Деякі важливі цілі та завдання організації досить важко виразити у числових значеннях. Наприклад, неможливо оцінити певний рівень" моралі або психологічний клімат колективу сумою доларів. Таку інформацію можна одержати за допомогою різного роду досліджень, опитувань. Можна використовувати побічні числові показники. Так, незначна кількість звільнень є, як правило, наслідком задоволеності роботою. Таким чином, кількість звільнень може використовуватися як показник результативності при розробці стандартів у сфері іоволеності роботою.
Співставленая досягнутих результатів зі стандартами
На цьому етапі менеджер повинен визначити, наскільки досягнуті результати відповідають його очікуванням. Діяльність менеджера на цій стадії контролю включає в себе такі моменти: 1- визначення масштабу відхилень; 2- вимірювання результатів; 3- передавання інформації; 4-оцінка інформації.
Масштаб припустимих відхилень і принцип виключення. Наприклад: великий супермаркет «Мейсіс» у Нью-Йорку здійснює продаж на сотні мільйон доларів. Припустимо, що конкретна мета (стандарт) цього магазину - досягти наступному році рівня продажу у 365 млн. дол. (7 млн. дол. на тиждень). Як обсяг продажу одного тижня складе 6,8 млн. дол., то у керівництва фірми буде підстав для хвилювання: недоодержані 200 тис. дол., які можуть зроб1 банкрутом звичайного роздрібного торговця, для супермаркету - лише незначні відхилення від стандартного рівня, яке може входити у крайні допуски. А вже наступного тижня магазин може значно збільшити обсяг продажу.
Якби система контролю супермаркету «Мейсіс» реагувала на кожну значну зміну тижневого обсягу продажу і примушувала приймати відповідні (реклама, нові торгові агенти тощо), то керівництво повинно було б відклас інші оправи і зосередитися тільки на контролі. Тому визначення масштабу припустимих відхилень кардинально важливе питання. Занадто великий масі - і проблеми набувають грізних розмірів. Занадто малий масштаб - і організація реагуватиме на невеликі відхилення, що дуже збитково.
Одним із засобів можливого збільшення економічної ефективності контролю є використання принципу виключення: система контролю лавинна реагувати тільки при наявності помітних відхилень від стандартів. Якщо відхилення не суттєві (в допустимих межах стандарту), то їх навіть не слід вимірювати (виключити з розгляду проблем).
Вимірювання результатів - це процес, який дозволяє визначити рівень дотримування стандартів. Це найважчий і найдорожчий етап контролю. Спочатку обирають одиницю виміру, яку можна перетворити на одиницю стандарту. Наприклад: якщо стандартом є прибуток, то вимірювання слід вести у доларах а процентах, в залежності від форми вираження стандарту.
Крім одиниці виміру, важливим є інший фактор - узгодження частоти точності вимірювань з діяльністю, яку належить контролювати. Наприклад: фармацевтична фірма повинна здійснювати виключно жорсткий і точний контроль за якістю своєї сировини та продукції. Навіть мікроскопічна кількість д мішок може зашкодити здоров'ю покупців. Але якщо вимірювати якість сил вини занадто часто, то коштуватиме це дуже дорого. Тому більш розумно економічно вигідно перевіряти лише частину товару (зразки ліків з кожної партії). Іншими словами, вимірювання слід проводити настільки часто, на скільки воно забезпечуватиме високу імовірність безпеки покупців. Наприклад: у більшості фірм-виробників великі інвентаризації проводяться приблизно один, раз шість місяців. З досвіду керівники фірм знають, що втрати від крадіжок за це період будуть в межах допустимих відхилень. Банки, навпаки, віддають перевагу підрахуванню виручки кожного дня, оскільки гроші - надзвичайно привабливий предмет для крадіжок.
Передавання та розповсюдження інформації відіграє ключову роль у забезпеченні ефективності контролю. Щоб система контролю діяла ефективно слід обов'язково довести до відома відповідальних працівників організації як стандарти, так і передбачувані результати. Також бажано, щоб менеджер буї повністю впевнений, що співробітники добре розуміють стандарти. Це означає що повинен бути забезпечений ефективний зв'язок між тими, хто встановлює , стандарти і тими, хто буде їх виконувати.
Оцінка інформації про результати є заключною стадією етапу вимірювання результатів. Менеджер повинен вирішити: чи потрібну інформацію одержано, чи важлива вона ? Важлива інформація - це така інформація, яка адекватно описує досліджуване явище і суттєво необхідна для прийняття правильного рішення. У багатьох випадках критерієм може бути масштаб допустимих відхилень, визначений раніше. Менеджер повинен враховувати ризик та інші фактори, які визначають вибір рішення. Мета оцінки інформації про результати полягає в тому, щоб прийняти рішення: чи необхідно діяти? а якщо так, то як діяти?
Уважаемый посетитель!
Чтобы распечатать файл, скачайте его (в формате Word).
Ссылка на скачивание - внизу страницы.