Расчеты наличными в сфере ВЭД. Командировки за рубеж: оформление и учет

отметка о выезде работника по форме, приведенной в Приложении 1 Инструкции о служебных командировках в пределах Украины и за рубеж, утвержденная приказом Министерства финансов Украины от 13.03.1998 г. № 59 (далее – Инструкция о командировках).

После возвращения из командировки работник обязан в течение трех рабочих дней представить авансовый отчет по типовой форме о средствах, потраченных в командировке. Остаток неизрасходованной суммы должен быть возвращен в кассу предприятия в денежных единицах, в которых был выдан аванс не позднее трех рабочих дней после возвращения из командировки. Если применялись корпоративные пластиковые карточки международных платежных систем – не позднее 10, а с разрешения руководителя (при наличии уважительных причин) – 20 рабочих дней. Не позднее 5 дней со дня возвращения работника из командировки этот отчет должен быть утвержден руководителем предприятия.

За невозврат остатка средств в срок Законом Украины «Об определении размера убытков, причиненных предприятию, учреждению, организации хищением, уничтожением (порчей), недостачей или утерей драгоценных металлов, драгоценных камней и валютных ценностей» от 06.06.1995 г. № 217/95-ВР предусмотрено взыскание с работника суммы, втрое превышающей невозвращенный остаток, пересчитанной в гривни по курсу НБУ на день погашения задолженности. Полученными средствами, прежде всего, возмещают убытки предприятия, а остаток перечисляют в Государственный бюджет Украины.

Вместе с авансовым отчетом подают документы, которые доказывают связь командировки с хозяйственной деятельностью предприятия и подтверждают стоимость оплаченных расходов, с указанием формы их оплаты (наличностью, чеком, кредитной карточкой, безналичным перерасчетом). В соответствии с пп. 5.4.8 Закона «О налогообложении прибыли предприятий» только при наличии этих документов командировочные расходы могут быть отнесены к валовым расходам предприятия. Датой налогового события в этом случае является дата утверждения авансового отчета.

При командировке в страну, с которой Украина не имеет пограничного контроля или он упрощен, работник прилагает к авансовому отчету командировочное удостоверение с отметками направляющей и принимающей сторон. При командировке в страну, с которой установлен полный пограничный контроль, к отчету должны быть приложены копии страниц загранпаспорта с фамилией работника, отметками органов пограничного контроля и визой (для стран с таким режимом), заверенные отделом кадров или руководителем предприятия. В этом случае в командировочном удостоверении достаточным является наличие отметок только направляющего предприятия.

Не всегда к авансовому отчету прилагают оригиналы расчетных, платежных и других документов. Так, предприятие имеет возможность возвратить суммы НДС, оплаченные в составе услуг, полученных работником при командировке в страны Европейского союза. В таком случае оригиналы документов, подтверждающие эту сумму, направляют в налоговые органы соответствующего государства, а на время их отсутствия к авансовому отчету прилагают нотариально заверенные копии.

За время пребывания в командировке работнику выплачивают суточные и возмещают расходы, приведенные в табл. 11.2.

Таблица 11.2

Расходы, подлежащие возмещению предприятием при командировке за рубеж

Если командированному работнику необходимо передвигаться