Проектирование информационной системы для Детского Оздоровительного Лагеря «Звездный». Единое информационное поле для Детского Оздоровительного Лагеря «Звездный»

Проектирование информационной системы для Детского Оздоровительного Лагеря «Звездный».

Цель:  создать единое информационное поле для Детского Оздоровительного Лагеря «Звездный», максимально отказаться от бумажных списков, оптимизировать процесс распределения по отрядам, а так же автоматически формировать любую отчетность относительно количества детей в лагере и свободных мест.

Точка зрения:  начальник управления по организации детского отдыха.

1.  Единичный подход (AS-IS)

1.1.  Подготовка к смене.

1.1.1.  Приведение списка к общему  виду (путем ручного изменения информации).

1.1.2.  Определение предварительных годов рождения в отрядах.

1.2.  Распределение детей по отрядам.

1.2.1.  Учет факта явки на медицинский осмотр, учет предоставленных и не предоставленных документов (отмечается в списке).

1.2.2.  Предварительная запись в отряд с учетом пожеланий и ограничений. (Запись в рукописный список.)

1.2.3.  Предоставление интересующей информации. Сбор информации относительно заезда (автобус/своим ходом).

1.2.4.  Окончательное распределение с учетом не явившихся (повторная перекличка всех отдыхающих в общем списке, сдвиги по отрядам по наличию мест, запись не пришедших).

1.2.5.  Формирование отчета по итогам: общее количество пришедших, количество девочек и мальчиков в каждом отряде, количество путевок (отчеты переписываются с учетом всех изменений).

1.2.6.  Распределение заезжающих по автобусам с учетом полученной информации, количестве мест в каждом автобусе. (распределяется в ручную)

1.2.7.  Составление отчета по отрядам: список, информация о рассадке в автобусы, ответственных за безопасность.

1.3.  Сбор информации по прибытии.

1.3.1.  Сбор информации относительно не доехавших и заменах.(составления рукописного списка)

1.3.2.  Составление итоговых списков по отрядам и наличье свободных мест. (с занесением в электронный список)   

1.4.  Составление ежедневных планом мероприятий исходя из плана общелагерных мероприятий и с учетом отрядных мероприятий.

1.5.  Ежедневное подведение итогов (составление ежедневных отчетов с учетом доехавших, уехавших).

1.6.  Подготовка к отъезду.

1.6.1.  Сбор информации относительно отъезжающих на автобусах

1.6.2.  Распределение заезжающих по автобусам с учетом полученной информации и количестве мест в каждом автобусе.

1.7.   Подведение итогов.

1.7.1.  Составление общего отчета. (анализ всех составленных отчетов, составление общего)

2.  Роли, участвующие в основном бизнес-процессе.

2.1.  Заказчик (лицо оплачивающее путевку)

2.2.  Отдыхающий

2.3.  Директор филиала

2.4.  Начальник управления по организации детского отдыха (лицо, отвечающее за организацию всего процесса в целом, контролирует выполнение работы других участников)

2.5.  Старший воспитатель (лицо, отвечающее за распределение отдыхающих по отрядам)

2.6.  Воспитатель (лицо, отвечающее в первую очередь за жизнь и здоровье детей в отряде, а так же за соблюдение режима и других установленных правил)

2.7.  Вожатый (лицо, принимающее на себя функции воспитателя в его отсутствие, а так же организует досуг отдыхающих)

3.  Данные и форматы данных

3.1.   Списки проданных путёвок (формат xls)

3.2.   Отчеты (форматы doc и xls)

4.  Отчеты

4.1.   Общий список явившихся на медицинский осмотр (формат xls, формируется на этапе распределения, предоставляется начальнику по организации детского отдыха )

4.2.   Поотрядный список отдыхающих с указанием данных родителей (формат xls, формируется на этапе распределения, предоставляется старшему воспитателю)

4.3.   Отчет об общем и поотрядном количестве заехавших и наличье свободных мест  (формат doc, формируется на этапе сбора информации по прибытии, предоставляется директору филиала)

4.4.   Ежедневный отчет о количестве отдыхающих и сотрудников на территории лагеря, с указанием доехавших и уехавших. (формат doc, формируется на этапе ежедневного подведения итогов, предоставляется директору филиала)

4.5.  Общий отчет о количестве отдыхающих (формат doc, формируется на этапе подведения итогов смены, предоставляется директору филиала)

5.  Единичный подход (модель TO-BE)

5.1.  Подготовка к смене.

5.1.1.  Приведение списка к общему  виду.

5.1.2.  Автоматическое занесение данных в базу.

5.1.3.  Определение предварительных годов рождения в отрядах. (вычисляется ИС)

5.2.  Распределение детей по отрядам.

5.2.1.  Учет факта явки на медицинский осмотр, учет предоставленных и не предоставленных документов(отмечается в ИС).

5.2.2.  Предварительная запись в отряд с учетом пожеланий и ограничений. (Ограничениями является количество спальных мест, возраст отдыхающих, а так же состояния здоровье в спортивных отрядах.) Отмечается предварительно в базе данных.

5.2.3.  Предоставление интересующей информации. Сбор информации относительно заезда (автобус/своим ходом). Занесение в базу.

5.2.4.  Окончательное распределение с учетом не явившихся.

5.2.5.  Автоматическое формирование отчета ИС по итогам: общее количество пришедших, количество девочек и мальчиков в каждом отряде, количество путевок.  

5.2.6.  Автоматическое распределение заезжающих по автобусам с учетом полученной информации, количестве мест в каждом автобусе ИС.  

5.2.7.  Автоматическое составление отчета по отрядам: список, информацию о рассадке в автобусы, ответственных за безопасность.

5.3.  Сбор информации по прибытии.

5.3.1.  Сбор информации относительно не доехавших и заменах.

5.3.2.  Составление итоговых списков по отрядам и наличье свободных мест.   

5.4.  Ежедневное составление планов мероприятий исходя из плана общелагерных мероприятий и с учетом отрядных мероприятий.

5.5.  Ежедневное подведение итогов (составление автоматических ежедневных отчетов с учетом доехавших, уехавших).

5.6.  Подготовка к отъезду.

5.6.1.  Сбор информации относительно отъезжающих на автобусах, занесение в базу.

5.6.2.  Распределение заезжающих ИС по автобусам с учетом полученной информации и количестве мест в каждом автобусе.

5.7.   Подведение итогов.

5.7.1.  Составление общего отчета.

6.  Данные и форматы данных

6.1.  Списки проданных путёвок (формат xls)

6.2.   Отчеты (форматы doc и xls)

7.  Отчеты

7.1.   Общий список явившихся на медицинский осмотр (формат xls, формируется на этапе распределения, предоставляется начальнику по организации детского отдыха )

7.2.   Поотрядный список отдыхающих с указанием данных родителей (формат xls, формируется на этапе распределения, предоставляется старшему воспитателю)

7.3.   Отчет об общем и поотрядном количестве заехавших и наличье свободных мест  (формат doc, формируется на этапе сбора информации по прибытии, предоставляется директору филиала)

7.4.   Ежедневный отчет о количестве отдыхающих и сотрудников на территории лагеря, с указанием доехавших и уехавших. (формат doc, формируется на этапе ежедневного подведения итогов, предоставляется директору филиала)

7.5.  Общий отчет о количестве отдыхающих (формат doc, формируется на этапе подведения итогов смены, предоставляется директору филиала)