Построение и анализ функциональной модели договорного отдела НПО АП

2. ПОСТРОЕНИЕ И АНАЛИЗ ФУНКЦИОНАЛЬНОЙ МОДЕЛИ ДОГОВОРНОГО ОТДЕЛА НПО АП

2.1 ОПИСАНИЕ ОБЪЕКТА ИССЛЕДОВАНИЯ

2.1.1 МЕСТО ДОГОВОРНОГО ОТДЕЛА В ОРГАНИЗАЦИОННОЙ СТРУКТУРЕ ПРЕДПРИЯТИЯ

Как показано на рисунке 2, организационная структура НПО АП включает 4 функциональных подразделения:

·  Высшее звено управления предприятием, состоящее из   генерального директора НПО АП и его заместителя;

·  Договорной отдел;

·  Бухгалтерия;

·  Фондовый отдел;

Двойными стрелками на рисунке изображены связи, имеющие одновременно информационный и управленческий характер, одинарными стрелками – только информационные связи.

Начальник договорного отдела подчиняется непосредственно заместителю генерального директора и генеральному директору НПО АП. Кроме того, договорной отдел имеет информационные связи с бухгалтерией и фондовым отделом.

2.1.2 ОСНОВНЫЕ ФУНКЦИИ ДОГОВОРНОГО ОТДЕЛА НПО АП

Деятельность АОЗТ «НПО Автоматизация Приборостроения» осуществляется в соответствии с главой 4 ГК РФ (часть 1) и Федеральным законом РФ «Об акционерных обществах».

Основными видами деятельности общества являются:

·  Разработка, изготовление и авторское сопровождение:

-  космических комплексов и систем;

-  средств наземного автоматизированного управления;

-  аппаратуры специальных бортовых систем;

-  аппаратуры бортовой КИС, систем связи, радионавигации, радиометрических, телевизионных, телеметрических систем;

-  контрольно-измерительной аппаратуры;

-  устройств контроля настройки, предназначенных для проверки характеристик и параметров для народнохозяйственного и военного назначения;

·  проведение метрологических исследований и проверок.

Роль НПО АП состоит в установлении контактов с заказчиками, нуждающимися в проведении таких работ, заключении договоров  с ними и передаче этих работ временным трудовым коллективам (ВТК) с привлечением при необходимости других организаций в качестве контрагентов.

В связи с этим, договорной отдел является функциональным ядром НПО АП. Главными его задачами являются:

1.  Осуществление работы с договорами (заключение новых договоров, их ведение и  закрытие договоров);

2.  Предоставление сводных отчетов и справок высшему руководству предприятия с целью осуществления контроля  над деятельностью договорного отдела.

Эти функции осуществляются силами 8 сотрудников договорного отдела, в состав которых входят:

·  Начальник договорного  отдела (руководитель)

·  7 сотрудников, курирующих договора (технические исполнители).

Каждый технический исполнитель ведет от 30 до 40 комплектов договоров, куда входит 1 основной договор с Заказчиком и может входить несколько договоров с контрагентами.

Разбиение названных функций на более мелкие задачи и распределение их между сотрудниками отдела будет рассмотрено ниже.

2.1.3 ОСНОВНЫЕ ПРОБЛЕМЫ ОРГАНИЗАЦИИ РАБОТ В ДОГОВОРНОМ ОТДЕЛЕ НПО АП

Методом личного наблюдения, а также в ходе бесед и консультаций с сотрудниками договорного отдела были выявлены следующие проблемы  организации работ в отделе:

·  Документы неправильно хранятся. Вследствие этого они нередко теряются, поиск нужной информации отнимает много времени, информация плохо защищена от несанкционированного доступа.

·  Небрежность в оформлении книг учета договоров. Это приводит к лишним поискам оригиналов документов, попаданию недостоверной информации в справки и отчеты для руководства.

·  Наблюдается неоднозначность информации. Информация об одном и том же, но из  различных источников может не совпадать и выяснить, какие же данные на самом деле верны, бывает достаточно сложно.

Решение этих проблем возможно при создании АИС договорного отдела. Однако для этого необходимо изучить, описать ИС отдела, выявить ее недостатки, а затем построить информационную схему базы данных, которая будет служить основанием для АИС.

2.2 ИЗУЧЕНИЕ И АНАЛИЗ ИНФОРМАЦИОННОЙ СИСТЕМЫ ДОГОВОРНОГО ОТДЕЛА НПО АП

2.2.1 ПРИМЕНЯЕМЫЕ МЕТОДЫ СБОРА ИНФОРМАЦИИ

Для построения функциональной модели любой системы надо иметь представление о функциях, выполняемых данной системой, процессах, протекающих внутри системы, документообороте, если система – предприятие или его подразделение. В частности, необходимо четко знать, какие действия и кем именно выполняются в системе,  какую информацию нужно иметь для их выполнения и каким образом осуществляется контроль над их выполнением.

Существует множество методов для получения всех этих сведений. В данном проекте были использованы следующие  методы сбора информации:

1.  Метод личного наблюдения – применялся для изучения документооборота, техники оформления большинства документов, организации их хранения.