Организация работы кадровой службы. Порядок учета кадров. Оценка деятельности рабочих кадров

Трудовые книжки хранятся строго в алфавитном порядке фамилий, для удобства хранения трудовые книжки можно заключать в папки с клапанами, коробки или ящики, на которых указывается: «Невостребованные трудовые книжки. ... штук». При изменении их количества в запись вносится исправление.

4.2.Общие требования к описи дел

Все перечисленные дела, за исключением трудовых книжек, должны быть подшиты или переплетены в твердые обложки и пронумерованы простым мягким карандашом в правом верхнем углу листа.

Листы дела, разделенного на тома, нумеруются по каждому тому отдельно.

В конце каждого дела на отдельном чистом листе делается заверительная надпись, в которой указывается цифрами и прописью количество пронумерованных листов.

Заверительная надпись подписывается составителем с указанием должности и даты составления.

На обложке дела указываются:

— название организации в тот период, за который включены в дело документы;

— вид документов в деле (приказы по личному составу. личные дела, личные карточки и т. д.);

— крайние даты (т. е. самая ранняя и самая поздняя даты документов в деле);

— количество листов в деле;

— срок хранения дела.

Оформленные таким образом дела вносятся в опись по годам. В дальнейшем эта опись может быть продолжена в течение ряда лет. С этой целью по той же форме составляется годовой раздел описи, который продолжает валовую нумерацию предыдущего периода. В конце каждого раздела описи составляется итоговая запись, учитывающая вновь внесенные дела.

В пределах одного года дела располагаются в описи по следующей схеме:

— приказы по личному составу;

— личные дела уволенных;

— личные карточки уволенных;

— списки работников;

— книги учета приема, увольнения и перемещения;

— алфавиты личных дел;

— протоколы квалификационных комиссий;

— акты о несчастных случаях, связанных с производством;

— невостребованные трудовые книжки.

В пределах года приказы располагаются по датам, а личные дела, личные карточки и лицевые счета по алфавиту фамилий. При наличии большого количества личных дел уволенных работников на них может составляться отдельная опись.

Опись подписывается руководителем отдела кадров, согласовывается с экспертной комиссией (ЭК) организации и утверждается руководителем организации.

4.3.Использование кадровой документации

По кадровой документации, имеющейся в организации (как на оперативном, так и на архивном хранении), составляются ответы на запросы физических и юридических лиц.

При исполнении социально-правовых запросов — в части подтверждения трудового стажа граждан — выдаются справки (самый распространенный вид ответа), копии или выписки.

В архивной справке приводятся названия, даты и номера документов, на основании которых составляется справка, и излагаются сведения, имеющиеся в указанных документах. Изложение дается в хронологической последовательности событий, а не документов, в которых они освещаются, допускается приводить в справке выдержки из документов, заключая их в кавычки. В справку включаются только сведения, упоминаемые в документах.

После текста справки помещаются шифры документов, на основании которых составлена справка. Право подписи справки устанавливается положением о службе ДОУ или положением об архиве организации. Справка заверяется печатью.

5. Оценка деятельности рабочих кадров

Основным методом оценки деятельности работников является аттестация.

Аттестация — определение степени соответствия уровня квалификации работника квалификации выполняемой им работы (функции) При проведении аттестации