Основные правила оформления корреспонденции на английском языке

Проработайте теоретический материал по деловой переписке и выполните все задания:

ОСНОВНЫЕ ПРАВИЛА ОФОРМЛЕНИЯ КОРРЕСПОНДЕНЦИИ

НА АНГЛИЙСКОМ ЯЗЫКЕ

1. П О Ч Т О В Ы Е   П И С Ь М А

1. 1. Оформление конверта

stamp

        Если Вы отправляете письмо в одну из западных стран, то помните, что  адрес получателя пишется в обратном порядке, нежели у нас в стране:

- на первой строке пишутся имя и фамилия получателя,

- на второй строке – номер квартиры, дома и  название   улицы;   если   дом   имеет   персональное  имя, то оно  располагается на отдельной  строке, перед  названием улицы,

- на третьей строке пишется название города или деревни,  после него (иногда перед ним) – почтовый индекс, затем   идёт  название  страны, (для  США  перед   ним  необходимо  писать название штата),

- адрес   получателя   нужно   писать в  центре конверта,  а   адрес   отправителя (обратный адрес) в некоторых странах принято  писать  в верхнем левом углу (независимо от того, является ли письмо личным или официальным); часто зарубежные корреспонденты пишут свой (обратный) адрес на обратной стороне конверта

1.2. Расположение и части делового письма.

В деловой переписке можно использовать, во-первых, некоторые общепринятые стандартные обороты, во-вторых,  типовые письма, все это ускоряет процесс коммуникации и позволяет сэкономить время. Однако составитель должен знать основные части любого делового письма и их расположение.

Обычное деловое письмо состоит из следующих основных частей:

·  Даты

·  Внутреннего адреса (адреса получателя)

·  Вступительного обращения (приветствия)

·  Заголовка к тексту

·  Начального абзаца

·  Текста письма

·  Заключительного абзаца

·  Заключительной формулы вежливости

·  Подписи

·  Отметки о наличии приложения и постскриптумов, отметки о направлении копий в другие адреса

1.2.1.Дата

В деловых английских письмах дата (день, месяц, год) печатается справа. Обычно дата печатается полностью, а не в цифровом выражении, например 2^nd April, 2005 (2 Apr., 2005 ). Названия месяцев можно сокращать Jan., Feb., Mar., Apr., Jun., Aug., Sept., Oct., Nov., Dec., July и May пишутся всегда полностью.

В деловых американских письмах дата пишется иначе (сначала месяц, затем день и год). Например, Apr. 2^nd , 2005.

1.2.2. Внутренний адрес

Название и адрес фирмы-получателя письма обычно печатаются слева у левого поля на  одном и том же расстоянии, а не по диагонали. Messrs (мн. ч. от Mr) в обращении к фирме употребляется лишь тогда, когда в названии фирмы имеется имя собственное без каких-либо других званий и лишь когда это товарищество.

Messrs Brown & Smith,

25, High Holborn,

LONDON,W.C.I.

But:

Sir James Brown & Co,

14, Manor  Gardens,

LONDON

После названия фирмы в адресе указывается название улицы, затем название города и графства (штата), страны.

Если письмо адресовано фирме, а его отправитель хочет, чтобы оно попало к определенному лицу, немного выше вступительного обращения печатаются слова: Attention of …

Brown & Co. Plc.,

34, High Street,

LONDON, E.C.

Attention of Mr. Popov

1.2.3. Вступительное обращение (приветствие)

Приветствие варьируется в зависимости от обстоятельств и должно соответствовать форме обращения во внутреннем адресе и характеру заключительной формулы вежливости. Если письмо адресовано фирме, форма приветствия будет Dear  Sirs  - Господа, если же письмо адресовано отдельным лицам, наиболее обычной формой будет Dear Sir или Dear Madam (эта форма употребляется как к замужним, так и к незамужним женщинам). Американцы предпочитают форму Gentlemen. Запятую после обращения обычно ставят британцы, а двоеточие американцы. После обращения восклицательный знак не ставят.

Когда неизвестно, является получатель письма мужчиной или женщиной, всегда употребляйте Dear Sir. Если получатель Вам известен лично, можно использовать более теплую и дружественную форму обращения Dear Mr. Brown.

Note:  То whom it may concern — обращение в письме или деловой бумаге в том случае, когда не известен адресат.

1.2.4. Заголовок к тексту письма

Заголовок к тексту дает получателю сразу понять, о чем письмо. Он помещается сразу после вступительного обращения в середине страницы. Иногда употребляется форма Abt – about – означающая – о - . Иногда заголовок просто подчеркивается, в других случаях его рекомендуется писать просто заглавными буквами.

Однако этот заголовок не всегда нужен, поскольку ссылка на дату письма в первом абзаце иногда достаточна, чтобы понять, о чем будет речь в письме.

Dear Sir,

      Abt: Order No. 342 of 3^rd Apr., 1990

Dear Madam,

      YOUR ENQUIRY OF 5^th MAY, 1990

Dear Mr. Brown,

      Abt: the arrival of our inspectors

1.2.5. Первый абзац письма

Первый абзац письма часто дает понять, о чем будет письмо, тем, что дает ссылку на дату письма, на которое пишется ответ, а также передает отношение к нему отправителя, выражая удовлетворение, сожаление или благодарность. Первый абзац выиграет и скорее привлечет внимание получателя, если будет коротким, нежели длинным.

In reply (Referring) to your letter of 2nd Mar. this year we would like to inform you….	В ответ на Ваше письмо от 2 марта этого года сообщаем вам, что ….
This is in reply to your letter of May 9 th  about (regarding