Общая характеристика средств коллективной работы (СКР)

Общая характеристика СКР

Развитие СКР берет свое начало в 70-х годах с возникновением первых ЭВМ и электронной информации. С течением времени количество электронной информации увеличивалось большими темпами. Рос парк компьютеров, но долгое время каждый компьютер существовал отдельно от других, и обмен информации происходил при помощи сменных носителей – дисков, дискет и т.п. Неудобство такого обмена очевидно, и на смену дискетному обмену информацией пришли ЛВС (локальные вычислительные сети), которые позволили организовать циркуляцию информации между компьютерами в режиме реального времени. Самыми распространенными системами обмена информации стали системы электронной почты. Они позволяли посылать сообщения с прикреплёнными файлами от одного пользователя другому. Скорость обмена информации заметно увеличилась, но появилась другая проблема. Информация расползалась по почтовым ящикам пользователей, и найти нужную информацию в такой системе становилось все сложнее и сложнее. Множество данных дублировалось на компьютерах пользователях, а некоторая информация просто терялась. С появлением сетевых операционных систем управлять информацией стало заметно легче, так как все данные хранились в небольшом количестве мест - на файловых серверах. Но эта система позволяла лишь хранить информацию и управлять доступом к ней. Найти нужный файл на сервере становилось проблемой. Таким образом, сложились две системы обмена информацией - электронная почта и файловый сервер. Первая система не позволяла эффективно хранить информацию, зато обладала хорошими возможностями обмена, вторая - могла надёжно хранить информацию, но не позволяла эффективно её обрабатывать. Всё это привело к созданию систем (средств) коллективной работы, которые синтезировали в себе обе системы и позволяли эффективное управлять и обрабатывать потоки данных.

Средства коллективной работы (СКР) появились на рынке в начале 90-х годов, как самостоятельные продукты фирм Microsoft, Lotus и Novell. Первые версии этих программ мало, чем отличались от систем электронной почты, но с течением времени обрели специфические черты, структуру и набор типичных функций, характерных для любой из СКР.

Первое свойство, лучше будет назвать это функцией, касается обмена информацией.

На сегодняшний день, наиболее предпочтительным средством обмена информации является электронная почта. Современная электронная почта, как старейший (70-е годы) сервис компьютерных сетей, обладает рядом проверенных, отлаженных и привычных для пользователей возможностей.

Прежде всего, это относится к возможности обмена любым видом информации, будь то текст, изображение, аудио, видео или другие данные. Такое «безразличие» электронной почты к форме объясняется наличием отлаженного механизма прикрепления файлов, когда информация инкапсулируется в тело электронного письма, и передача почтового сообщения от одного компьютера к другому не может привести к её изменению.

Кроме того, электронная почта обладает адресностью, т. е. для того, чтобы отправить почту необходимо знать адрес того, которому это письмо предназначено. Но при обмене информацией в большой группе людей часто возникает необходимость разослать информацию не одному человеку, а нескольким. При этом некоторым людям информация предназначается только для ознакомления. Реализация всех этих требований в электронном письме происходит с помощью трёх полей: поля адреса, поля копии и поля слепой копии (blind copy). Поле адреса используется для указания адреса (адресов) тех, кому непосредственно предназначается письмо. В поле копии указываются адреса тех, кого необходимо информировать о содержании письма. Поле слепой копии содержит адреса людей, которым адресованы письма, но их адрес при этом будет скрыт от остальных адресатов.

Каждый пользователь системы получает большое количество писем и разобраться в содержании каждого из них порой бывает не просто, поэтому любое электронное письмо обладает полем заголовка или темой. В теме письма указывается основной его смысл, чтобы пользователь, получивший письмо мог бы сразу понять, о чем идет речь.

Одной из проблем, с которыми может столкнуться пользователь при написании письма, являются адреса, т.к. для отправки письма необходимо знать адрес корреспондента. Для решения проблемы адресов имеются адресные книги. Адресная книга – это база данных, в которой содержаться записи о каждом зарегистрированном в СКР пользователе. Кроме электронного адреса пользователя в книге могут содержаться и другие сведения о нем, например, должность, отдел, телефон и т.п. В организации с большим количеством сотрудников пользователи могут быть объединены в группы, что позволяет при отправке сообщения одному отделу ограничиться набором имени этого отдела, а не каждого сотрудника в отдельности. Сейчас в любой адресной книге поддерживается функция автоматического сопоставления имени пользователя его электронному адресу. Таким образом, если пользователь хочет написать письмо Владимиру Иванову, то необходимо просто набрать его имя и фамилию, а запоминать его электронный адрес нет необходимости.

В любом почтовом ящике корреспондента имеется несколько папок для хранения сообщений. Наиболее важными являются папки «Входящие» и «Отправленные». Папка «Входящие» содержит все письма, поступившие от других пользователей, т.е. входящий поток информации. Папка «Отправленные» содержит почту, которую пользователь отправил другим, т.е. исходящий поток информации. Эти папки служат для фиксации входящей и исходящей информации и позволяют обрабатывать  переписку по заданным алгоритмам. В большинстве почтовых ящиков присутствует папка «Черновики». Она оказывается полезной для тех, кто составляет письма не за один раз и нуждается в хранении не до конца написанных писем без их немедленной отправки.