Взаимодействие СУБД MS Access с приложениями MS Office

Страницы работы

Содержание работы

ВЗАИМОДЕЙСТВИЕ СУБД MS ACCESS С ПРИЛОЖЕНИЯМИ MS OFFICE

Цель работы:изучить механизмы взаимодействия приложений MS Office с СУБД MS Access; приобрести практический опыт использованием информации из БД при подготовке серийных документов в MS Word; приобрести практический опыт анализа информации из БД средствами MS Excel.

1. Публикация в MicrosoftWord.

Используя команду Сервис/Связи с Office/Публикация в MS Word, сохранить в виде документа MS Word базовую таблицу по варианту.

В MS Word при необходимости выполнить дополнительное форматирование таблицы и установку параметров страницы в соответствии с рисунком 1..

Рисунок 1- MS Word базовой таблицу

2. Анализ в MicrosoftExcel.

Используя команду Сервис/Связи с Office/Анализ в MS Excel, сохранить запрос 13 Расчеты в виде рабочей книги MS Excel в соответствии с рисунком 2.

Средствами MS Excel:

· выполнить сортировку по полю Фамилия (для варианта 3 – Название);

· вычислить промежуточные итоги по полю Фамилия (для варианта 3 – Название), используя команду Данные/Итоги в соответствии с рисунками 3-4;

· отобразить 2-й уровень структуры документа (Общий итог по группе Фамилия или Название);

· выделить несмежные диапазоны с фамилиями (названиями) и числовыми данными,

· используя команду Вставка/Диаграмма…, построить диаграмму по выделенным данным (выбор типа диаграммы и параметры ее форматирования выбрать самостоятельно).

Рисунок 2- Расчёты в виде MS Excel

Рисунок 3-Диалоговое окно промежуточных итогов

Рисунок 4- Готовая таблица с промежуточными итогами

3. Сводная таблица MicrosoftExcel.

Используя команду Сервис/Связи с Office/Анализ в MS Excel, сохранить запрос 02 Исходные данные в виде рабочей книги MS Excel в соответствии с рисунком 5.

В MS Excel на основе полученного списка, используя команду Данные/Сводная таблица, сформировать компактную сводную таблицу согласно варианту в соответствии с рисунком 6.

Рисунок 5-02 Исходные данные в MS Excel

Рисунок 6-Сводная таблица

4. Слияние в MicrosoftWord.

До начала работы над серийным письмом для массовой рассылки необходимо:

1)  в таблицу с персональными данными (Клиенты, Абоненты, Преподаватели, Студенты, Сотрудники и т.п. согласно варианту) добавить дополнительное поле Пол (тип данных – Текстовый) и заполнить значениями (рекомендуется в режиме конструктора таблиц создать столбец подстановки с двумя значениями – жен, муж);

2)  подготовить текст серийного письма для массовой рассылки.

Содержание письма должно соответствовать направлению разработанной БД:

· информационное письмо о сезонных скидках или распродажах;

· приглашение на презентацию товара, конференцию и т.д.;

· напоминание о необходимости оплаты услуг, возврата книг;

· уведомление о повышении (снижении) тарифов, оплаты за обучение и т.д.

Порядок создания серийного письма слиянием следующий:

1)  на вкладке Таблицы выделить таблицу с персональными данными – Клиенты, Абоненты, Преподаватели, Студенты, Сотрудники (и т.п. согласно варианту), которая будет являться документом-источником при слиянии;

2)  выполнить команду Сервис/Связи с Office/Слияние в MS Word;

выбрать вариант Создать новый документ и установить связь с ним;

в окне документа MS Word сформировать макет письма, оформив:

· заголовок документа;

· блок адреса;

· обращение;

· текст письма.

Предусмотреть в тексте письма поля слияния MS Access (адрес, фамилия, имя, отчество адресата) для подстановки данных адресата из базовой таблицы индивидуальной БД.

Элементы слияния по шагам в соответствии с рисунками 7-10.

Результат слияния в соответствии с рисунком 11.

Рисунок 7-Создание

Рисунок 8-Выбор таблицы

Рисунок 9-Выбор полей

Рисунок 10-Вставка полей

Рисунок 11-Результат

Контрольные вопросы:

1.  Назовите основные механизмы взаимодействия приложений MS Office.

2.  Способы конвертирования данных в форматы MS Office (приведите примеры форматов).

3.  Назначение и порядок использования команды Сервис/Связи с Office/Публикация в MSWord. Под каким именем и в какой папке по умолчанию сохраняется документ?

4.  Порядок создания серийных документов при помощи команды Сервис/Связи с Office/Слияние с MSWord.

5.  Анализ информации из БД при помощи команды Сервис/Связи с Office/Анализ в MSExcel.

6.  Под каким именем и в какой папке по умолчанию сохраняются документы, созданные с использованием команд Сервис/Связи с Office?

Ответы на контрольные вопросы:

1.  Основные механизмы взаимодействия приложений MS Office:экспорт в таблицу Excel,экспорт в текстовый файл, экспорт выделенного объекта в XML-файл,экспорт выделенного объекта в файл документа в формате PDF и XPS.

3.Порядок использования команды:1) Это указание имени целевого файла

2)Указание параметров экспорта

3) Нажать ОК.

4) Сохранение шагов экспорта

Назначение. Представление предметной области Access в MS Word.

4.Порядок создания серийных документов при помощи команды Сервис/Связи с Office/Слияние с MSWord:

1)  Установка связи с документом MS Word для печати писем или конвертов. Установка связи с готовым документом или создать новый документ и сделать связь с новым документом.

2)  При создании нового документа, автоматически открывается пошаговый мастер слияния: выбор документа, выбор того, что взять за основу создания(текущий документ, шаблон, существующий документ),выбор получателя,создание, просмотр, завершение слияния.

5.Анализ информации из БД при помощи команды Сервис/Связи с Office/Анализ в MSExcel: реферирование информации (заключается в выборке из всего массива информации ключевых моментов и их фиксировании), компьютерный  анализ(  выявление связи по датам, по действующим лицам, по месту свершения события, по названиям, по сферам интересов, по телефонам),синтез данных(логическое объединение элементов информации, внешне не обладающих связями, в систему единой направленности), описание (заключается в характеристике объекта интереса, то есть в выяснении качеств, а особый интерес при этом уделяется качествам, свойственным только этому объекту, либо узкому кругу объектов),группировка данных и т. д.

Вывод: изучил механизмы взаимодействия приложений MS Office с СУБД MS Access; приобрел практический опыт использованием информации из БД при подготовке серийных документов в MS Word; приобрел практический опыт анализа информации из БД средствами MS Excel.

Список использованной литературы:

1)  Основы проектирования реляционных баз данных в среде СУБД MS Access: лабораторный практикум по курсу «Информационные технологии» для студентов специальности 1-26 02 01 «Бизнес-администрирование» / сост.: О.А. Лавренова, С.М.Козлов. – Минск: БНТУ, 2009. – 110 с.

2)  Конспект лекций по дисциплине “Информационные технологии”.

Похожие материалы

Информация о работе