Получение справочной информации

Страницы работы

16 страниц (Word-файл)

Содержание работы

Лекция №4Б

Получение справочной информации

Приложения пакета Microsoft Office обладают огромными функциональными возможностями, эффективно воспользоваться которыми не всегда просто из-за необходимости помнить массу технических деталей. Но постоянно держать в голове все эти подробности совсем не обязательно – все приложения пакета Microsoft Office обладают обширной справочной системой. В ней каждый найдёт необходимые ему сведения – от новичка, и до самого искушённого пользователя.

Справочную информацию о работе с любым из приложений Microsoft Office можно получить несколькими различными способами, при помощи:

1.  Всплывающей подсказки.

2.  Средства Что это такое?

3.  Кнопки с вопросительным знаком  в левой нижней части окна диалога.

4.  Раскрывающегося списка с полем редактирования  Задать вопрос в правой части строки основного меню приложения (поз. 5, рис. 1).

5.  Помощника по офису (поз. 17, рис. 1).

6.  Кнопки со знаком вопроса  в Области задач.

7.  Отдельного окна справочной системы.

8.  Интернет.

Всплывающая подсказка является простейшим способом получения справочной информации. С её помощью можно получить название интересующего элемента управления на любой из панелей инструментов. Для этого необходимо просто навести указатель мыши на нужный элемент управления – и, через несколько секунд, появится подсказка с его названием.

Этот способ наиболее эффективен в случае, когда пользователь не знает, или просто забыл, название соответствующего элемента управления.

Управление отображением всплывающей подсказки для названий элементов управления, расположенных на панелях инструментов, осуществляется при помощи флажка Отображать подсказки для кнопок на вкладке Параметры окна диалога Настройка, которое можно активизировать:

1.  по команде Сервис a Настройка,

2.  по двойному щелчку на свободном месте возле любой панели инструментов, или

3.  выбрав элемент Настройка из списка, который раскрывается щелчком правой кнопки мыши по любой из панелей команд (или по команде Вид a Панели инструментов).

Средство Что это такое? является следующим шагом в развитии идеи всплывающей подсказки. Если всплывающая подсказка эффективна в ситуации типа «знал, но забыл», то в ситуации, когда пользователь совершенно не знает назначение элемента управления, отображение его названия вряд ли поможет делу. В этом случае необходимо:

1.  Активизировать средство Что это такое?:

a)  выполнив команду Справка a Что это такое? или

b)  нажав сочетание клавиш Shift +F1.

2.  Навести указатель мыши, который принял форму стрелки с вопросительным знаком (), на интересующий объект.

3.  Щелкнуть левой кнопкой мыши.

В результате появится всплывающая подсказка с описанием указанного элемента управления. Так, например, для кнопки Сохранить на панели инструментов Стандартная (или для одноимённой команды из пункта Файл основного меню) она будет выглядеть следующим образом:

Чтобы закончить работу с этим средством и, соответственно, закрыть окно всплывающей подсказки, достаточно просто ещё раз щёлкнуть левой кнопкой мыши в любом месте.

Средство Что это такое? можно применять к любым элементам управления, находящихся как на панелях инструментов, так и в окнах диалога, а также к пунктам меню или, просто, тексту документа. Для получения же справочной информации по элементу управления окна диалога гораздо удобнее активизировать это средство щелчком по кнопке с вопросительным знаком  Справка, которая находится справа в строке заголовка. Кроме того, для отображения всплывающей подсказки об элементе управления окна диалога достаточно щёлкнуть по нему правой кнопкой мыши, и в раскрывшемся контекстном меню выбрать единственный пункт . Иногда же средством Что это такое? гораздо быстрее воспользоваться «наоборот», т.е. вначале выделить интересующий объект, а затем активизировать его по нажатию сочетания клавиш Shift + F1. Таким способом, например, легко получать справку о назначении пунктов любого меню.

Во многих случаях информации, выдаваемой средством Что это такое?, бывает вполне достаточно, чтобы не обращаться к другим, более совершенным средствам справочной системы. Однако, к сожалению, этот метод не всегда даёт удовлетворительный результат – иногда в окне всплывающей подсказки вместо ожидаемого содержательного ответа появляется сообщение С данным элементом не сопоставлен ни один раздел справки, т.е. разработчики приложения не посчитали нужным снабдить указанный объект какой-либо справкой.

Кнопка с вопросительным знаком  левой нижней части окна диалога позволяет получить обобщённую информацию о назначении данного окна диалога и его элементов управления. Для того чтобы получить такую информацию необходимо:

1.  Щёлкнуть по кнопке с вопросительным знаком .

2.  В раскрывшейся в результате выноске помощника по офису Помощник выбрать пункт:

a)  Справка по этой теме – чтобы  получить информацию о текущем окне диалога.

При этом смена текущей вкладки окна диалога приводит к смене содержимого выноски помощника по офису.

b)  Справка по другой теме – чтобы отобразить стандартную выноску помощника по офису, в поле редактирования которой можно, затем, ввести любой интересующий пользователя вопрос. Более детально способы получение справочной информации с помощью помощника по офису рассмотрены здесь же, далее.

Этот способ получения справочной информации – самый короткий путь к достижению цели. Однако далеко не во всех окнах диалога имеется такая кнопка.

Раскрывающийся список с полем редактирования Задать вопрос является одним из наиболее удобных способов получения детальной справочной информации по интересующему вопросу. Для того чтобы им воспользоваться необходимо:

1.  Щёлкнуть левой кнопкой мыши внутри поля редактирования.

2.  Сформулировать вопрос.

При формировании запроса на поиск информации в справочной системе приложения имеются такие особенности:

a)  Длина вопроса не может быть больше 253 символов.

b)  Прописные и строчные буквы не различаются.

c)  Знаки препинания пропускаются.

d)  Для получения наилучших результатов необходимо вводить законченные предложения или вопросы, а не отдельные слова или фразы.

3.  Нажать клавишу Enter.

4.  Из появившегося списка выбрать тему, наиболее точно отражающую суть поставленного вопроса. Для просмотра следующей группы тем служит пункт См. далее…, а предыдущей – См. назад….

Если в предложенном списке подходящей темы не окажется, вопрос можно ввести ещё раз, сформулировав его как-нибудь иначе. При этом наиболее простым и эффективным способом изменения запроса являются синонимы. Так, например, вместо слова «ввести» можно использовать его синоним «набрать».

5.  В раскрывшемся в результате окне справочной системы (рис. 4) просмотреть необходимые сведения. Более подробно работа с окном справочной системы будет рассмотрена здесь же, далее.

Рис. 4. Окно Справка MicrosoftWord

Все вопросы, задаваемые в текущем сеансе работы при помощи раскрывающегося списка с полем редактирования Задать вопрос, а также помощника по офису, «накапливаются» в списке, доступ к которым осуществляется по щелчку на кнопке со стрелкой справа.

Если раскрывающийся список с полем редактирования Задать вопрос отсутствует в правой части строки основного меню приложения то необходимо:

1.  По команде Сервис a Настройка активизировать окно диалога Настройка.

2.  Щёлкнуть правой кнопкой мыши по раскрывающемуся списку с полем редактирования Задать вопрос.

3.  В раскрывшемся в результате списке установить «галочку» против единственного пункта Отображать окно вопроса.

Похожие материалы

Информация о работе