Организация эффективной работы бухгалтерской службы. Общий подход к анализу и разрешению ситуаций

, к.э.н., доцент, кафедра бухгалтерского учета, анализа и аудита в отраслях народного хозяйства БГЭУ

Организация эффективной работы бухгалтерской службы

Минск 2012

Содержание

1 Базовые правила………………………………………………………………………………………………………………………4

2 Ситуации для разборки…………………………………………………………………………………………….……………..5

3 Общий подход к анализу и разрешению ситуаций………………………………………………………………..6

4 Основные должности (посты)…………………………………………………………………………………………………..7

5 Что должна делать бухгалтерия………………………………………………………………………………………………8

6 Нормирование труда в бухгалтерии………………………………………………………………………………………10

7 Карточка продукта подразделения (ЦФО)…………………………………………………………………………….11

8 Карточка рабочего места сотрудника…………………………………………………………………………………….12

9 Основные знания бухгалтера…………………………………………………………………………………………………13

10 Основные практические навыки (умения)…………………………………………………………………………..14

11 Регламентирующие документы……………………………………………………………………………………………15

12 Порядок написания внутренних инструкций………………………………………………………………………16

13 Регулирование документооборота………………………………………………………………………………………17

14 Учет бухгалтерии и отчетность……………………………………………………………………………………………..18

15 Оперативность работы бухгалтерии…………………………………………………………………………………….19

16 Проект «Implementation»…………………………………………………………………………………………………..…20

17 Таблица анализа рисков и мер по их снижению…………………………………………………………………21

18 Подбор и выращивание кадров…………………………………………………………………………………………..22

19 Организация взаимодействия бухгалтерии с иными службами………………………………………..23

20 Финансирование бухгалтерии……………………………………………………………………………………..………24

21 Вознаграждение бухгалтерии и бухгалтеров………………………………………………………………………25

22 Объективные ограничения производительности труда и как с ними бороться……………….26

23 Объективные источники ошибок и снижения качества работы…………………………………………27

24 Усталость……………………………………………………………………………………………………………………………….28

25 Субъективные проблемы и как с ними бороться………………………………………………………………..29

26 Контроль исполнения в бухгалтерии…………………………………………………………………………………..30

27 Организационно-функциональная структура бухгалтерии…………………………………………………31

28 Реестр распоряжений по (наименование компании)…………………………………………………………32

Приложение 1.Проблемы современных бухгалтерий…………………………………………………………....33

Приложение 2. Фотография рабочего времени……………………………………………………………………….34

Приложение 3.Памятка «Прием на работу»…………………………………………………………………………….43

Приложение 4.Памятка «Увольнение»………………………………………………………………………………..…..45

Приложение 5.Как подчинить себе время……………………………………………………………………………….46

Приложение 6.Делегирование полномочий……………………………………………………………………………52

Приложение 7.Поручение задания…………………………………………………………………………………………..53

Приложение 8.Тест «Умеете ли Вы делегировать полномочия?»………………………………………….56

Приложение 9.Как стать лидером?...............................................................................................59

Приложение 10.Дополнительные правила для руководителей……………………………………………..63

ПРИЛОЖЕНИЕ. График документооборота предприятия на 2012 год…………………………………..65

                                                    1. Базовые правила

1.  Бухгалтерия (как и любое иное подразделение) обязана выполнить любую порученную работу. Не бывает «чужой» и «своей» работы

2.  При этом финансирование и ресурсное обеспечение (в первую очередь -сотрудниками) должно быть достаточным

3.  Нет слова «невозможно» - есть «сколько стоит»

4.  Любую работу, которую можно сделать хотя бы два раза, можно отнормировать и формализовать

2. Ситуации для разборки

-  ГБ не сдал вовремя отчеты

-  Бухгалтерия ошиблась при подготовке документа

-  На бухгалтерию жалуются «соседи»

•  Медленно работает

•  Тормозит документы придирками

•  Требует всякую ерунду (типа «закрыть подотчет», заполнить/представить какой-то Акт и т.п.), бухгалтерия жалуется на «соседей»

-  ГБ пришел просить новую штатную единицу

-  От бухгалтерии требуют: «напишите нам инструкцию»

3. Общий подход к анализу и разрешению ситуаций

-  Сформулировать (описать) ситуацию

-  Понять, почему она такая (причины возникновения)

-  Определить, кто, что и как должен был делать

-  Зафиксировать (записать!) это в виде распоряжений

-  Обобщить на аналогичные случаи

Встроить непротиворечиво в существующую систему работы

Основное правило: если мысль пришла в голову - запишите ее, потом найдите

ей место в стандартных документах

Применяемые технологии:

-  Информационные

-  Организационные

-  Психологические

-  Документарно-канцелярские

4. Основные должности (посты)

Пост = сумма всех задач, знаний, умений и ответственности

-  ГБ   (задачи:   чтобы  все  работали,  чтобы  работали   правильно,  чтобы   был правильный результат),

-  Зам ГБ по налогам и налоговой отчетности (аналогично ГБ),

-  Старшие бухгалтеры (работать и помогать младшим советом/инструкцией)

-  Младшие бухгалтеры (работать головой),

-  Операционисты/счетоводы (работать руками)

5. Что должна делать бухгалтерия

5.1.  «Делать» и «сделать»: о пользе русского языка

5.2.  Текущие продукты

-  внесение документов (работа операциониста) - килобайт

-  проводки БУ, НУ, УУ "вручную" - квалифицированных штук

-  комплекты официальной отчетности - квалифицированных штук канцелярско-секретарские    функции    (оповещение,    ведение    архива:    поиск документов, сшивание документов) - квалифицированных действий (операций)

-  контроль   сроков   (по   договорам,   т.п.)   -   квалифицированных   действий (операций)

-  подготовка первичных документов - квалифицированных действий (операций)

-  транспортировка документов - минуты

-  ожидание чего-либо (например, подписи) - минуты

-  истребование документов - минуты оптимизация налогов - документы отброшенные и документы новые

Главный принцип постановки задач бухгалтерии: сделать все, что нужно, вовремя и с минимальными издержками

5.3.      Инвестиционные продукты

-  ТЗ для ОА

-  отслеживание налоговых и учетных инноваций

-  доработка учетной политики

-  обучение сотрудников бухгалтерии необходимым навыкам

-  ответы на вопросы сотрудников компании

-  доработка документооборота и ОФС компании обучение    сотрудников    компании    и    контрагентов    необходимым    знаниям    и навыкам

-  чтение документов

-  правка документов

5.4.    Разовые продукты

-    инвентаризации

5.5.Прочие продукты

«Думать» - это не продукт!

6. Нормирование труда в бухгалтерии

Методы нормирования:

-  от известной максимальной производительности;

-  от тестовой максимальной производительности;

-  от тестовой производительности лояльного непрофессионала.

7. Карточка продукта подразделения (ЦФО)

1.  Название продукта

2.  Единица измерения

3.  Критерии качества

-  критерий

-  единица измерения критерия

-  схема контроля

-  допустимые значения

-  дисконт по цене

4.  нормативы на изготовление

5.  Нормативная стоимость

-  при «покупке»

-  при «внутреннем производстве»

6. Справочно:

-  основные заинтересованные потребители

-  основные изготовители

8. Карточка рабочего места сотрудника

1.  Название рабочего места (поста)

2.  Производимые продукты

Продукт	Ограничения на объем «сверху»	Плановый объем производства (в месяц или квартал)	Справочно: функция

9. Основные знания бухгалтера

1)  знание своего участка бухгалтерского учета

2)  знание налогообложения своего участка

3)  знание экономики и технологических особенностей своего участка

4)  юридические

5)  знания конкретного бухгалтерского ПО

6)  организационные:

-  как писать инструкции

-  как работать с компьютером и вспомогательным ПО

7) знание своей ответственности и последствий, к которым могут привести ошибки в учете на данном участке.

Самым главным знанием бухгалтера является знание границ своей компетенции.

Первое правило: не уверен - посмотри инструкцию. Опять не уверен - спроси начальника

10. Основные практические навыки (умения)

-  находить необходимые документы

-  сшивать документы

-  кодировать документы

-  определять суть ситуаций (выбирать ситуацию из набора стандартных ситуаций)

-  писать техническое задание

-  задавать вопросы (в т.ч. руководителям и консультантам)

-  общаться с представителями проверяющих, государственных органов;

-  подбирать необходимые нормативные документы, находить необходимую информацию;

-  читать нормативные документы.

11. Регламентирующие документы

1.  Должностная инструкция

2.  Инструкции по отдельным вопросам

3.  Административная структура

4.  Бюджет рабочего времени

5.  Учетная политика

6.  Нормативно-правовые документы

7.  Разъяснения ИМНС, консультантов, аудиторов и т.п.

12. Порядок написания внутренних инструкций

Инструкции должны писать, кто их потом будет выполнять. А проверять правильность инструкций - те, кто будет проверять исполнение.

1.  (Исполнитель, дальше И): У сотрудника возникла проблема (свыше 5 минут он не может понять, как и что делать)

2.  (И): Составить запрос (письменно) к методисту учета

3.  (Методист, дальше — М): Ответить на вопрос (устно!)

4.  (И): Записать ответ в виде Инструкции и предъявить на утверждение методисту

5.  (М): Утвердить Инструкцию (подписать) — если Инструкция не утверждена — до 3-х раз повторять п. 3, затем его же, но в присутствии руководителя Исполнителя.

Из Инструкции вычеркивается:

-  то, что лишнее и давно известное;

-  переписанное из нормативных документов;

-  то, что непонятно.

6.   (И): Подшить Инструкцию в папку с инструкциями.

13.Регулирование документооборота

1.  Наименование документа

2.  Хозяйственная операция

3.  Создание документа:

-  количество экземпляров

-  исполнитель

-  срок исполнения

4.  Проверка документа:

-  ответственный за проверку

-  срок предоставления на проверку

-  срок проверки

5.  Кто утверждает документ

6.  Обработка документа (занесение его в базу):

-  кто обрабатывает

-  срок исполнения

7.  Проверка обработки документа

-  кто проверяет

-  срок исполнения

8.  Передача в архив

- срок выполнения

14.Учет работы бухгалтерии и отчетность

1.  учет использования рабочего времени: сколько времени использовано и для чего с разделением на инвестиции, расходы и убытки

2.  учет результатов труда: что было сделано и сколько времени и иных расходов должно быть потрачено на этот результат по нормативам

3.  учет качества сделанных дел (достигнутых результатов): сколько времени и расходов потребовалось на доделку и переделку.

Форма учета рабочего времени

ФИО: Жидович Т.В.

Дата: 24.11.2012г.

Ставка за час с учетом всех привязанных затрат: 9800 руб.

Начало рабочего дня (появление на рабочем месте): 7.52

№ п/п	Время окончания деятельности	Краткое описание деятельности	Затраченное время		Анализ (вечером)
			В часах	В рублях	Убыток, расход, инвестиция	Для убытка		Для расхода: в какой форме будет получен доход	Для инвестиции - объект
						причина	автор
1	7.59	чай	0.07	1143	У
2	8.50	Отчет в ИМНС	0.51	8330	У
3	9.58	ТЗ	1.08	114107	И
	И т.д.

15. Оперативность работы бухгалтерии

Анализ причин задержек:

-  отвлечения оперативные (производительные)

-  отвлечения инвестиционные

-  отвлечения бесполезные

-  ошибки в работе (в выполнении функций)

-  недостаточная фондовооруженность (много ручного труда)

-  не вовремя сданные документы

16. Проект «Implementation»

Цель проекта: добиться установления порядка в заданном подразделении