Психологи указывают на наиболее типичные ошибки слушания. Если собеседника перебивают, то ему бывает трудно восстановить логику сообщения. Поспешные выводы заставляют партнера по общению, как правило, занять оборонительную позицию, что существенно снижает эффективность диалога. Особенно мешают результативности общения поспешные возражения при несогласии с точкой зрения собеседника. В этом случае собеседник уже не слушает аппонента, а мысленно формулирует свои возражения, что мешает общению и нарушает последовательность и результативность диалога.
Специалист по психологии общения И.Атватер разработал свои приемы эффективного слушания. Он предлагает постоянно анализировать собственные привычки слушания и допускаемые ошибки, быть ответственным и внимательным в течение всего диалога, быть наблюдательным, стараться понять чувства собеседника, стремиться к результативности диалога [1].
Специалист - документовед должен уметь профессионально задавать вопросы партнеру по деловому общению. Как правило, закрытые вопросы используются только для подтверждения, согласия или несогласия с информацией. Чаще всего в профессиональном диалоге применяются открытые вопросы, позволяющие понять, уточнить, дополнить информацию, которой обмениваются собеседники. Существуют различные приемы использования вопросов, такие, как "зеркальные" вопросы, позволяющие изменить направленность диалога, или эстафетные вопросы, придающие диалоговому процессу определенную динамику. В диалоге могут быть использованы контрольные вопросы или вопросы для ориентации, чтобы выяснить, понимают ли собеседники друг друга, и скорректировать процесс общения [6].
В деловом общении профессионально важно применять различные психологические приемы воздействия на собеседника. Партнер по общению воспринимает любое сообщение более позитивно, если чувствует доброжелательное отношение к себе. Психологи предлагают различные методики и приемы, позволяющие расположить к себе собеседника. К примеру, такой прием, как "имя собственное", позволяющее собеседникам чувствовать себя психологически комфортно, или прием "зеркало отношения", предполагающий использование доброжелательной мимики и соответствующих жестов и речевых конструктов. Специалисту желательно быть сдержанным и профессионально собранным, избегать менторского, поучающего тона, быть внимательным к мнениям и суждениям, высказываемым собеседником в диалоговом общении[4].
В сложных, проблемных ситуациях, возникающих в процессе общения, собеседники начинают использовать различные механизмы психологической защиты. Психологи выделяют такие способы психологической защиты личности, как отрицание, вытеснение, проекцию, идентификацию, рационализацию, включение, замещение, отчуждение [4,6].
Способ отрицания означает, что негативная или тревожная для личности информация не воспринимается, даже фактической информации не доверяют. Способ вытеснения означает, что личность интуитивно вытесняет, убирает из своего сознания неприятную для нее информацию, старается забыть о своих плохих поступках и действиях. Способы проекции и идентификации позволяют неосознанно переносить собственные чувства, желания, качества на другого человека, или занижая, или завышая достоинства партнера по общению. Способ рационализации позволяет личности убедить себя в том, что если что-то недоступно, то оно не значимо для человека. Способы включения и замещения также разрешают проблемы психологически травмирующей информации или с помощью сопереживания, или нахождения другого объекта для реализации действия. Самый психологически сложный механизм, такой, как изоляция или отчуждение, используется личностью при очень сложных, психологически травмирующих жизненных ситуациях. Избирательность отношения профессионала к личности собеседника определяется теми способами психологической защиты, которые используют партнеры по деловому общению в конкретных диалоговых ситуациях.
Психологическая компетентность специалиста - документоведа, во многом, зависит от выполняемых профессиональных функций, от профессионального опыта и умения использовать психологические знания и навыки на практике. Психологические навыки формируют психологическую культуру документоведа, позволяют понимать мотивы поведения субъектов общения, создавать комфортный психологический климат в коллективе, использовать разнообразные формы делового общения качественно и продуктивно.
Уважаемый посетитель!
Чтобы распечатать файл, скачайте его (в формате Word).
Ссылка на скачивание - внизу страницы.