Процедуры контроля. Управление рисками и спорными вопросами, страница 7

 Если данные о фактической стоимости или предложение о вне­сении изменений в договор подготовлены, оценки и воздействие изменений утверждаются исполнителем при помощи локальной процедуры подготовки обзора. В случае, когда исследование за­нимает много времени, может быть сделан запрос на внесение изменений в рабочий план проекта для того, чтобы выполнить исследование полностью. После завершения одного из описанных выше действий менеджер проекта заносит в запрос на изменение информацию о рекомендуемом решении и меняет статус запроса на «принят к решению».

Утверждение решения по запросу на изменение. Рекомендуемое решение представляется заказчику менеджером проекта. Заказчик ставится в известность о решении, даже если нет изменений в стоимости и не требуется формального утверждения запроса за­казчиком. Если заказчик соглашается с решением, то он подпи­сывает запрос, и статус запроса меняется на «утвержден». Если заказчик не соглашается с предлагаемым решением, менеджер проекта обсуждает и документирует совместно с заказчиком воз­никшие возражения. Предлагаемые изменения вновь согласуются или признаются несущественными. Окончательное решение ре­гистрируется в запрос на изменение. Если решение не может быть согласовано до указанной даты, то согласуется дата отсрочки, и запрос получает статус «задержан». Если никаких действий не пред­принимается, то запрос получает статус «нет действий».

Передача запроса на изменение для утверждения. Если решение требует утверждения/координации со стороны других представи­телей заказчика, то проблема передается на следующий уровень утверждения, как это описано ниже. Такая передача (эскалация) должна быть отражена в истории обзора и запросе на изменение (табл. 9.6). Если соответствующий руководитель утверждает за­прос, то он возвращается к менеджеру проекта для реализации.

Таблица 6  - Уровни эскалации запросов на изменение

Инициация и мониторинг реализации изменений. Как только запрос на изменение утверждается, начинается реализация ре­шения. В рабочий план проекта включаются соответствующие задачи и результаты. И заказчик, и исполнитель должны подпи­сать запрос, как только завершаются все изменения. Состояние журнала запросов на изменение рассматривается на совещаниях по проекту для контроля изменений, выполнение которых еще не завершено. Затем администратор проекта сохраняет запрос в виде файла в библиотеке проекта и указывает дату завершения в журнале.

9.4 Мониторинг и отчетность состояния проекта

Процедура.

Состояние проекта отслеживается и документируется через процедуру «мониторинг и отчетность состояния проекта». Цель этой процедуры — установить, как собирается, оценивается и до­кументируется информация о состоянии проекта. Данная проце­дура применима ко всем проектам, в которых исполнитель несет ответственность перед заказчиком за управление проектом и получение необходимых результатов и услуг. Организация процеду­ры обеспечивается менеджером проекта.

Обзоры состояния работы команды проекта проводятся ежене­дельно с целью ее оценки и планирования работ на следующую неделю (недели). В обзор включается также обсуждение каких-либо спорных вопросов и проблем. Рабочие планы корректиру­ются еженедельно в процессе подготовки к обзору на основе от­четов о работе персонала. Совещания проводятся под председа­тельством менеджера проекта со стороны исполнителя. Обзоры состояния проекта проводятся ежемесячно. Менеджер проекта со стороны исполнителя предоставляет обеим сторонам отчет, в ко­тором излагаются состояние проекта, проблемы, риски, спорные вопросы и какие-либо предлагаемые изменения. Комитет по управлению проектом собирается ежемесячно для обзора состояния работы и других вопросов, связанных с проектом. Менеджер про­екта (со стороны исполнителя) представляет на этих совещаниях необходимую информацию о проекте.