Организация контроля исполнения документов. Порядок заполнения регистрационно-контрольной карточки

Страницы работы

14 страниц (Word-файл)

Фрагмент текста работы

исфлнения документов, получение аналитической информации, необходимой для

оценки исполнительской дисциплины    подразделений и исполнителей,

выполнения требований к оформлению документов.

Контроль исполнения документов включает следующие этапы:

- постановка документов на контроль;

- поверка своевременности доведения документов до конкретных исполнителей;

предварительная проверка и регулирование хода исполнения;

учет, обобщенней анализ результатов контроля исполнения контроль исполнения ведется на следующих уровнях:

формализованный контроль своевременности исполнения;

анализ существа и полноты исполнения поручений заданий, ответов на запросы;

- контроль соответствия формы создаваемых документов их содержанию;

- контроль соответствия применяемых унифицированных форм и бланков действующим нормативам и образцам;

контроль соответствия формы удостоверения каждого документа, соответствия подписей их расшифровкам;

контроль исполнения обычно осуществляется централизованно службой ДОУ или специально назначенной группой контроль (сотрудником). Важными факторами системы контроля исполнения является определение перечня документов, подлежащих контролю исполнения; определению ответственного за снятия с контроля; определение срока исполнения; анализ исполнительской дисциплины.

Техническими средствами контроля являются: журнал регистрации с пометкой (графой) контроля исполнения, регистрационно-контрольная карточка или специальная контрольная карточка.

Причинами неисполнения документов могут является:

- слишком высокая централизация полномочий;

- перегрузка руководителей и исполнителей разного уровня;

- недисциплинированность исполнителей;

- недостаточные сроки для качественного исполнения;

- нерациональная система документооборота.

Технологическая схема процесса контроля исполнения представлена на рис. 8.1.

Примерный перечень документов, подлежащих контролю за исполнением, представлен в табл. 8.1.

Нормативы времени на составление документов-ответов представлены в табл. 8.2.

Образец регистрационно-контрольной карточки представлен в табл. 8.3.

Порядок заполнения регистационно-контрольной карточки представлен в табл. 8.4.

Образцы контрольной карточки представлены в табл. 8.5. и 8.6.

Сведения об исполнении документов, поставленных на контроль представлен в табл. 8.7.

Ведомость контроля исполнения документации представлена в табл. 8.8.

Сводная ведомость состояния исполнения контролируемой документации представлена в табл. 8.9.


Таблица 8.1.

Прямоугольник: скругленные углы: Начало


Ромб: Должны ли они рассматриваться руководством?Трапеция: Прием документов, подлежащих контролю1                                          2                                     3                            4

Шестиугольник: Рассмотрение

Внесение в карточку данных для контроля

 


Да


7                                      6Нет

Трапеция: Установка карточки в карточкуТрапеция: Систематический просмотр карточекТрапеция: Подбор карточек на документы с приближающимися сроками5

Ромб: Будет ли документ исполнен в срок


Исполнение

 
8                                  9                                  12                                     13    

Да


Нет

Шестиугольник: Принятие решений по устранению отклонений от норм хода исполнения

Информирование руководства о нарушении сроков исполнения

 

Занесение данных о ходе исполнения в карточку и установка ее в карточку

 

Выяснение у исполнителя данных о ходе исполнения

 
10                                    11                                                                                       Нет

Блок-схема: решение: Правильно ли оформлен документ?
Блок-схема: ручное управление: Получение исполненного документа


14                                        15

Блок-схема: подготовка: Рассмотрение сводки и принятие решений


Составление сводки

 
20                            19   


да

Ромб: Исполнен ли документ в срок?

Внесение данных об исполнение (снятие с контроля)

 
Блок-схема: ручное управление: Извлечение из картотеки соответствующих экземпляров карточек
 


Передача документов и карточек по назначению

 
21                                      Нет                                17                                              16

18


Рис. 8.1. Технологическая схема процесса контроля за сроками исполнения и правильностью оформления документов.


Таблица 8.1.

Примерный перечень документов, подлежащих контролю за исполнением с указанием сроков исполнения

Вид документа

Срок исполнения

Примечание

Указы Президента РФ

согласно указанному

в них сроку

Если срок исполнения оговорен в

документе

Постановления, распоряжения, указания и письма правительства РФ

10 дней

5 – 7 дней

или к указанному сроку

 при условии подготовки по ним

 приказов

Решения и распоряжения Администрации Самарской обл.

согласно указанному

в них сроку

Решения и распоряжения Мэра г. Тольятти

согласно указанному

в них сроку

Запросы, заявления и письма депутатов

Госдумы, Федерального собрания РФ и местных представительских органов

Безотлагательно

до 30 дней

до 10 дней

по письмам, не требующим

дополнительного изучения и

проверки

по письмам и запросам

 депутатов Госдумы и

Федерального собрания РФ

по письмам и запросам

 депутатов местных органов

Приказы Министерства здравоохранения

РФ

согласно указанному

в них сроку

Приказы главного Управления здравоохранения Администрации

Самарской области

согласно указанному

в них сроку

Приказы управления здравоохранения

Мэрии г. Тольятти

согласно указанному

в них сроку

Письма-ходатайства организаций

10 дней

Письма запросы и письма поручения вышестоящих учреждений и организаций

10 дней

Заявления, жалобы и предложения граждан

до 15 дней

до 30 дней

не требующие дополнительного

 изучения и проверки

требующие дополнительного

изучения и проверки

Критические замечания и предложения, содержащиеся в местных органах печати

до 30 дней

Телеграммы и телефонограммы

Безотлагательно

до 3х дней

в исключительных случаях,

требующие дополнительной

проверки.


Таблица 8.2.

нормативы времени

на составление документов-ответов

п/п

Наименование документов

Максимальные

сроки исполнения

Примечание

1.

Телеграммы, телетайпограммы, телефонограммы

3 дня

2.

Ответы по заявлениям и жалобам трудящихся, не требующих специального рассмотрения

15 календарных дней

3.

Ответы по заявлениям и жалобам

, требующих социального рассмотрения

30 календарных дней

4.

Договору на поставку продукции

10 дней

5.

Письма-ответы по производству и заказам

10 дней

6.

Претензии по выпуску некачественной продукции

10 дней

7.

По вопросам отсылки технической документации

10 дней

8.

Ответы по заявлениям жалоб военнослужащих и членов их семей

7 календарных дней

9.

Прочие письма

10 дней


Таблица 8.3.

Регистрационно-контрольная карточка

0229140

Регистрационно-контрольная карточка

01 Корреспондент

01

02 Вид документа

02

03 Дата документа

03

04 Индекс документа

04

05 Дата поступления

05

06 Индекс поступления

06

07 Пункт, приложение

07

08 Краткое содержание

08

09 Отв. Исполнитель

09

10 исполнители

10

11 Резолюция

12 Автор

12

13 Дата контроля

13

14 срок исполнения

14

Код операции

Лицевая сторона

15

15 Ход исполнения

16

16 Изменение срока

17

17 Причина неисполнения

18

18 Дата исполнения

19

19 Индекс

20

20 Адресат

21

21 Содержание

22

22 Важность документа

23

23 Качество исполнения

24

24 С контроля снял

25

25 Подпись контролера

26

26 Дело №

27 Опись №

28 Фонд №

27,28

Записано на МН

Оборотная сторона


Таблица 8.4.

Порядок заполнения регистрационно-контрольной карточки

Графы

Карточки

На входящую корреспонденцию

На исходящую корреспонденцию

На прием граждан

1. Лицевая сторона карточки

Индекс, который присваивается входящему документу

Индекс, который присваивается исходящему документу

порядковый номер карточки

Корреспондент

Город, учреждение, организация, от которого поступил документ

Город, учреждение, организация, которому адресован

Похожие материалы

Информация о работе