Регистрация документов. Подготовка журнала регистрации входящих документов. Заполнение журнала

Практическая работа № 3

Тема: «Регистрация документов»

Цель работы: приобретение практических навыков приема входящей документации, регистрации различных видов документов, а также формирование умения создавать различные системы регистрации.

Содержание работы:

1.Подготовка журнала регистрации входящих документов. Заполнение журнала;

2.Подготовка журнала регистрации исходящих документов. Заполнение журнала;

3.Подготовка журнала регистрации внутренних документов. Заполнение журнала;

4.Создание систем регистрации в Access,Excel,Word

Вопросы для подготовки к работе:

1.Дать определение регистрации документов. Виды регистрации.

2. Перечислить, какие виды документов не подлежат регистрации.

3.Основная схема работы с входящей документацией.

4.Основные этапы работы с исходящей документацией.

5.Основные этапы работы с внутренней документацией.

Ход работы

1.Ознакомиться с различными видами регистрации( журнальной, карточной, электронной)

2.Правила заполнения регистрационных форм.

3.Регистрация документов.

4.Создание электронных систем регистрации.

Методические указания

Регистрация документов- это важнейший этап работы с документами и определяется ГОСТ, как «Запись учетных данных о документа по установленной форме фиксирующая факт его создания, отправки или получения»

Цель регистрации следующая:

•    Учет документов(создание банка данных о документах организации);

•     Контроль их исполнения

•     Поиск документов. 

Регистрации подлежат все документы, требующие специального учета, исполнения и использование в справочных целях не зависимо от способа получения. Сам процесс регистрации – это снятия с документа показателей (реквизитов) и занесение их в определенную регистрационную форму (журнал, картотеку, ПЭВМ),для создания базы данных о документах учреждений т.о., в процессе регистрации создается информационно- поисковая система по всем документам организации (фирмы). Документы, полученные только для сведения и не требующие ответы и исполнения, не регистрируются. В учреждениях должен быть разработан службой делопроизводства и утвержден руководителем перечень не регистрируемых документов. Обычно он дается как приложения к инструкции по делопроизводству организации, но может разрабатываться и как самостоятельный документ. По мере необходимости этот перечень следует подновлять.

К не регистрируемым документам обычно относятся:

Рекламные письма; поздравительные письма; телеграммы; приглашения; программы семинаров; совещаний и конференций;

Каждый документ, отнесенный к числу регистрируемых получает свой регистрационный номер. Он не совпадает и существенно меньше учетного порядкового номера, проставленного в отметки о поступлении документа в организацию.

Документы регистрируются один раз. В крупном учреждении регистрацию ведет группа регистрации канцелярии. В  не большом учреждении, фирме все документы регистрируются централизованно секретарь. В учреждениях, имеющие отделы, регистрация внутренних документов проводится децентрализовано по группам ( в тех отделах, где они создаются и оформляются): в бухгалтерии, отделом кадров, канцелярии. При этом документы должны регистрироваться каждый день подписания или утверждения, входящий- в день поступления, исходящий- в день отправки.

Для входящих и исходящих и внутренних документов ведутся раздельные регистрационные формы с самостоятельными регистрационными номерами.

Из входящего документа в процессе регистрации и в регистрационную форму выписываются, как правило, следующие сведения:

1.Дата получения;

2.Регистрационный номер, приписываемый документу учреждением- получателем;

3.Дата документа;

4.Регистрационный номер документа, присвоенный ему учреждением – автором;

5.Автор( корреспондент) – т.е.чей документ;

6.Заголовок (о чем документ, т.е. краткое содержание документа);

7.Резолюция(исполнитель, содержание поручения, подпись автора резолюции, дата);

8.Срок исполнения;

9.Исполнитель(кто с ним работает);

10.Ход исполнения (фиксируются все передачи документа и как исполнен);

11.Номер дела(куда документ помещен после исполнения);

При регистрации отдельных видов документов, сведения, вписываются