Организационная структура НПО АП, страница 2

Построение функциональной модели любой системы всегда начинается с определения иерархии функций, т. е. построения дерева функций. Для изменения функциональной модели необходимо выяснить, какие функции будут исключены из дерева, а какие, наоборот, добавлены.

В данном случае модель изменяется в связи с предстоящим переходом  сотрудников договорного отдела на работу с АИС, поэтому необходимо удалить из дерева функций те из них, которые связаны с ведением книг учета договоров (необходимость в ведении этих книг отпадет, так как вся информация будет храниться в БД). Однако при этом в модель придется ввести функции связанные непосредственно с работой с приложениями к БД, на которой будет основана АИС. К таким функциям относятся следующие:

·  функции, связанные с занесением исходной информации о договоре, этапе или дополнительном соглашении в БД;

·  регистрация входящих документов в БД;

·  составление производных документов с использованием средств АИС;

·  составление отчетов по отдельным договорам и сводных справок по группам договоров для руководства.

Для построения информационной модели договорного отдела НПО АП необходимо описать  не только сущности, но и связи между ними.

В приведенном ниже описании связей (или отношений) между сущностями используются следующие понятия:

Идентифицирующее отношение – отношение, при котором экземпляр потомка однозначно определяется экземпляром родителя.

Неидентифицирующее отношение – отношение, при котором каждый экземпляр потомка может быть однозначно идентифицирован без знания связанного с ним экземпляра родителя.

Пример:

Ведет(Relationship between КУРАТОР and ДОГОВОР)

Куратор ведет договор.

Неидентифицирующее отношение.

Куратор может вести 1 или несколько договоров.

Включает(Relationship between ВТК and ЧЛЕНСТВО)

Связь между сущностями ВТК и ЧЛЕНСТВО определяющая, какие именно сотрудники состоят в каждом конкретном ВТК.

Идентифицирующее отношение.

Один ВТК может состоять из нескольких членов  ВТК.

Выполняется (Relationship between ЭТАП ДОПОЛНИТЕЛЬНОГО СОГЛАШЕНИЯ and ВТК)

Этап дополнительного соглашения может выполняться 1 из ВТК, если дополнительное соглашение относится к основному договору.

Неидентифицирующее отношение.

Выполняется (Relationship between ЭТАП and ВТК)

Этап договора может выполняться 1 из ВТК,  если он относится к основному договору.

Неидентифицирующее отношение.

Имеет (Relationship between ДОГОВОР and ЭТАП)

Договор всегда содержит хотя бы 1 этап.

Идентифицирующее отношение.

Имеет (Relationship between ДОПОЛНИТЕЛЬНОЕ СОГЛАШЕНИЕ and ЭТАП ДОПОЛНИТЕЛЬНОГО СОГЛАШЕНИЯ)

Дополнительное соглашение всегда имеет хотя бы 1 этап.

Идентифицирующее отношение.

Имеет (Relationship between ДОГОВОР and ДОПОЛНИТЕЛЬНОЕ СОГЛАШЕНИЕ)

Договор может иметь или не иметь одно или несколько дополнительных соглашений.

Идентифицирующее отношение.

В результате работы над проектом были решены следующие задачи:

·  изучена деятельность договорного отдела;

·  построена его функциональная модель в виде «как есть»;

·  проведен анализ трудоемкости построенной функциональной модели «как есть»;

·  выявлены направления по реорганизации функциональной модели;

·  функциональная модель была преобразована в вид «как должно быть» с учетом функций, которые появятся у сотрудников договорного отдела  при использовании будущей АИС;

·  построена информационная модель договорного отдела НПО АП.

Результаты, полученные при решении этих задач, позволяют сделать следующие выводы:

1.  Построенная функциональная модель в виде «как есть» соответствует реальной действительности и была согласована с начальником договорного отдела НПО АП.

2.  Построенная функциональная модель обеспечивает выполнение всех функций договорного отдела НПО АП, а проблемы возникающие в отделе, связаны, прежде всего, с человеческим фактором и неправильной организацией хранения документов в отделе.

3.  Анализ трудоемкости функциональной модели показал, что затраты труда сотрудников договорного отдела на работу с комплектом договоров являются переменной величиной и напрямую зависят от сложности его характеристик.

4.  Характеристики каждого конкретного комплекта договоров влияют не только на количество повторений простейших функций в процессе работы, но и на длительности их выполнения.

5.  Применение АИС в работе договорного отдела позволит снизить затраты труда на выполнение функций сотрудников применительно к комплектам договоров с наиболее типичными характеристиками приблизительно на 30%.

6.  Для достижения такого показателя эффективности применения АИС в договорном отделе НПО АП необходимо правильно организовать рабочие места сотрудников, а также повысить уровень их компьютерной грамотности, так как на сегодняшний день он крайне низок.

7.  Создание и использование АИС договорного отдела не решит проблем, связанных с человеческим фактором, например, таких, как небрежность в выполнении своих обязанностей, но позволит избежать ошибок в оформлении документов, облегчит поиск нужной информации, значительно ускорит составление сводных справок и отчетов по договорам в необходимой руководству форме.