Проектирование новых технологий основных и наиболее массовых видов работ аппарата управления. Принципы и методы разработки предложений по рационализации технологии работ, страница 3

·  сокращаются  трудозатраты  на  машинописные  работы  в  учреждения.

Правила ведения телефонного разговора.

1.  Отвечайте  по   телефону  тотчас  же  после  того, как раздался звонок

2.  Никогда не отвечайте «алло» или «да».  Всегда  называйте себя. Если Вы являетесь первым, кто отвечав на звонок, назовите наименование отдела и Ваше имя.

3.  Держите трубку таким образом, чтобы она находилась на расстоянии примерно полутора сантиметров от Ваших губ. Говорите нормальным голосом

4.  Прерывая разговор, вежливо объясните абоненту, почему Вы заставляете его ждать.

5.  Не заставляйте абонента ждать слишком долго: одна-две минуты являются максимумом. Когда Вы снова берете трубку, скажите что-либо для того чтобы привлечь внимание.

6.  Будьте  максимально, полезным  при  каждом  телефонном  разговор Если зовут к телефону другого служащего, который по какой-либо причине отсутствует, сделайте все возможное, чтобы избавить абонента от дальнейших звонков.                                                                                                                        

7.  Если Вы принимаете телефонограмму, то запись должна быть точнее. Телефонограмма должна включать дату, время, правильно произнесенную фамилию и правильный номер телефона.

8.  Дайте возможность абоненту закончить разговор. Если он говорит «спасибо», отвечайте   «пожалуйста».

9.  Заканчивайте разговор дружественным «До свидания», а не коротким «Пока».

10. Дайте всегда возможность абоненту первому повесить трубку. Он позвонил по телефону и имеет право первым закончить разговор.

11. Если Вы звоните из учреждения, сначала убедитесь, что располагав правильным номером телефона. Не полагайтесь на Вашу память. Наберите номер тщательно, правильно. Но если набрали неверный номер, извинитесь, прежде чем повесить трубку.

12. Всегда называйте себя, прежде чем начать непосредственный разговор. Если Вы звоните в другой отдел вашего учреждения, скажите: «Это такой-то такого-то отдела». Если Вы звоните в другое учреждение, скажите: «Это такой-то из такого-то учреждения».

4. Проектирование внедрения новых информационных технологий для выполнения основных и наиболее массовых видов работ. Формирование автоматизированных рабочих мест и автоматизированных систем управления для основных и наиболее массовых работ аппарата управления

Внедрение новых информационных технологий всегда связано с затратами на ее закупку (либо разработку), установку и дальнейшее обслуживание. Поэтому проектирование внедрения новых информационных технологий для оргпроектантов превращается в разработку обычного инвестиционного проекта.

Затраты на внедрение новой технологии работ прогнозируются достаточно просто, а вот результаты спрогнозировать тяжелее. Поэтому помимо стандартных методов исследования трудовых процессов и уровня организации работ (документооборота, оргструктуры, уровня технической оснащенности) обязательно рассматривается сравнительная эффективность вариантов приобретения АРМ и АСУ для аппарата управления.

Принципиально можно выделить три варианта приобретения АСУ.

1.  Покупка готовых АРМ и АСУ.

2.   Разработка АРМ и АСУ.

3.  Комплексная разработка АРМ и АСУ.

Покупка готовых АРМ и АСУ.

Перечислим примеры существующих АРМ и АСУ.

Недостатки варианта:

·  сложность настройки на конкретное предприятие-покупателя;

·  плохая стыковка различных АРМ в АСУ.

Достоинства варианта:

·  дешевизна;

·  быстрое внедрение.

Разработка АРМ и АСУ.

Заключается договор, либо разработка ведется своими силами.