Техническое оснащение современного офиса. Концепции офисных технологий

Планирование открытого офиса не является эстетическим упражнением. Данный подход – есть средство достижения практических целей повышения эффективности работы

2. Открытый офис является центром коммуникации и обработки информации. Рабочие отношения не следует понимать в терминах административной структуры, ранга или статуса, а только в части технологий коммуникаций и течения рабочих процессов.

3. Реальные модели рабочих взаимосвязей должны являться основой непосредственного планирования помещения. Те, кто нуждается в более частых контактах, должны быть размещены близко к другу. Рабочие группы и команды должны визуально выделяться.

4. Рассмотрение моделей коммуникации для планирования офиса требует вовлечения персонала для сбора требований к офису и анализа информации по коммуникациям.

5. Результаты анализа коммуникаций должны быть представлены в графической форме, а затем наложены на имеющиеся площади. Это фактически исходная планировка офиса.

6. Открытый офис наиболее эффективен, когда речь идет о размещении не менее 100 человек.

7. Рабочие места должны быть укомплектованы мебелью, необходимой только для фактической работы. Разделители не должны использоваться вообще. Менеджеры имеют право на большие территории, с более дорогой мебелью, но не более того. Их рабочие места должны быть частью всего открытого офиса.

8. Должна быть создана система централизации хранения бумаг, чтобы на рабочих местах находился минимум документов.

9. Оборудование, являющееся источником шума, следует перемещать в специальные секции, изолированные от основного помещения.

10. Рабочие места следует располагать так, чтобы избегать прямого визуального контакта лицом к лицу. Целесообразно применение зеленых насаждений.

11. Обязательно использование мягких ковровых покрытий для гашения шума.

12. Акустические условия должны быть выдержаны на уровне не превышения нормы уровня отвлекающего шума на расстоянии 5, 5 м от его источника.

13. Следует избегать при планировании прямых геометрических подходов, отдавая предпочтение круглым формам

14. Должны быть выделены территории отдыха для использования всеми без исключения членами коллектива.

2.1.  Офис как информационная система

С позиции этого «технократического» подхода офис рассматривается только как производственная система,  основной продукт который -  информация в различных видах, а весь информационный процесс в аппарате управления состоит из четырех основных видов деятельности: генерировании информации, её хранение, распространение и восприятие. Таким образом, учреждение, это совокупность элементарных информационных процессов. Основными показателями,  которые влияют на формы и методы организации труда в офисе, являются скорость и создание документов, совершенные системы хранение и поиск документационной информации, подготовки документов к распространению и само их распространение.

Главными целями документационного обеспечения учрежденческой деятельности с позиций информационного подхода являются:

ü Создание общей атмосферы понимания важности делопроизводственных проблем;

ü Продуманная организация документационного обеспечения процессов принятия решений;

ü Рационализация и интеграция информационных и документационных процессов;

ü Устранения дублирования документационной информации;

ü Улучшения организационной структуры;

ü Повышения эффективности работы в целом.

2.2.  Офис как коммуникативная система

Офис в целом может рассматриваться как иерархия взаимосвязанных коммуникативных процессов, в которой человек, естественно, является основным элементом, тем более что статистика показывает, что от 50 до 90% своего рабочего времени сотрудники тратят на проведения совещаний, встреч, переговоров, чтение корреспонденции., т.е. на процессы коммуникаций.

При анализе работы офиса необходимо учитывать не столько качество системы документационного обеспечения, сколько возникающую в процессе общений систему взаимных взаимоотношений в организации, а часто становится и основой одобрения или отклонения руководителями каких-либо решений.

Главная цель работы офиса, с точки зрения коммуникативной модели, - это контроль за процессами, которые обеспечивают существование и функции организаций как системы, а эффективность коммуникаций определяет жизнеспособность организации в целом.

Однако коммуникации в офисе могут быть неофициальными, неформальными, основанные на личных отношениях; горизонтальными и вертикальными независимо от иерархической организационной структуры управленческого аппарата. Коммуникации могут быть и формальными, т.е. происходить между людьми, занимающими те или иные официальные