующие инструментальные средства для конструирования:

·  панель Конструктор отчета;

·  панель Формат (форма/отчет);

·  панель элементов;

·  список полей (источника данных для отчета);

·  линейки.

По умолчанию в окне Конструктора отчета выводятся разделы "Верхний колонтитул", "Область данных", "Нижний колонтитул" с сеткой прямоугольной формы.

Выполните следующие действия:

·  включите еще разделы "Заголовок отчета" и "Примечание отчета" по команде

Вид/Заголовок/примечание отчета

·  установите ширину разделов окна Конструктора, равной 16 см – правую границу любого раздела протяните до 16 см на горизонтальной линейке;

Примечание. Так как по умолчанию задаются параметры страницы – книжная ориентация, формат А4 (21х29,7 см), суммарный размер правого и левого поля приблизительно 5 см, то ширина строки отчета в процессе его конструирования не должна превышать 16 см, иначе отчет расположится по ширине на двух страницах.

·  сконструируйте заголовок отчета в разделе "Заголовок отчета":

§  введите текст КОЛИЧЕСТВО СЧЕТОВ В ФИЛИАЛАХ в данный раздел  при помощи кнопки  (Надпись) панели элементов и расположите его по центру строки отчета, прижав к верхней границе раздела;

§  введите текст на ниже первой строки заголовка, а за ним вставьте