В случае необходимости осуществления доставки техники к месту проведения ремонта (цех Сервисного отдела), сервис-инженер заказывает доставку через ТТО. Для этого в ТТО сообщается технические и габаритные характеристики груза, местонахождение техники. ТТО согласует срок проведения и стоимость операции. Срок доставки техники в цех должен соответствовать сроку поступления запчастей на склад. Также через ТТО заказывается доставка запчастей к месту ремонта в случае проведения ремонта на месте у клиента. Для этого с ТТО согласуется дата отгрузки. Дата отгрузки должна быть максимально приближена (но не быть раньше) к дате поступления запчастей на склад. Кроме даты отгрузки ТТО сообщается место назначения груза, его габаритные характеристики, склад отгрузки. ТТО согласует срок доставки и ее стоимость.
Если работы по обслуживанию техники осуществляются на территории Компании, при поступлении техники клиента на ремонт сервис-инженер оформляет документы на временное хранение техники (акт приема на временное хранение). Данные по поступлению на временное хранение и выбытию техники фиксируются в специальном журнале временного хранения.
На основании данных по срокам проведения работ (с учетом выходных и переработок), согласованных с датой поставки запчастей/техники к месту ремонта, корректируется план работы механиков. Определяются рабочие для проведения работ по данному заказу.
При ремонте техники в цехе Сервисного отдела должен быть скорректирован план загрузки производственных площадей. План корректируется при согласовании с АУП Сервисного отдела. При этом учитывается, какую площадь требуется выделить для ремонта (зависит от габаритов техники, особенностей неисправности и количества рабочих, занятых одновременно в работе), каково должно быть расположение зоны ремонта относительно производственного оборудования.
При ремонте на месте у клиента, командировка бригады организуется как описано в п.1.3.
В случае необходимости использования запчастей для осуществления сервиса - сервис-инженер оформляет заявку на запчасти, в которой указывает перечень необходимых запчастей и их количество. По этой заявке механик получает со склада требуемые запчасти. Такая операция может осуществляться несколько раз на протяжении всей сделки по мере необходимости.
При выдаче со склада запчастей под нужды сервиса сотрудник склада на основании заявки производит списание запчастей со склада. В конце дня все Заявки на запчасти собираются и сдаются с Товарным отчетом в бухгалтерию. Если требуются дополнительные запчасти, которые не были заказаны ранее, то механик сообщает об этом сервис-инженеру, и сервис-инженер производит заказ необходимых запчастей как описано в п. 3.1.
В случае если сервис осуществляется на выезде у заказчика, процедура списания запчастей аналогична, только проводится по нужному складу (например, транзит).
Для обеспечения непрерывного процесса оказания услуг в случае необходимости сервис-инженер делает заявку на материалы (расходные материалы) в отдел снабжения.
Отдел снабжения рассматривает заявку и, исходя из срочности заказа и его содержания, определяет оптимального на данный момент поставщика, который удовлетворяет всем условиям.
После выбора поставщика отдел снабжения делает запрос поставщику на требуемый материал и после согласования условий поставки запрашивает счет на оплату. В случае необходимости - с клиентом заключается договор на поставку материалов.
В случае срочной заявки отдел снабжения осуществляет поиск необходимых материалов в экстренном порядке за наличный расчет.
После проверки и приема материалов на склад отдел снабжения извещает сервис-инженера о выполнении его заказа. Сервис-инженер (механик) идет получать заказанный материал со склада.
Сотрудник склада выписывает документ Списание материалов со склада в производство (накладная на списание), на котором сервис-инженер (механик) ставит свою подпись.
В случае необходимости (отсутствие необходимого инструмента, поломка, утеря и т.д.) сервис-инженер оформляет заявку в отдел снабжения на закупку нового инструмента.
Отдел снабжения рассматривает заявку, определяет оптимального поставщика, и делает запрос поставщику (в письменной или устной форме) на требуемый инструмент. После согласования условий поставки поставщик выставляет счет на оплату, который проходит стандартную процедуру согласования (с руководителем проекта, с главным бухгалтером) и отдается в оплату в отдел контроллинга. В случае необходимости - с клиентом заключается договор на поставку инструмента.
После поставки инструмента на склад отдел снабжения оповещает сервис-инженера о поступлении заказанного инструмента. Сотрудник склада оформляет поступление инструмента документом Акт поступления материальных ценностей.
Сервис-инженер (механик) идет получать заказанный инструмент на склад. Сотрудник склада оформляет документы на выдачу инструмента сотруднику (Акт приема-передачи материальных ценностей), в котором сотрудник расписывается за полученный инструмент.
Отдел снабжения занимается обеспечением механиков необходимой спецодеждой. Для этого раз в полгода происходит опрос механиков, по документам просматривается информация о том, что, когда, кто получал, и на основании этих данных отдел снабжения делает заявку начальнику АХЧ на закупку новой спецодежды. После согласования и утверждения заявки АХЧ производит закупку спецодежды у поставщика.
При поступлении новой спецодежды на склад отдел снабжения проверяет соответствие поступившего товара по документам и оповещает механиков о возможности получения новой спецодежды со склада.
При выдаче спецодежды механик расписывается в журнале о получении комплекта спецодежды.
Уважаемый посетитель!
Чтобы распечатать файл, скачайте его (в формате Word).
Ссылка на скачивание - внизу страницы.