Процедуры завершения проекта

Лекция 10: Процедуры завершения проекта

10.1 Подписание акта приемки

Для выполнения процедуры необходимо решить следующие задачи:

I) оценить выполнение обязательств;

2) подготовить отчет об окончании проекта;

3) подписать акт приемки выполненных работ.

Оценка выполнения обязательств. При выполнении данного шага задачи производится сбор информации по качеству управ­ления проектом и маркетингу с точки зрения выполнения обяза­тельств перед заказчиком. На этом шаге необходимо подготовить вопросы, отражающие цели проекта, достигнуть соглашения с заказчиком относительно списка респондентов, разослать анкеты или вопросники респондентам, провести анализ ответов, подго­товить предварительный отчет о выполнении обязательств, орга­низовать внутреннее обсуждение результатов проекта, провести их обсуждение с заказчиком. В принципе данный шаг задачи мо­жет быть выполнен в любое время, но обычно он выполняется при завершении проекта. Для проведения более объективного анали­за можно привлечь внешнюю организацию.

Подготовка отчета об окончании проекта. Отчет об окончании проекта подготавливается при завершении работ. Отчет содержит следующие разделы: характеристики (затраты времени и стоимо­сти по модулям и др.), сильные стороны проекта (области приме­нения проекта, демонстрирующие его полезность и опыт для по­следующих разработок), слабые стороны проекта (области проек­та, где не было достигнуто намеченное, и причины такой ситуации), другая информация (проблемы, связанные с персоналом, инстру­ментальными средствами, технологические проблемы и т.д.), мар­кетинг (например, можно ли ссылаться на проект в качестве при­мера для подобных разработок или это уникальный проект).

Подписание акта приемки. На этом шаге достигается договорен­ность с заказчиком о завершении проекта. Заказчика представляют менеджер проекта со стороны заказчика, спонсор проекта и наблюдательный совет. Необходимо подготовить совещание, пос­вященное приемке результатов, провести встречи с заказчиком для согласования акта приемки. Важный момент - провести со­гласование критериев, по которым пройдет приемка результатом, необходимо в начале проекта. Процедура принятия результатов I ходе проекта должна быть организована таким образом, чтобы окончательная приемка результатов превратилась в чисто фор­мальную процедуру.

10.2 Оценка работы персонала

Для выполнения процедуры необходимо решить следующие задачи: 1) извещение менеджмента проекта, заказчика и персона­ла; 2) подготовка окончательных оценок работы персонала; 3) воз­вращение материальных ресурсов.

Извещение менеджмента проекта, заказчика и персонала. На дан­ном шаге необходимо поставить в известность менеджеров испол­нителя о планах высвобождения из проекта его персонала, инфор­мировать субподрядчиков об их освобождении от обязанностей по проекту и проверить исполнение договорных обязательств, из­вестить заказчика о планах высвобождения его персонала и убе­диться, что заказчик считает эти планы обоснованными, обсудить планы с персоналом, который высвобождается из проекта.

Подготовка окончательных оценок работы персонала. Для пер­сонала исполнителя используются методики, принятые у испол­нителя. Для другого персонала (не исполнителя) используются (если таковые существуют) процедуры заказчика или субподряд­чика. На этом шаге необходимо проанализировать оценку работы персонала исполнителя, который высвобождается из проекта, про­вести обсуждение данной оценки с менеджером исполнителя.

Возвращение материальных ресурсов. Любое оборудование и материалы, предоставленные исполнителю в рамках проекта, должны быть возвращены заказчику. Необходимо провести ин­вентаризацию материальных ресурсов (например, компьютеров), предпринять действия по защите информации, относящейся к проекту (смена паролей, прекращение доступа к информации и т.д.).

10.3 Оценка материальных ресурсов

Для выполнения процедуры необходимо решить следующие задачи:

1) идентификация высвобождающегося оборудования;

2) координация работы с поставщиками;

3) сдача ресурсов.

Идентификация высвобождающегося оборудования. На данном шаге необходимо сравнить требования к рабочей среде с состояни­ем инфраструктуры проекта, провести анализ плана по персоналу для определения численности персонала, необходимой для под­держки работоспособности оборудования, составить список всех высвобождающихся ресурсов согласно регистрационным данным.