Вимоги до оформлення документів. Експертиза цінності документів та суб’єкти її здійснення

підписуються головою і секретарем комісії і затверджуються керівником установі. У кожній організації, що має експертну комісію, розробляється положення про неї, у якому визначаються її функції, права і порядок організації роботи. Документування діяльності ЕК покладається на секретаря комісії.

Експертиза цінності документів у діловодстві проводиться при складанні номенклатури справ, формуванні справ і перевірці правильності віднесення документів до різних справ, підготовці справ до наступного збереження. Вона здійснюється постійнодіючими експертними комісіями, на які, крім організації щорічного відбору документів на збереження, покладається розгляд річних розділів описів справ постійного тимчасового (понад 10 років) збереження, у тому числі і по особовому складі, актів про виділення до знищення документів і справ, що не підлягають подальшому збереженню, про непоправне ушкодження документів постійного збереження і про незнаходження справ, що підлягають передачі па державне збереження; розгляд переліків документів, номенклатур справ, інструкцій з діловодства і т.п.

Для правильного визначення цінності документів члени ЕК вивчають історію установи, його функції і структуру, систему діловодства, документацію, зв'язки з іншими організаціями. Правильність віднесення документів до справ з відповідними термінами збереження й оцінка їх наукової і практичної цінності забезпечується шляхом поаркушного перегляду справ.

Визначити практичну цінність документів і зразкові терміни їхнього збереження для оперативних потреб може будь-який кваліфікований фахівець установи, однак для члена ЕК цього недостатньо. При експертизі документів необхідно враховувати обставини, що визначають їхню цінність також з погляду інтересом Державного архівного фонду. Політичну, науково-історичну і практичну цінність документів визначають з урахуванням їх змісту, часу і місця виникнення, значення установи (особи), у діяльності якої вони утворилися. У залежності від характеру і значення документів у діяльності установи враховуються також юридична чинність, дійсність, дублетність, відображення основної діяльності нижчестоящих установ системи, ступінь схоронності документів, язикові, художні й інші особливості.

На постійне збереження відбирають оригінали документів зміст яких найбільше повно характеризує основну діяльність установи. До них відносяться статути, положення, розпорядженні, накази, указівки, зведені плани, доповіді, огляди, протоколи нарад і засідань колегіальних органів, зведені статистичні дані й інші аналогічні документи. На постійне збереження відбирають листування установи з державними органами, а також вищестоящими організаціями по основних питаннях діяльності установи.

Значно полегшує експертизу цінності документів розподіл документації