Создание базы данных в MicrosoftAccess

Страницы работы

Содержание работы

МИНИСТЕРСТВО ОБРАЗОВАНИЯ И НАУКИ УКРАИНЫ

ХАРЬКОВСКАЯ НАЦИОНАЛЬНАЯ АКАДЕМИЯ ГОРОДСКОГО ХОЗЯЙСТВА

Кафедра ПМ и ИТ

ОТЧЁТ

по практической работе «Создание базы данных в MicrosoftAccess»

по дисциплине «Информационные системы и технологии на предприятии»

Подготовили

студентки гр. ЭПГХ 2006 – 2

4 курса ФЭП

Власенко Екатерина,

Ильяшенко Юлия

Проверил: Левиков Ю. В.

Харьков – 2010

СОДЕРЖАНИЕ

Общие положения…………………………………………………………..3

1. Краткая характеристика исследуемого предприятия и его деятельности………………………………………………………………………5

2. Создание базы данных……………………………………………………6

3. Создание пользовательских форм……………………………………….7

4. Поиск данных с помощью фильтров…………………………………….9

5. Формирование отчетов………………………………………………….20

ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

Мы, студентки Власенко Екатерина и Ильяшенко Юлия, выполнили практическое задание в приложении Microsoft Access по дисциплине «Информационные системы и технологии на предприятии». Отчёт о проведенной работе будет представлен ниже.

Цель данной работы заключается в формировании реляционной базы данных (БД) о поставщиках, покупателях, номенклатуре и движении (поступлении и реализации) товарно-материальных ценностей (ТМЦ) и последующем ее анализе. Составление БД осуществляется для условного коммерческого предприятия, осуществляющего торговую деятельность.

Работа состоит из шести основных этапов.

1 этап. Выбираются поставщики, покупатели, номенклатура ТМЦ и их характеристики.

Для поставщиков и покупателей  определяются:

·  наименование (не менее 10),

·  юридический адрес,

·  телефон и (или) телефон/факс,

·  банковские атрибуты,

·  ФИО директора и главного бухгалтера.

Для каждого вида ТМЦ определяется:

·  наименование ТМЦ (не менее 10),

·  атрибуты (не менее 3),

·  закупочную цену и три цены реализации: оптовую, мелкооптовую и розничную.

БД включает в себя данные о приходных (ПН) и расходных накладных (РН). В накладных должна содержаться следующая информация:

·  номер накладной,

·  дата,

·  наименование и банковские атрибуты поставщика (для ПН) или оптового покупателя (для РН),

·  перечень наименований товаров, полученных (или проданных) по этой накладной с количеством, ценой и стоимостью партии.

2 этап. Разрабатывается структура БД (таблицы и их связь друг с другом).

3 этап. Данные о поставщиках, покупателях, номенклатуре ТМЦ и их характеристики заносятся в индивидуальную базу данных.

Создание форм для заполнения таблиц Товары, Наценка, Партнеры и Приходных и Расходных накладных.

4 этап. Установка фильтров данных:

5 этап. Создание запросов. В работе необходимо создать запросы на выборку, позволяющие получить следующую информацию:

6 этап. Создание отчетов - Приходные и Расходные накладные.

1. КРАТКАЯ ХАРАКТЕРИСТИКА ИССЛЕДУЕМОГО ПРЕДПРИЯТИЯ И ЕГО ДЕЯТЕЛЬНОСТИ

Объектом анализа в нашей работе будет являться харьковское частное предприятие «Чайная Лавка», которое является посредником по продаже чайной продукции, закупаемой у поставщиков.

Основные характеристики ассортимента продукции приведены ниже:

Основными партнёрами (поставщиками и покупателями) в Харькове и в Киеве будут являться следующие юридические лица:

2. СОЗДАНИЕ БАЗЫ ДАННЫХ

После подготовки данных о поставщиках, покупателях, номенклатуре ТМЦ и их характеристик разрабатывается структура БД (таблицы и их связь друг с другом) по следующей схеме:

Данная схема базы данных составлена в приложении MicrosoftAccessпри помощи панели Таблицы и Создания таблиц в режиме конструктора.

Для связи с другими таблицами были заданы ключевые поля. Те таблицы, в которых ключевые поля отсутствуют, являются подчинёнными.

Для полей Дата, Телефон, Телефон/факс используется так называемая Маска ввода, то есть шаблон, с помощью которого заполняются данные показатели. В ходе данной работы её необходимо было настроить.

Для таблиц с данными о приходных и расходных накладных были созданы связи с возможностью выбора наименований товаров, типов наценок и фирм-партнеров из таблиц Товары, Наценки и Партнеры соответственно. Для создания таких связей с подстановкой необходимо использовать Мастер подстановок. Затем в специальном окне Схема данных составляется и отображается необходимая нам схема.

Более подробный алгоритм действий приведен в методических указаниях по выполнению работы.

3. СОЗДАНИЕ ПОЛЬЗОВАТЕЛЬСКИХ ФОРМ

Форма представляет собой некий электронный бланк, в котором имеются поля для ввода данных. Поэтому с одной сторон, формы позволяют пользователям вводить данные в таблицы базы данных без непосредственного доступа к самим таблицам, а с другой стороны, они позволяют выводить результаты работы запросов не в виде скупых результирующих таблиц, а в виде красиво оформленных форм.

Существует 2 вида формирования структуры форм: на основе таблицы и на основе запроса, хотя возможен и комбинационный подход.

В отличие от таблиц и запросов, которые мы формировали вручную формы удобнее готовить с помощью средств автоматизации. Полностью автоматическими являются средства, называемые автоформами, которые формируются по одной таблице. Для создания формы по связанным таблицам лучше воспользоваться Мастером по созданию форм.

Для создания формы для ввода данных в приходную накладную необходимо проделать следующие действия:

1.  Открыть базу данных.

2.  В окне Имя: база данных открываем панель Формы. Выбираем режим Создание формы с помощью мастера – откроется окно Создание форм, в котором из таблиц Приходная накладная и ПН количество выбираем все поля (номер ПН берется из таблицы Приходная накладная). Далее >

new-15

3.  Выбирается вид представления данных. Готово  

new-16

4.  Получаем форму для заполнения Приходной накладной:

5.  Аналогичным образом создаем форму для Расходных накладных, а также для таблиц Товары, Партнеры и Наценка.

4. ПОИСК ДАННЫХ С ПОМОЩЬЮ ФИЛЬТРОВ

Данные, которые хранятся в таблицах базы данных, могут быть эффективно использованы только при условии, что существуют простые и доступные средства поиска нужной информации. К таким средствам относятся сортировка, поиск и фильтрация данных.

Фильтриспользуется для оперативной выборки записей, из просматриваемой в данный момент таблицы или формы, в соответствии с определенными критериями. В Microsoft Access предусмотрено четыре способа отбора записей с помощью фильтров:

1)  фильтр по выделенному фрагменту,

2)  обычный фильтр,

3)  поле Фильтр для (Filter for),

4)   расширенный фильтр.

Фильтр по выделенному фрагменту следует использовать, если в таблице можно легко найти значение, которое должны содержать отбираемые записи. Обычный фильтр используется для отбора записей по значениям нескольких полей. Поле Фильтр для (Filterfor) используется, если  текстовый курсор находиться в поле таблицы и нужно ввести конкретное искомое значение или выражение, результат которого будет использоваться в качестве условия отбора. Для создания сложных фильтров следует использовать окно расширенного фильтра. Набор записей, которые будут отобраны в процессе фильтрации, называется результирующим набором.

Установка фильтра по выделенному фрагменту

Для таблицы Товары с помощью команды  Фильтр по выделенному отобразить все товары с калибровкой «пакетированный». Для этого:

1.  В окне Имя БД: база данных  откройте таблицу Товары.

2.  В поле Калибровка выделяем значение «пакетированный».

3.  Выполняем команды Записи Фильтр Фильтр по выделенномуили щелкаем на соответствующей кнопке на панели инструментов.

4.  В результате будет получен отфильтрованный набор записей.

Похожие материалы

Информация о работе