Оформление технической документации в текстовом редакторе MS Word. Принципы создания структурированных документов

УДК  681.3.066 (07)

091

Рецензент – доцент кафедры теоретической механики ГОУ ВПО «СибГИУ», кандидат технических наук В. А. Шишорин

091              Оформление технической документации в текстовом редакторе MS Word. Метод. указ./ Сост.: Л. В. Голунова: СибГИУ. – Новокузнецк, 2006.

Представлены сведения о правилах оформления документов (рефератов, курсовых проектов и работ и т. п.) средствами текстового редактора MS Word. Рассмотрены принципы создания структурированных документов, способы редактирования и обработки технической документации. Приведены порядок выполнения лабораторно-практической работы, контрольные вопросы, задания для самостоятельной работы. Предназначены для студентов специальностей 190701 – Организация перевозок и управление на транспорте (железнодорожном), 270102 – Промышленное и гражданское строительство, 130404 – Подземная разработка пластовых месторождений, 140601 – Электромеханика в горном производстве очно-заочной формы обучения.

Цель работы

-  Дать представление о способах обработки структурированных документов, работе со стилями, режиме просмотра «Структура документа»;

-  Напомнить о способах создания, редактирования и форматирования таблиц;

-  Показать возможности формульного редактора для оформления технической документации;

-  Сформировать в целом навыки оформления технической документации с целью их использования для оформления рефератов, курсовых проектов, работ и т. п.

Навыки и умения

Для успешного выполнения лабораторной работы студент должен:

1.  Иметь навыки работы с операционной системой Windows98/2000/XP;

2.  Уметь применять текстовый редактор для набора, редактирования и форматирования текстов;

3.  Уметь формировать различные типы списков;

4.  Уметь создавать простые таблицы;

5.  Интегрировать разнообразные документы в текстовый редактор.

После выполнения лабораторной работы студент должен:

1.  Уметь форматировать документ, используя стили, и на этой основе автоматически создавать оглавление;

2.  Уметь форматировать и редактировать таблицы;

3.  Уметь работать в формульном редакторе;

4.  Уметь задавать автонумерацию объектов текстового редактора.

Порядок выполнения лабораторной работы

1.  Последовательно выполнить все предложенные задания;

2.  Выполнить задание для самостоятельной работы;

3.  Представить выполненную работу преподавателю;

4.  Ответить на вопросы преподавателя;

5.  Отключить компьютер.

Условные обозначения

			Сделал? Продолжай!

			Новый материал

Создание структурированного документа

Создание нового документа

1. Создайте новый документ в текстовом редакторе MS Word.

2. Задайте параметры страницы. Для этого выполните команду Файл/ ПАРАМЕТРЫ СТРАНИЦЫ. Установите на вкладке поля: верхнее – 2 см, нижнее – 2 см, левое – 3 см, правое – 1 см, ориентация страницы – книжная.

3. Введите с клавиатуры следующий текст.

МЕЖДУНАРОДНАЯ КОНВЕНЦИЯ

ОБ ОХРАНЕ ИНТЕРЕСОВ АРТИСТОВ-ИСПОЛНИТЕЛЕЙ,

ПРОИЗВОДИТЕЛЕЙ ФОНОГРАММ И ВЕЩАТЕЛЬНЫХ ОРГАНИЗАЦИЙ

26 октября 1961 г. г. Рим

Договаривающиеся Государства, стремясь защитить права артистов-исполнителей, производителей фонограмм и вещательных организаций, согласилась о нижеследующем:

Глава I. Общие положения

Охрана, предоставляемая настоящей Конвенцией, никоим образом не затрагивает и не наносит никакого ущерба охране авторских прав на литературные и художественные произведения. Соответственно, ни одно из положений настоящей Конвенции не может быть истолковано как наносящее ущерб этой охране.

Глава II. Порядок охраны

Статья 1. Для целей настоящей Конвенции национальный режим охраны означает режим, предоставляемый внутренним законодательством Договаривающегося Государства, в котором испрашивается охрана:

  артистам-исполнителям, являющимся его гражданами, в отношении осуществляемых на его территории исполнений, их передачи в эфир или первой записи;

  производителям фонограмм, являющимся его гражданами, в отношении фонограмм, впервые записанных или впервые опубликованных на его территории.

Статья 2. Национальный режим охраны предоставляется в соответствии с требованиями охраны и условиями, предусматривающими ее ограничение, прямо оговоренными в настоящей Конвенции.

Глава III. Основные понятия

Для целей настоящей Конвенции:

Статья 4. Под "публикацией" понимается предоставление публике экземпляров фонограммы в достаточном количестве;

Статья 6. Под "передачей в эфир" понимается передача беспроволочными средствами звуков или изображений и звуков для приема публикой;

Глава IV. Условия договора

Статья 3. Исполнение, не будучи записанным на фонограмму, распространяется путем передачи в эфир, охраняемой в соответствии с настоящей Конвенцией.

Технология работы

4. Оформите заголовок текста. Заголовок выровнен по центру, шрифт 14 пт, полужирный, разрядка – 1 пт, все буквы прописные (ФОРМАТ/ ШРИФТ/ ШРИФТ/ все прописные). Для того чтобы выполнить разрядку, следует выполнить команду: ФОРМАТ/ ШРИФТ/ ИНТЕРВАЛ/ ИНТЕРВАЛ – разреженный 1 пт. Не забудьте выделить весь заголовок.

			Заголовок вводят прописными буквами. Переносы слов в заголовке не разрешаются. Большой заголовок делится по смыслу на несколько строк. В конце заголовка точка не ставится. Односложные заголовки могут оформляться с использованием разреженного интервала между символами. Заголовок всегда располагается на одной странице с тем текстом, к которому он относится. Текст от заголовка вводят через два-три интервала (команда Формат_Абзац_Отступы и Интервалы_Интервал после). Заголовки в документах обычно располагают одним из двух способов: центрированным (выравнивание по центру) и флаговым (выравнивание по левому краю).

 

5. Введите строку с реквизитами.

				Строка «Реквизиты» (дата и географическое название) выровнена по ширине. В конце строки – принудительный конец строки (<SHIFT> + <ENTER>) для того, чтобы эта строка закончилась четко у правого края полосы набора. Если в этом месте закончить абзац обычным образом (<ENTER>), то такого эффекта не получится. Отступа первой строки нет. Эффект растягивания текста по краям достигается за счет того, что все пробелы в этой строке, за исключением одного (между датой и географическим названием), нерастяжимые (<SHIFT> + <CTRL> + <пробел>). Эти пробелы сохраняются фиксированными при любом выравнивании абзаца.

 

Рис.1 Ввод строки с реквизитами

					Строку с реквизитами удобно набирать в режиме отображения скрытого текста. Для просмотра скрытого текста на экране нажмите кнопку Непечатаемые знаки¶ на стандартной панели инструментов.
					Перечисления в текстовых документах оформляются в виде списков. Различают три типа списков:маркированный, нумерованный, многоуровневый.Форматирование списка осуществляется как до ввода элементов, так и после их набора в виде отдельных абзацев. Для созданных списков допускается изменение их типа. Существует несколько способов форматирования списков: 1. С помощью командыФормат_Список.2. С помощью командыСписок из контекстного меню. 3. С помощью кнопок«Нумерация»и«Маркеры»на панелиФорматирование.

 

6. Основной текст выровнен по ширине. Отступ первой строки задается командой: ФОРМАТ/ АБЗАЦ/первая строка – отступ – 1,2 см (при размере шрифта 14 пт). Не забудьте выделить абзацы!

7. Перечисление в статье 1 главы II оформите в виде списка.

Стилевое оформление заголовков

Рис. 2 Панель «Форматирование»

8. Задайте стилевое оформление заголовков в главах I и II, используя инструмент Стиль на панели Форматирование или команду формат/ стили и форматирование: заголовки глав – стиль «Заголовок 1», заголовки статей – стиль «Заголовок 2». Не забудьте выделить заголовки!

Рис 3 Команда Формат/ Стили и форматирование

Стили

Средством автоматизации ввода и редактирования в MS Word являются стили. Стиль – характерный вид, разновидность чего-нибудь, выражающаяся в каких-нибудь особенных признаках, свойствах художественного оформления (С.И. Ожегов. Словарь русского языка).

Существует два подхода к форматированию документа. Первый подход называется физическим форматированием, так как редактор практически задает физические параметры представления текста: параметры шрифта, размеры на бумаге. Но физическое форматирование имеет много недостатков: затруднено изменение документа; нет информации о структуре документа, невозможно автоматически составить оглавление и т. д.

Второй подход к форматированию – логическое форматирование. В MS Word для его поддержки служит механизм стилей. При использовании стилей в документе выделяют логические блоки: заглавия, абзацы, перечисления и др., и для каждого создается стиль – описание физических параметров, которые используются для отображения этого логического элемента, то есть стиль оформления – это именованная совокупность настроек параметров шрифта, абзаца, элементов оформления (линий и рамок).

а)             б) 

Рис. 4 Задание стиля: а) на панели Форматирование б) командой Формат/ Стили и форматирование

При редактировании текста для каждого логического элемента документа указывается, какому стилю они принадлежат. Например, набивая заголовок самого верхнего уровня, нужно указать стиль Заголовок 1. MS Word, распознав этот стиль, автоматически поместит этот элемент в оглавление.

Важной чертой MS Word является принцип наследования стилей. Он состоит в том, что любой стиль может быть основан на каком-то из существующих стилей. Это позволяет, во-первых, сократить до минимума настройку стиля, сосредоточившись только на его отличиях от базового, а во-вторых, обеспечить принцип единства оформления всего документа в целом. Так, например, при изменении базового стиля автоматически произойдут и изменения наследуемых элементов в стилях, созданных на его основе.

Стиль следующего абзаца указывают для обеспечения автоматического применения стиля к следующему абзацу, после того как предыдущий абзац закрывается клавишей ENTER.

Рис. 5 Пример стилевого форматирования в режиме отображения скрытого текста (стили отмечены квадратной точкой в начале абзаца)

Разработка новых стилей и их настройка являются достаточно сложными технологическими операциями. Они требуют тщательного планирования, внимательности и аккуратности, особенно в связи с тем, что согласно принципу наследования свойств стилей желаемые изменения в одном стиле могут приводить к нежелательным изменениям во многих других стилях.

9. Перейдите в режим структуры: выберите в меню Вид команду Структура.

Рис. 7 Панель инструментов «Структура»

10. Задайте стилевое оформление заголовков глав и статей в главах III, IV. Установите курсор на нужный заголовок. На панели инструментов Структура нажимайте кнопку Повысить уровень Z, пока текст не достигнет необходимого уровня.

11. В режиме «Показать уровень 2» стрелками «Вверх» ñ или «Вниз» ò поменяйте местами статьи 1 и 2 главы I.

Рис. 8 Вид документа в режиме Структуры (отображены все уровни)

12. В режиме «Показать уровень 1» аналогично (см. п. 11) поменяйте местами главы I и II.

Рис 9 Вид документа в режиме Структуры (отображен только первый уровень)

13. Вернитесь в режим разметки страницы.

14. Задайте нумерацию страниц.

15. Перед главами вставьте