Основы документооборота. Анализ структуры документооборота. Методы учета и сокращения документооборота

Страницы работы

11 страниц (Word-файл)

Фрагмент текста работы

САНКТ-ПЕТЕРБУРГСКИЙ ИНСТИТУТ МАШИНОСТРОЕНИЯ

КАФЕДРА МЕНЕДЖМЕНТА

ДОКУМЕНТАЦИЯ И ДОКУМЕНТООБОРОТ

ТЕМА 6. ОСНОВЫ ДОКУМЕНТООБОРОТА

Санкт-Петербург

2002 год


6.  основы документооборота.

6.1.  Понятие документооборота и его основные этапы.

Документооборот – это движение документов через отдельных исполнителей с момента их получения или создания до завершения исполнения отправки адресатам во внешние организации или сдачи их на хранение.

Примеры схем документооборота представлены на рисунке 6.1. и 6.2.


5,35 Коды документов и направление их движения 1-40 Коды работ

рис. 6.1.

Схема документооборота


Фрагмент матрицы документооборота

Шифр

подразделений

03

04

31

32

00

00

00

03

04

05

00

03

04

05

0300 670-

0300661-

0300661-

—КВ.

— год

0300664-

—ГОД

0300663-

03

00

— месяц 0300665-

KB.

0300664-

'

—месяц 0300663-

—месяц 0300665-

KB.

—месяц

04

00

0400668—

KB.

0400661-

-ГОД

0400662-

-KB.

0400663--месяц

0400661 -год 0400662

-KB.

0400663 -месяц

l

31

00

03

3103961—

—сутки 3103962—

—месяц

04

3104961—

—месяц 3104963—

KB.

05

32

00

03

3203961—

—сутки 3203962—

—месяц

04

3204961—

—месяц 3204963—

KB.

05

Шифры подразделений:                 3103 – ПДБ линейного цеха

03 – производственный отдел       3203 – ПДБ кузнечного цеха

04 – отдел главного механика       3104 – служба механика линейного цеха

31 – линейный цех                          служба механика кузнечного цеха


32 – кузнечный цех

Наименование работы

(операций)

Трудоемкость

Выполнено

(час)

Календарные сроки начала и окончания

ИСПОЛНИТЕЛИ

ПДБ

цеха

Мастер

Кладовщик

ОТК

Нормировщик

ВУ

Бухгалтерия

1.  выписка наряда

2.  проставление в наряде табельного номера и других сведений об исполнителе

3.  отметка о выдаче деталей и заготовок

4.  отметка о приеме обработанных деталей

5.  проставление нормы времени и расценок

6.  поставление колличества отработанных часов

7.  контроль правильности заполнения наряды

8.  исчисление суммы заработка и количества нормо- часов

9.  сдача наряда на хранение

1

2

3

4

5

6

7

8

9     

Рис 6.2. схема документационного наряда


б) Наименование подразделеНИЛ

Рис. 6.3. Схема документооборота при горизонтальном (а) и вертикальном (б) размещении


6.2. Анализ структуры документооборота.

ГСДОУ рекомендует закреплять порядок прохождения документов внутри организации в специальных технологических схемах.

В таких схемах должны найти отражения все этапы и пункты прохождения документальной информации, сроки обработки и исполнения документов.

Проектирование рациональной системы документооборота основывается на следующих принципах:

-  исключение или крайнее ограничение  возвратного движения документов;

-  однократность пребывание документа в одном структурном подразделении или у одного исполнителя;

-  пребывание документа в той или иной  инстанции должно быть обусловлено только необходимостью его обработки;

-  различные операции должны выполняться параллельно для сокращения времени движения документов и повышения оперативности их исполнения;

-  учетно-информационные сведенья о доходе движения и исполнения, результаты контроля и другие сведенья следует передавать в службу ДОУ с помощью регистрационно-контрольных карточек, бездокументными способами, исключающие возвратное движение  самих документов;

-  должны быть предусмотрены все возможные варианты движения документов.

Основополагающим объектом исследования и совершенствования в процессе управления документацией является документопоток.

Основными параметрами документопотока являются:

-  содержание или функциональная принадлежность;

-  структура потока;

-  направление потока и его объем.

Содержание документопотока характеризуется составом документов, входящих в него, и составом информации, закрепленной в этих документах.

Структура документопотока описывается признаками в соответствии с которыми может быть осуществлена классификация документов и их индексация, построена система справочного аппарата по документам организации. В значительной степени структура документопотоков соответствует функционально-целевому назначению составляющих его документов.

Направление документопотока зависит от содержания конкретного технологического звена обработки документов: регистрируемые и нерегистрируемые документы, контроль исполнения  и т.д.

На направления документопотока влияет так же способ удостоверения составляющих этот поток документов: ознакомление, согласование, подпись, утверждение и др.

Объем документопотока измеряется физическим колличеством документов (подлинников и копий), который может быть конкретизирован или дополнен объемом, содержащейся в документах информации, выраженный в листах, знаках, количестве поручений, исполнителей и т.д.

Наиболее эффективными методами совершенствования документопотоков являются:

создание и внедрение системы унифицированных документов;

унификация текстов документов;

создание информационно-поисковых систем;

регламентирование документообразования и прохождения документов;

введение компьютерной технологии обработки информации.

Основными целями исследования документопотоков организации являются:

-  повышение эффективности управленческой деятельности;

-  ускорения движения документов в организации;

-  уменьшение трудоемкости обработки документов.


6.3. Методы учета и сокращения документооборота.

6.3.1. Учет количества и качества документов организации.

Учет  количества документов может быть использован для определения штатной численности подразделений (в том числе ДОУ), определение номенклатуры и количества средств оргтехники и технических средств, определения загрузки (напряженности) труда сотрудников, выбора системы регистрации документов, построение справочной системы.

Под объемом документооборота понимается количество докуметов, зафиксированных в месте учета за выбранный отрезок времени (месяц, квартал, полугодие, год).

Учет документов проводится единовременно, периодически, но не реже одного раза в год под руководством и при участии службы ДОУ.

Характеристиками документов, заносимыми в учетные карточки, являются:

-  количество листов в документах;

-  тираж;

-  срок хранения;

-  коды по ОКУД;

-  формат бумаги;

-  вид документа (инициативный или ответный);

-  корреспонденты.

Для фиксации и анализа движения документопотоков являются:

-  табличные маршрутно-технологические карты;

-  графические оперограммы;

-  документограммы;

-  информационные модели.


6.3.2. Сокращение документооборота.

Существуют объективные причины, влияющие на рост колличества

Похожие материалы

Информация о работе