Бизнес-процессы управления рабочим временем. Управление рабочим временем. Учет и контроль времени присутствия сотрудника на рабочем месте

БИЗНЕС-ПРОЦЕССЫ УПРАВЛЕНИЯ РАБОЧИМ ВРЕМЕНЕМ

Управление рабочим временем— это деятельность на предприятии, направленная на снижение до минимума отклонения фактически потраченного  времени на решение служебных задач от планируемого. Информационная система управления рабочим временем должна включать в себя следующие возможности:

§  Учет и контроль времени присутствия сотрудника на рабочем месте.

§  Фиксирование времени, потраченного сотрудниками предприятия на непосредственное выполнения своих служебных обязанностей, отдельно по каждому проекту. Итоговое значение данного показателя за отчетный период может быть использовано, например, как основание для выговоров и поощрений сотрудников, а также для материальных воздействий.

§  Регистрация и контроль времени работы сотрудника над проектами индивидуально, в зависимости от различных значений параметров проектов, например, сложности работ, квалификации сотрудников, а также внутренних нормативов предприятия.

§  Анализ рабочего времени сотрудника и времени, потраченного непосредственно на работу над конкретными проектами посредством предлагаемых показателей, корректировка плановых значений на будущие периоды.

Для учета времени присутствия и отработанного времени сотрудник входит  в систему, а затем в соответствующих формах фиксирует время, процент выполнения проекта и т.п. Менеджер проекта определяет нормативное время выполнения, род и степень сложности каждого конкретного проекта, после чего исполнитель в процессе выполнения списывает на каждый проект время, потраченное на него, изменяет другие показатели. По истечении отчетного периода лицо, принимающее решения (ЛПР) просматривает данные по сотрудникам, сравнивая фактические значения показателей с плановыми значениями, и в случае необходимости инициирует соответствующие меры воздействия.  : управление рабочим временем (или временем присутствия на рабочем месте), и управление проектами (т.е. ответ на вопрос, куда было потрачено отработанное время). Взаимодействие этих функций представлено на рис.1. Диаграмма управления рабочим временем IDЕF0 представлена на рис. 2. 

Рис. 1. Общая схема системы учета и анализа рабочего времени                                                                

     Рис. 2. Диаграмма управления рабочим временем IDЕF0. 

Диаграмма управления рабочим временем DFD.

ПОКАЗАТЕЛИ КАЧЕСТВА УПРАВЛЕНИЯ РАБОЧИМ ВРЕМЕНЕМ

Для возможности осуществления эффективного управления рабочим временем сотрудников предприятия используется ряд показателей качества, которые учитывают:

o  Время присутствия на рабочем месте (t_p)  - время с момента прихода сотрудника на рабочее место и до момента ухода.

o  Отработанное время / чистое время присутствия (t_w) – время с момента прихода на рабочее место до момента ухода за вычетом кратковременных отсутствий сотрудника ( времени обеда и регламентных перерывов) (t_b).

Диаграмма управления рабочим временем IDЕF0. 

o  Время, потраченное на исполнение служебных обязанностей (t_s) – отработанное время, потраченное непосредственно на исполнение обязанностей сотрудника согласно его должностной инструкции.

Показатели качества определяют: соотношение фактического и планируемого отработанного времени, разницу между фактическим и планируемым отработанным временем, среднюю оценку по незавершенным проектам (mn), среднюю оценку по завершенным за отчетный период проектам (mf), полезность сотрудника (u), эффективность работы сотрудника (e).

На основе данных можно получить несколько полезных показателей, в частности коэффициент использования рабочего дня Ки.р.д.:  Ки.р.д = где ПЗ — подготовительно-заключительное время;  ОП — оперативное время;  ОМ — время обслуживания рабочего места;  ОЛН — нормативное время на отдых и личные надобности. Коэффициент потерь рабочего времени по вине работника Кп.р.в:  Кп.р.в = где ПР — перерывы, зависящие от работника.  Коэффициент потерь рабочего времени, не зависящих от работника К'п.р.в:  Кп.р.в = где ПН — потери рабочего времени, не зависящие от работника. На основе данных показателей можно определить коэффициент возможного повышения производительности труда за счет устранения потерь времени Кп.п.т:  Кп.п.т =

ТРЕБОВАНИЯ К СИСТЕМЕ.

Необходимость разработки данной системы реально возникла в связи с введением на Предприятии интегрированной системы менеджмента (ИСМ) и связанными с этим изменениями в документообороте, и, в частности, введением унифицированной формы Табеля учета рабочего времени и расчета оплаты труда (далее по тексту – Табель). Так как на Предприятии работает большое количество человек