Получение справочной информации, страница 2

Помощник по офису (поз. 17, рис. 1) является «самым популярным» средством получения справочной информации. Кроме придания определённой живости справочной системе, он является наиболее удобным средством поиска ответов на различные вопросы, которые могут возникать у пользователя непосредственно в процессе работы с конкретным приложением. Более того, помощник может поделиться всевозможными советами относительно оптимального использования различных возможностей приложения, которые могут быть полезными как начинающим, так и опытным пользователям. Во многих случаях помощник также берёт на себя руководство диалогом с пользователем. Визуально он представляет собой стилизованный мультипликационный персонаж, который постоянно находится на экране монитора, привлекая внимание пользователя. При этом каждый, из имеющихся в галерее Microsoft Office помощников, имеет своё уникальное имя, а пользователь всегда может подстроить его поведение под свои вкусы и предпочтения.

Однако не стоит, наверное, утверждать, что помощник является самым лучшим и самым полезным средством доступа к справочной информации – всё зависит от того, как пользователь привык получать и воспринимать эту информацию. Тем не менее, несомненно одно – забавный персонаж помощника всегда поможет скрасить любую рутинную работу. Для того же чтобы воспользоваться всеми «услугами» помощника его необходимо предварительно активизировать (запустить, отобразить) по команде основного меню Справка a Показать помощника.

Работа с помощником предельно проста.

1.  Отобразить его выноску любым из способов:

a)  Щёлкнуть левой кнопкой мыши по изображению помощника.

b)  Нажать клавишу F1.

c)  Выполнить команду Справка a Справка <название приложения Microsoft Office>.

d)  Щёлкнуть по кнопке  Справка <название приложения Microsoft Office> на панели инструментов Стандартная.

В результате раскроется:

r  либо только выноска с полем редактирования (если формулируется первый вопрос в текущем сеансе работы),

r  либо выноска с полем редактирования, в котором отображается последний заданный в текущем сеансе работы вопрос, и, соответствующий ему, список тем ответов.

При этом список заданных вопросов для помощника по офису и раскрывающегося списка с полем редактирования Задать вопрос является общим.

2.  В поле редактирования выноски ввести интересующий вопрос. Правила формирования вопроса при этом такие же как и при работе с раскрывающимся списком с полем редактирования Задать вопрос.

3.  Нажать клавишу Enter, или щёлкнуть по кнопке Найти в выноске.

4.  Из предложенного в выноске списка Выберите действие выбрать тему, наиболее точно соответствующую поставленному вопросу. При этом если в списке не будет подходящей темы, вопрос можно ввести ещё раз, сформулировав его как-нибудь по-другому.

5.  В раскрывшемся в результате окне справочной системы (рис. 4) просмотреть необходимые справочные сведения. Подробнее работа с окном справочной системы будет рассмотрена здесь же, далее.

6.  Не нужную более выноску помощника по офису можно скрыть, щёлкнув:

r  либо в любом месте за её пределами,

r  либо ещё раз – по помощнику.

После выбора темы из предложенного списка Выберите действие изменяется цвет её названия, что весьма удобно при многократном просмотре тем, связанных с близкими по смыслу вопросами. Цвет ранее выбранной темы синхронно изменяется и в выноске  помощника по офису, и в списке, связанном с полем редактирования Задать вопрос. Изменившийся таким образом цвет темы остаётся неизменным до конца текущего сеанса работы.

Помимо конкретных ответов на прямо поставленные вопросы помощник по офису может поделиться уместным, в данной ситуации, советом. В этом случае он пытается привлечь внимание пользователя зажжённой возле него лампочкой.

Для того чтобы отобразить предлагаемый совет достаточно щёлкнуть по изображению лампочки левой кнопкой мыши.

Если же помощник скрыт, значок с изображением лампочки отображается на кнопке  Справка на панели инструментов Стандартная.

Постоянно присутствующий на экране монитора неунывающий и весёлый помощник является прекрасным средством получения справочной информации для начинающих пользователей. Однако по мере накопления опыта работы с приложением может оказаться, что он не только не помогает, а, наоборот, слишком отвлекает от работы своим не в меру назойливым поведением, которое в некоторых случаях может вызывать даже раздражение. Если постоянное присутствие помощника на экране мешает работе, то его можно:

1.  перетащить в другое место экрана – чтобы он меньше мешал,

2.  скрыть, или

3.  полностью отключить.

Скрыть помощника можно двумя способами, по команде:

1.  Справка a Скрыть помощника, или

2.  Скрыть из контекстного меню, которое раскрывается по щелчку на нём правой кнопкой мыши.

В скрытом режиме помимо отсутствия на экране самого помощника сообщения приложений также отображаются в стандартных окнах сообщений, а не в его выносках.

Вернуть же обратно его на экран, как было сказано выше, можно:

1.  по команде Справка a Показать помощника, или

2.  любым другим известным способом отображения его выноски, например, по нажатию клавиши F1.

Для того чтобы полностью отключить помощника необходимо:

1.  Активизировать окно диалога Помощник на вкладке Параметры, щёлкнув по:

a)  пункту Параметры в контекстном меню, или

b)  кнопке Параметры в его выноске.

2.  Сбросить флажок Использовать помощника.

3.  Закрыть окно диалога Помощник, щёлкнув по кнопке OK.

Полностью отключённый (а не просто скрытый) помощник самым существенным образом влияет на способы получения справочной информации. При этом: