Работа с объектами в MS Word. Связанные объекты

Работа с объектами в Ms Word

1. Объекты в Word

MS Word, как и любое приложение Microsoft Office, позволяет включать в документы объекты (рисунки, тексты, видео, аудио и т.д.), созданные с помощью других приложений.

Объекты в документы Word можно вставлять двумя различными способами: как связанные и как внедренные объекты.

2. Связанные объекты

2.1 Понятие связанного объекта

Как отмечалось в лабораторной работе, объекты можно разделить на внешние и внутренние. При этом подчеркивалось, что это разделение условно, поскольку все зависит от того, каким именно образом объекты вставлялись в документ MS Word.

Иногда требуется при вставке объекта явным образом указать, что данный объект является документом какого-то конкретного приложения. При таком подходе есть два важных момента. Первый связан с тем, что часто удобней объект обрабатывать именно тем приложением, документом которого этот объект является (например, фрагмент базы данных, электронная таблица сложной структуры с большим объемом вычислений, сложный рисунок, который возможно будет периодически меняться и т.п.). В этом случае, как Вы уже знаете, с объектом устанавливается связь, а сами объекты получают название связанных объектов. Второй важный момент – это возможность двойного редактирования документа: либо в документе MS Word, либо в исходном файле.

Отсюда – наличие двух типов связанных объектов. Первый тип – это встроенные объекты, являющиеся частью какого-либо документа, для которых указан файл, где хранится, и приложение, с помощью которого требуется этот фрагмент изменять.

Второй тип – это собственно связанные объекты, которые реально хранятся в отдельных файлах и могут меняться либо как встроенные объекты, либо с помощью изменения тех самых отдельных файлов. Последний вариант, кроме всего прочего, позволяет существенно уменьшать размеры документа MS Word.

Первый тип объектов попадает в документ MS Word следующим образом: в «родном» приложении требуемый фрагмент копируется в Буфер обмена, затем запускается MS Word и объект вставляется в нужное место по команде Правка ® Специальная вставка.

Второй тип объектов вставляется с помощью режима меню Вставка ® Объект.

2.2     Вставка связанных объектов с использованием Специальной вставки

Основное преимущество использования этого способа, кроме простоты, заключается в возможности выбора части данных исходного файла для вставки в документ Word.

Чтобы вставить связанный объект, необходимо выполнить следующие действия:

1.  Выделить данные объекта в исходном файле и выбрать команду Правка ® Копировать.

2.  Открыть документ Word и установить курсор в то место, куда необходимо вставить связанный объект.

3.  Выбрать команду Правка ® Специальная вставка. При этом на экране будет отображено окно диалога  Специальная вставка (рис 1).

4.  Выбрать формат объекта в списке Как. В расположенной ниже области Результат отображается краткое описание режима функционирования каждого типа объектов в документе.

5.  Выбрать вариант Связать для вставки связанного объекта. (При выборе варианта Вставить будет выполнено внедрение объекта).

6.  Щелкнуть кнопку ОК.

 Рис. 1

Задание А

Предположим, Вы – референт главы избирательной комиссии г. Ека­те­рин­бур­га и Вам требуется подготовить документ о прогнозах выборов в этом городе. Текст Вами уже подготовлен:

В Екатеринбурге выборы

В течение месяца перед предстоящими выборами мэра Екатеринбурга социологический отдел Избиркома проводил ежедневный социологический опрос жителей города. Результаты опроса фиксировались и доводились до сведения жителей города с помощью телевидения и прессы. Следует отметить, что в результате предвыборной борьбы кандидатов, данные опроса день ото дня претерпевали значительные изменения.

Таблица, которую необходимо поместить под данным текстом, размещена в файле Учебная\Документы\Выборы.xls. Используя описанный ваше алгоритм, вставьте таблицу из данного документа сразу под текстом.

Задание Б

1.  С помощью значка на Панели задач перейдите в окно MS Excel. Измените количество проголосовавших за Чернецкого по Кировскому району.

2.  Вернитесь в окно MS Word. Убедитесь, что внесенные изменения отражены в документе Выборы.doc.

3.  Сохраните измененный файл Выборы.doc под именем Выборы1.doc в Вашей папке.

2.3   Связывание с использованием команды
Вставка ® Объект

При вставке связанного объекта с использованием команды Вставка ® Объект создается связь с существующим файлом. При этом связываемый объект будет содержать все данные этого файла. Для вставки объекта необходимо выполнить следующие действия:

1.  Поместить текстовый курсор в то место документа, куда требуется вставить объект.

2.  Выбрать команду Вставка ® Объект. При этом на экране будет отображено окно диалога Вставка объекта (рис. 2).

3.  Открыть вкладку Создание из файла.

4.  Ввести имя связываемого файла или выбрать его с помощью кнопки Обзор.

5.  Установить флажок Связь с файлом.

6.  Щелкнуть кнопку ОК.

Рис. 2

Задание В

Теперь повторите вставку в данный документ электронной таблицы (как в задание А, но с помощью режима Вставка ® Объект).

Таблица, которую необходимо поместить под данным текстом, размещена в файле Учебная\Документы\Выборы.xls. Используя описанный над этим заданием алгоритм, вставьте таблицу из данного документа сразу под текстом.

F Обратите внимание на то, что при использовании данного способа будут вставлены все данные исходного файла.

Задание В

1.  Откройте документ Выборы.xls с помощью MS Excel.

2.  Внесите изменения в исходные данные (например, измените название района Кировский на Верх-Исетский.).

3.  С помощью значка на Панели задач вернитесь в документ Word. Убедитесь, что внесенные изменения отражены в текущем документе.

4.  Сохраните текущий документ MS Word под Вашим именем в папке Рабочая\Черновики.

2.4. Редактирование связанных объектов

Связанный объект, вставленный в документ Word, можно открывать для редактирования и изменения параметров связи. Эту операцию можно выполнить несколькими способами.

1.  Дважды щелкнуть на объекте, если этот объект не является презентацией PowerPoint, аудио-, видео-, или анимированным клипом (при двойном щелчке на объекте PowerPoint выполняется показ презентации, а при двойном щелчке на клипе – воспроизведение этого клипа).

2.  Выделить объект, выбрать команду Правка ® Объект (имя объекта) ® Открыть связь (или Правка ® Объект (имя объекта) ® Изменить связь).

При выполнении любого из вышеперечисленных действий Word открывает исходный файл в обслуживающей его программе для редактирования данных этого файла.

Задание Г

1.  Откройте связанный объект, установленный после задания В, для редактирования.

2.  Удалите в итоговой таблице строку с данными о каком-либо кандидате (будем считать, что сошел с дистанции).

3.  Закройте Excel и вернитесь в документ Word. Убедитесь, что внесенные изменения отражены в Вашем документе.

3. Вопросы для контроля

(1)  Какой объект называется связанным? Какие два типа связанных объектов выделяют?

(2)  Каким образом можно вставить в документ MS Word связанный объект, представляющий собой часть документа, созданного в другом приложении?

(3)  Как можно вставить в документ MS Word связанный объект, представляющий собой содержимое произвольного файла?

(4)  Какова технология редактирования связанных объектов?

G  Пригласите преподавателя и продемонстрируйте ему вставленные таблицы. Кроме этого, ответьте ему на контрольные вопросы. Уточните у преподавателя, следует ли Вам продолжать изучать данный материал. Если да – щелкните по синей строке текста, расположенной ниже.