Система управления базами данных MicrosoftAccess. Изменение структуры таблицы. Работа с записями. Установка связей между таблицами. Применение отчетов, страница 12

Выводотдельныхполей

Сейчас мы создадим запрос на выборку данных о сотруд­никах. Предположим, что нам нужны только данные о рабочих телефонах сотрудников. В этом случае нет необ­ходимости выводить все сведения, содержащиеся в табли­це. «Выбрать» интересующую информацию и поможет запрос на выборку.

1. В окне базы данных щелкните на кнопке Запросы, а затем — на кнопке Создать. Выберите в окне диалога вариант Простой запрос и щелкните на кнопке ОК. На экране появится окно диалога, показанное на верхнем рисунке на следующей странице.

2. Из списка Таблицы и запросы выберите таблицу Сотруд­ники. В списке ниже появятся доступные поля.

3. Чтобы выбрать поле для запроса, дважды щелкните на его имени. Оно будет перенесено в список выбранных полей справа. Выберите поля Табельный номер, Имя, Отчество, Фамилия и Рабочий телефон. Щелкните на кноп­ке Далее.

4. Сохраните запрос, дав ему имя Рабочие телефоны сотруд­ников, и щелкните на кнопке Готово. При открытии за­проса в режиме таблицы вы увидите выбранные поля таблицы Сотрудники.

5. Чтобы автоматически увеличить ширину столбца, дваж­ды щелкните на его правой границе. Если вы хотите напечатать запрос в виде таблицы, просто щелкните на кнопке Печать на панели инструментов. С помощью ко­манды Файл > Предварительный просмотр можно увидеть, как запрос будет выглядеть на бумаге.

6. Закройте окно запроса.

На панели Запросы окна базы данных появился значок Ра­бочие телефоны сотрудников. Теперь, чтобы получить инфор­мацию о телефонах сотрудников, достаточно просто щелк­нуть на кнопке Запросы в окне базы данных, выделить соответствующий значок и щелкнуть на кнопке Открыть. Если в таблицу Сотрудники внести какие-либо изменения, то они автоматически отобразятся в запросе Рабочие теле­фоны сотрудников.

Вывод отдельных записей

Как поступить, если вам нужно выбрать только отдельные записи для заданных полей? Предположим, что нужно узнать, какие заказы на книги поступали в издательство. Выполните следующие действия, чтобы были показаны только записи с названием заказа Книги из таблицы Заказы.

1. В окне базы данных щелкните на кнопке Запросы. Дваж­ды щелкните на значке Создание запроса в режиме конст­руктора. На экране появится окно конструктора запро­са и окно диалога Добавление таблицы. Дважды щелкните на таблице Заказы и щелкните на кнопке Закрыть.

В верхней части окна показан список полей таблицы. (Знак * обозначает все поля таблицы.) Внизу располо­жен бланк запроса, в котором перечислены свойства полей запроса.

2. Дважды щелкните на поле Название. Данное поле по­явится в бланке запроса. Снимите флажок в строке свойства Вывод на экран.

3. В строке свойства Условие отбора для поля Название вве­дите текст: Книги. Нажмите клавишу Enter.

4. Щелкните во втором столбце в строке свойства Поле. Дважды щелкните на значке * в списке полей табли­цы Заказы. Теперь окно конструктора запросов имеет вид, показанный ниже.

Итак, мы создали запрос на выборку определенных записей таблицы в соответствии с заданным условием отбора в конкретном поле.

5. Щелкните на кнопке Запуск на панели инструмен­тов , и Access выведет показанный ниже резуль­тат запроса.

6. Сохраните запрос под именем Заказы на книги.

Символы подстановки

Символы подстановки используются в качестве заменителей других символов при указании образца для поиска в тех слу­чаях, когда известна только часть строки. Так, например, чтобы найти все данные, содержащие слово «фильм» или «кинофильм» (во всех падежах), наберите строку «фильм??. Знак * соответствует любому числу любых символов, а знак ? означает один произвольный символ.

Редактирование данных

Предположим, что в списке заказов допущена ошибка, например, срок выполнения заказа 22222 не 1 февраля 2000 г., а 1 марта 2000 г. Чтобы автоматически исправить ошибку в таблице Заказы, мы исправим ее в сформирован­ном запросе.

1. Удалите ошибочные данные с помощью клавиши Delete, исправьте ошибку и нажмите клавишу Enter, чтобы со­хранить запись.